Monitoring van de beleidsuitvoering
Het OCMW van Boortmeerbeek maakt gebruik van verschillende rapporteringsinstrumenten en overlegstructuren om de uitvoering van het meerjarenplan op te volgen en waar nodig bij te sturen.
Elke dienst in het OCMW staat in voor het maandelijks updaten van één of meerdere boordtabellen, die toelaten zowel de financiële aspecten als de aspecten met betrekking tot de interne werking en dienstverlening op te volgen. Deze boordtabellen bevatten per kalenderjaar een tabblad, zodat het mogelijk is om de resultaten te vergelijken met voorgaande jaren. Het OCMW is gestart met relatief eenvoudige boordtabellen, die met een minimum aan inspanning toch relevante informatie kunnen aanleveren (bijvoorbeeld over ziekteverzuimcijfers, over bezettingscijfers van de kinderopvang of over de vergelijking van leefloonuitgaven en –subsidies). In de toekomst zal het OCMW naar manieren zoeken om via boordtabellen ook complexere materies zoals de uitvoering van de beleidsdoelstellingen op te volgen. In eerste instantie volgt de OCMW-secretaris de maandelijkse update van boordtabellen op.
Driemaandelijks vergaderen de diensthoofden inhoudelijk over de voortgang van de realisatie van de beleidsdoelstellingen, tot op het niveau van de acties. De schriftelijke neerslag hiervan wordt opgenomen in de kwartaalrapportering, die door de financieel beheerder en de secretaris namens het managementteam wordt voorgelegd aan het vast bureau.
Naast de boordtabellen en de inhoudelijke rapportering, wordt ook financieel gerapporteerd op basis van vastgelegde parameters.
Stappenplan voor implementatie
- Eenvoudige rapporteringsinstrumenten zoals boordtabellen uitbouwen voor een deel van de werking;
- De gebruikte rapporteringsinstrumenten verder verfijnen en uitbreiden naar andere, complexere delen van de werking;
- Indien nodig bijkomende overlegstructuren inrichten en nieuwe rapporteringsinstrumenten stapsgewijs uitbouwen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Een duidelijk meerjarenplan met helder geformuleerde doelstellingen opstellen;
- Systematisch opvolgen van belangrijke aspecten met betrekking tot de interne werking en dienstverlening zoals budgetten, prestaties, facturatie en vorderingen;
- Geregeld tijd voor reflectie en overleg inplannen;
- Zorgen voor een draagvlak binnen de organisatie, zodat medewerkers gemotiveerd zijn om nauwgezet financiële en andere belangrijke gegevens te verzamelen.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Monitoring op inhoudelijk en financieel vlak gebeuren afzonderlijk waardoor de organisatie, de werking en de doelstellingen niet als geheel kunnen opgevolgd worden;
- Medewerkers weten niet of onvoldoende welke gegevens ze moeten verzamelen;
- Bijsturen van de organisatie gebeurt niet op regelmatige basis;
- De diensthoofden, het politieke niveau, het MAT en/of de teamcoördinatoren die niet in het MAT zitten, zijn niet betrokken bij de beleidsmonitoring en zijn daardoor niet of onvoldoende op de hoogte van de voortgang van de realisatie van de beleidsdoelstellingen;
- Vergelijken van resultaten over verschillende jaren is moeilijk of onmogelijk (bijvoorbeeld de evolutie van de personeelskost of de energiekost).
Contactpersoon
Algemeen Directeur OCMW
Nico Weyns
015 50 01 67
nico.weyns@ocmwboortmeerbeek.be