chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Opmaak van een mappenstructuur voor de organisatie

    Lokaal bestuur
    Stadsbestuur van Herentals
    Complexiteit
    hoog
    Trefwoorden
    Digitalisering, Informatiebeheer, Informatiebeveiliging, Premies, subsidies en toelagen

    Audit Vlaanderen stelt vast dat lokale besturen vaak worstelen met de aanpak van het beheer van hun digitale en fysieke informatie. Binnen een organisatie ontwikkelen de verschillende diensten vaak een eigen classificatie- of archiveringssysteem. Vaak is er ook onvoldoende onderlinge afstemming over de verschillende aspecten van het informatiebeheer. Gelet op de toenemende digitalisering van de informatiestromen dienen zich hier bovendien nieuwe uitdagingen aan.

    Stad Herentals ontwikkelde een mappenstructuur op de gemeenschappelijke schijf. Deze anticipeert ook op mogelijke veranderingen in de organisatiestructuur (bv. nieuwe dienst).

    Deze mappenstructuur is vertaald in een rekenblad (zie ordeningsplan in bijlage). In dit rekenblad worden de verschillende dienst- en werkmappen methodologisch geïnventariseerd, beschreven en functioneel geordend. De archivaris beheert deze mappenstructuur op een lokale schijf, waardoor de structuur afgeschermd is voor wijzigingen door onbevoegden.

    De stad koppelde ook zijn rechtenbeheer aan deze mappenstructuur. Per niveau in het ordeningsplan zijn rechten toegewezen (bv. enkel leesrechten) aan gebruikersgroepen. De gebruikersgroepen zijn samengesteld uit medewerkers met eenzelfde functieniveau (zie bijlage rekenblad met de toegangsrechten). De systeembeheerder beheert deze toegangsrechten centraal.

    Op dit systeem werkt de stad verder om een digitaal archiveringssysteem uit te werken, waarbij de organisatie in de toekomst, equivalent aan het fysieke archief, een volwaardig digitaal archief op poten stelt. Dit plan kan eveneens een aanzet zijn voor de verdere uitwerking van het informatiebeheersplan.

    Stappenplan voor implementatie
    • Inventariseer de bestaande mappen, hun bestaansreden en de noden van de gebruikers.
    • Breng de bestaande toegangsrechten in kaart.
    • Werk een nieuwe mappenstructuur uit.
    • Koppel toegangsrechten aan de nieuwe mappen.
    • Wijs informatiebeheerders per dienst toe voor de eenvoudige opvolging van de rechten en structuur.
    • Indien nodig, voorzie opleiding voor de informatiebeheerders.
    • Laat de werkwijze tijdens een proefperiode testen door één dienst. 
    • Evalueer de werkwijze (mappenstructuur, rollen en verantwoordelijkheden, afspraken, etc.) en stuur bij waar nodig. 
    • Indien nodig, stapsgewijze uitrol van het nieuwe informatiebeheer.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Houd rekening met lange termijn bij het uitwerken van de mappenstructuur.
    • Wijs de toegangsrechten toe op basis van de functie, maak hierbij gebruik van functiegroepen.
    • Houd periodiek toezicht op de toepassing van het informatiebeheer, opdat het niet snel achterhaald is (bv. door reorganisatie).
    • Ontwikkel een procedure voor het up-to-date houden van het rechtenbeheer (bv. bij uitdiensttreding van personeelsleden).
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?

    Door een incorrect, niet transparant of inefficiënt dossierbeheer:

    • gaan gegevens verloren waardoor de dossiers onvolledig zijn;
    • is er veel tijdverlies waardoor dossiers niet tijdig verwerkt en behandeld worden;
    • is onnodig dubbel werk mogelijk;
    • worden de voorziene middelen niet efficiënt besteed;
    • worden de doelstellingen niet bereikt/wordt het beleid niet uitgevoerd;
    • Is er geen controle mogelijk van dossiers.

    Contactpersonen

    Bart Van Calster
    Informatiebeheerder
    bart.vancalster@herentals.be
    014 28 50 50