Opvolging subsidies
De betrokken diensten maken jaarlijks een raming van de te verwachten subsidie-inkomsten, eventueel met externe ondersteuning (bijvoorbeeld simulatiesubsidie woonzorgcentrum). Een medewerker van de financiële dienst vergelijkt deze ramingen systematisch met de ontvangen voorschotten en met de definitieve afrekening vanwege de subsidiërende overheden. Ingeval van afwijkingen wordt op basis van een overleg met de betrokken dienst naar een verklaring gezocht en bepaald of er al dan niet contact wordt opgenomen met de subsidiërende overheid (bijvoorbeeld de mutualiteit voor dagverzorging of Kind en Gezin voor kinderopvang).
Om controle en opvolging toe te laten, wordt de regelgeving nauwgezet in acht genomen. Het lokaal bestuur controleert de subsidies tussentijds op basis van een subsidiekalender (wanneer komen welke voorschotten en afrekeningen) en gaat minimaal trimestrieel na of er nog openstaande rechten zijn.
Stappenplan voor implementatie
- De bestaande subsidies in kaart brengen;
- Aanmaken en actueel houden van een gedetailleerde subsidiekalender op basis waarvan een recht opgemaakt kan worden in de boekhouding voor de periode waarop een subsidie van toepassing is;
- De rechten in de boekhouding aanmaken voor de kwartaalrapportering;
- De subsidiekalender per trimester controleren op basis van de boekhouding;
- De berekeningen per subsidie controleren door het voorschot en de afrekening te vergelijken met de raming die intern worden opgemaakt.
Tips voor opzet in een organisatie
- Aan de hand van de subsidiekalender het transactiemoment bepalen en de rechten aanmaken in de boekhouding;
- De subsidies regelmatig controleren op wijzigingen;
- Per dienst een verantwoordelijke aanstellen voor de opvolging van de subsidies;
- Regelmatig met de verantwoordelijke voor de opvolging van een subsidie en de boekhouder van de financiële dienst overleg plegen;
- Steeds een verantwoordingstuk opvragen per subsidie zodat de afrekening van de subsidie kan gecheckt worden;
- De optimalisatie van de instroom van inkomsten als doelstelling nemen voor de opvolging van subsidies.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie mist inkomsten waarop ze recht heeft;
- De organisatie kan door een gebrek aan kennis, informatie of analyse haar rechten onvoldoende en/of niet tijdig afdwingen.
Contactpersoon
Adj. Financieel directeur
Vera Hermans
02 272 49 50
vera.hermans@grimbergen.be