chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Monitors gebruiken voor de planning en afstemming van liquiditeiten

    Lokaal bestuur
    Genk
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Geldmiddelen

    De financiële dienst van de organisatie gebruikt voor de planning en afstemming van liquiditeiten een aantal monitors (dit is een rekenblad met financiële gegevens) waaronder:

    • De wekelijkse interne thesauriemonitor. De monitor beantwoordt enerzijds de vraag of er voldoende middelen beschikbaar zijn om de betalingen uit te kunnen voeren, anderzijds wordt de vraag beantwoord of er niet te veel middelen beschikbaar blijven zodat extra kosten op de rekeningen moet betaald worden;
    • De weekmonitor waarbij enerzijds de vergelijking tussen budget en rekeningen en anderzijds een vergelijking van de kosten en opbrengsten met het voorgaand jaar in dezelfde periode wordt gemonitord;
    • De budgettaire overschrijdingsmonitor waarbij noodzakelijke overschrijdingen om de betalingen te kunnen laten uitvoeren worden opgelijst;
    • De afstemmingstabel investeringssubsidies stad en AGB wordt bekeken of alle investeringsuitgaven van het AGB ook als toelage worden opgevraagd bij de Stad, zodat het AGB niet in liquiditeitsproblemen komt. Er wordt ook telkens verwezen naar het MJP-nummer van het betreffende dossier, dit vergemakkelijkt de opvolging van deze kredieten;
    • De maandmonitor waarbij per maand per dienst en per beleidsdoelstelling het vastgelegd krediet, het transactiekrediet en de kost (uitgave en ontvangst);
    • De kwartaalmonitor vermeldt per kwartaal per MJP-nummer het vastgesteld, beschikbaar krediet uitgave/ontvangst.

    De organisatie bespreekt de monitors op het wekelijks clusteroverleg (overleg met financieel directeur, schepen van financiën, stafmedewerker, diensthoofden en procescoördinatoren van de financiële dienst). Vanuit deze monitors en bespreking ervan heeft de organisatie zicht op de financiële toestand en kan van daaruit acties zetten om liquiditeitstekorten te voorkomen of extra kosten te voorkomen (bv. negatieve rente) of aanpassingen aan het MJP voor te bereiden.

    De monitors worden zowel intern als naar het politieke niveau gecommuniceerd/gerapporteerd:

    • Op het intranet vinden de medewerkers de maand- en kwartaalmonitors terug.
    • Op het managementteam of een raad of een raadscommissie wordt bij deze financiële monitoring stil gestaan, toelichting gegeven.
    Stappenplan voor implementatie
    • Bepaal welke gegevens de organisatie wenst te monitoren en te rapporteren (met welke frequentie en welk doel);
    • Leg vast wanneer, aan wie en hoe, welke monitors gerapporteerd worden;
    • Zorg voor actuele gegevens en gegevens over de jaren heen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Zorg ervoor dat een aantal medewerkers op de hoogte zijn van de werkwijze en toegang hebben tot de gegevens om de monitors op te maken (back-up, kennisdeling en vermijden van kennismonopolie);
    • Gebruik de monitors actief en rapporteer deze periodiek.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het risico op onvoldoende zicht op liquiditeiten waardoor ze inadequaat opgevolgd worden of waardoor de organisatie er zich niet van bewust is dat de positie niet strookt met wat men wil;
    • Het risico dat de onderbouwing van de wettelijke rapporteringsschema’s niet gegarandeerd kan worden;
    • Het risico dat de organisatie niet tijdig of o.b.v. onvolledige informatie kan beslissingen of bijsturen waardoor de beslissing onvoldoende gedragen is of worden onnodig kosten gemaakt;
    • Het risico op liquiditeitstekortenof extra kosten door het onvoldoende zicht hebben op de liquiditeiten;
    • Het risico op onvoldoende beheersing van de processen die voor betrouwbare cijfers moeten zorgen.

    Contactpersonen

    Rudi Van Gurp - financieel directeur
    rudi.vangurp@genk.be