chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Manueel budgetplan voor opvolging van uitgaande betalingen en terugkoppeling aan cliënt

    Lokaal bestuur
    OCMW-bestuur van Kluisbergen
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Budgetbeheer

    In het budgetbeheer verlopen alle overschrijvingen via het elektronisch betalingsplatform. OCMW’s kunnen ter voorbereiding van deze overschrijvingen een specifieke softwaretoepassing voor budgetbeheer implementeren die het onder andere ook mogelijk maakt om automatisch budgetplannen of betalingsoverzichten te genereren. De implementatie van een dergelijke softwaretoepassing is niet voor alle OCMW’s haalbaar. De sociale dienst van OCMW Kluisbergen beschikt niet over een specifieke softwaretoepassing voor budgetbeheer maar ontwikkelde een rekenblad (zie bijlage 1) ter ondersteuning van de maatschappelijk werkers bij het beheer van hun budgetbeheerdossiers. De maatschappelijk werkers gebruiken het voor:

    • de opmaak van het budgetplan (overzicht van inkomsten en uitgaven)
    • de opvolging van uitgaande betalingen
    • periodieke terugkoppeling aan de cliënt rond uitgaande betalingen

    Het rekenblad is een handig instrument voor (kleinere) besturen die niet over een specifieke softwaretoepassing voor budgetbeheer beschikken.

    Bij de opstart van het budgetbeheer gebruikt de verantwoordelijke maatschappelijk werker het rekenblad om een overzicht van de maandelijks terugkerende inkomsten en uitgaven (afbetalingsplannen, nutsvoorzieningen…) op te maken. Het rekenblad wordt op die manier een budgetplan met een duidelijk overzicht van de budgettaire mogelijkheden van de cliënt.

    Maatschappelijk werkers nemen tijdens het budgetbeheerproces iedere betaling op in het rekenblad. Zo wordt het budgetplan steeds actueel gehouden. Vervolgens voeren de maatschappelijk werkers een controle uit tussen het saldo van het rekenblad en het saldo op de rekening in de betaaltoepassing van de bank. Bij verschillen zoeken zij naar de oorzaak ervan. Bij onverklaarbare verschillen vragen zij aan een collega maatschappelijk werker om het overzicht mee na te kijken. Voor de uniformiteit en de transparantie van het budgetbeheerproces is het aangewezen dat de maatschappelijk werkers dit instrument in elk cliëntendossier consequent gebruiken. Deze werkwijze is echter geen onafhankelijke controle op de financiële verrichtingen, maar helpt de individuele maatschappelijk werker om de correctheid van zijn/haar betalingen te kunnen opvolgen. 

    De communicatie naar de cliënten m.b.t. betalingen/bewegingen op hun budgetrekeningen gebeurt meestal ook op basis van dit budgetplan. De maatschappelijk werker bespreekt het document regelmatig naar aanleiding van een bezoek van de cliënt aan het OCMW of bezorgt het bestand via mail aan de cliënt. Het vergroot de transparantie rond uitgaande betalingen voor de cliënt en kan deze mee opvolgen. Het rekenblad is ook een makkelijke tool voor informatieoverdracht wanneer een collega een bepaald dossier moet overnemen omwille van bijvoorbeeld (langdurige) ziekte. 

    Het is aangewezen om deze werkwijze op te nemen in de procesbeschrijving of het stappenplan van budgetbeheer en dit toe te lichten aan de maatschappelijk werkers om zo tot een meer transparante en uniforme begeleiding van de cliënten te komen.

    Stappenplan voor implementatie
    • Maak een ontwerp van rekenblad op in samenwerking met de maatschappelijk werkers.
    • Voorzie een testfase, zodat het instrument nog kan bijgestuurd worden.
    • Neem het werkinstrument op in de procesbeschrijving of stappenplan voor budgetbeheer.
    • Voorzie toelichting aan de maatschappelijk werkers om een uniforme toepassing te bewerkstelligen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Bij het introduceren van een uniform werkdocument in het budgetbeheerproces, is het van belang dat alle maatschappelijk werkers op de hoogte zijn van dit document en dit ook allemaal daadwerkelijk gebruiken.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • OCMW en cliënt maken geen afspraken over de tussentijdse opvolging van hun financiële situatie waardoor de cliënten onvoldoende geïnformeerd worden over de transacties op de budgetbeheerrekeningen.
    • Doordat enkel de maatschappelijk werker zicht heeft op de betalingen, kan de cliënt onvoldoende toezicht houden op de rechtmatigheid van de uitgaven op zijn/haar budgetrekeningen.
    • Door het ontbreken van een duidelijk budgetoverzicht kan het OCMW onvoldoende de continuïteit van het budgetbeheerproces verzekeren.
    • Door het ontbreken van een uniform instrument voor het opstellen van een budgetplan, ontstaat het risico dat maatschappelijk werkers naar eigen goeddunken te werk gaan en cliënt niet op dezelfde manier behandeld worden.

    Contactpersonen

    Virginie Hillewaert
    Maatschappelijk Werker
    virginie.hillewaert@kluisbergen.be
    055/23.16.35