chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Opvolging subsidies

    Lokaal bestuur
    OCMW-bestuur van Grimbergen
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Beleids- en beheerscyclus, Opvolgen, Premies, subsidies en toelagen

    De betrokken diensten maken jaarlijks een raming van de te verwachten subsidie-inkomsten, eventueel met externe ondersteuning (bijvoorbeeld simulatiesubsidie woonzorgcentrum). Een medewerker van de financiële dienst vergelijkt deze ramingen systematisch met de ontvangen voorschotten en met de definitieve afrekening vanwege de subsidiërende overheden. Ingeval van afwijkingen wordt op basis van een overleg met de betrokken dienst naar een verklaring gezocht en bepaald of er al dan niet contact wordt opgenomen met de subsidiërende overheid (bijvoorbeeld de mutualiteit voor dagverzorging of Kind en Gezin voor kinderopvang).

    Om controle en opvolging toe te laten, wordt de regelgeving nauwgezet in acht genomen. Het OCMW controleert de subsidies tussentijds op basis van een subsidiekalender (wanneer komen welke voorschotten en afrekeningen) en gaat minimaal trimestrieel (rapportering BBC) na of er nog openstaande rechten zijn.

    Stappenplan voor implementatie
    • De bestaande subsidies in kaart brengen;
    • Aanmaken en actueel houden van een gedetailleerde subsidiekalender op basis waarvan een recht opgemaakt kan worden in de boekhouding voor de periode waarop een subsidie van toepassing is;
    • De rechten in de boekhouding aanmaken voor de kwartaalrapportering;
    • De subsidiekalender per trimester controleren op basis van de boekhouding;
    • De berekeningen per subsidie controleren door het voorschot en de afrekening te vergelijken met de raming die intern worden opgemaakt.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Aan de hand van de subsidiekalender het transactiemoment bepalen en de rechten aanmaken in de boekhouding;
    • De subsidies regelmatig controleren op wijzigingen;
    • Per dienst een verantwoordelijke aanstellen voor de opvolging van de subsidies;
    • Regelmatig met de verantwoordelijke voor de opvolging van een subsidie en de boekhouder van de financiële dienst overleg plegen;
    • Steeds een verantwoordingstuk opvragen per subsidie zodat de afrekening van de subsidie kan gecheckt worden;
    • De optimalisatie van de instroom van inkomsten als doelstelling nemen voor de opvolging van subsidies.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie mist inkomsten waarop ze recht heeft;
    • De organisatie kan door een gebrek aan kennis, informatie of analyse haar rechten onvoldoende en/of niet tijdig afdwingen.

    Contactpersonen

    Adj. Financieel directeur
    Vera Hermans
    Tel: 02 272 49 50
    E-mail: vera.hermans@grimbergen.be