Maandstaten ter opvolging van dienstverlening en interne werking
Het lokaal bestuur Lendelede volgt zijn dienstverlening (en de interne werking) op aan de hand van maandstaten. Dit zijn boordtabellen waarin kerncijfers worden opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn: aantal dossiers, aantal vergunningen, aantal bestelbonnen, aantal reispassen, aantal gepresteerde uren thuiszorgdienst of klusjesdienst, aantal geleverde maaltijden, aantal dossiers, enz.
Het sjabloon voor de maandstaten wordt op een publiek onderdeel van de gemeenschappelijke schijf bewaard. Na elke maand dient iedere verantwoordelijke het onderdeel van de maandstaat waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, in te vullen. Deze maandstaten worden maandelijks zowel op het politieke niveau als op het administratieve niveau van beide besturen opgevolgd. De dagelijkse werking en dienstverlening wordt indien nodig bijgestuurd op basis van de maandstaten.
Jaarlijks wordt, op basis van vergelijking van de cijfers van het voorbije jaar met historische cijfers, een overzicht van de belangrijkste vastgestelde tendensen opgemaakt. De inhoud van de maandstaten wordt kritisch geëvalueerd door de gebruikers ervan: parameters worden toegevoegd of verwijderd. Ook het format wordt aangepast indien nodig.
Mogelijkheid tot optimalisatie: invoering (steekproefsgewijze) controles op de correctheid van de gegevens.
Mogelijkheid tot optimalisatie: ook voor de doelstellingen gerichte indicatoren opstellen en opvolgen.
Stappenplan voor implementatie
- Bepaal welke informatiebehoeften er binnen de organisatie zijn met betrekking tot het opvolgen van de dienstverlening en de interne werking;
- Leg vast welke kerncijfers/indicatoren hieraan gekoppeld kunnen worden;
- Werk een toepassing uit waarin de periodieke (maandelijkse) registraties kunnen gebeuren;
- Bespreek de resultaten regelmatig op managementniveau en/of het politieke niveau. Koppel acties aan de conclusies die getrokken worden.
Tips voor opzet in een organisatie
- Duid een verantwoordelijke aan voor de periodieke inventarisatie van de gegevens. Stel per (groep van) kerncijfers/indicatoren een verantwoordelijke aan die instaat voor de verzameling van de cijfers;
- Tracht een aantal controles in te bouwen om de correctheid van de cijfers te garanderen;
- Evalueer op regelmatige basis de relevantie van de kerncijfers/indicatoren en ga na of er nieuwe zouden moeten worden toegevoegd.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie heeft geen zicht op kerngegevens over de dienstverlening;
- Diensten worden apart gemonitord, waardoor de opvolging van het geheel van de organisatie verloren raakt;
- De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt;
- De politieke organen beschikken over onvoldoende informatie (met betrekking tot de dienstverlening en de interne werking) om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen;
- De rapporten (kerncijfers/indicatoren) zijn niet accuraat genoeg.
Contactpersoon
Algemeen directeur Lendelede
Christophe Vandecasteele
051 33 63 02
christophe.vandecasteele@lendelede.be