chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Opvolging van de bekendmaking van reglementen

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Bonheiden
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Premies, subsidies en toelagen

    De lokale besturen zijn decretaal verplicht om een aantal documenten op hun website te publiceren (bv. reglementen) of bekend te maken. Audit Vlaanderen stelt vast dat er in veel van de onderzochte besturen geen duidelijkheid is over wie hiervoor verantwoordelijk is. Tevens ontbreekt een systematische opvolging of een dergelijke publicatie ook daadwerkelijk is gebeurd. Het gevolg is dat bij de geauditeerde organisaties één of meerdere subsidiereglementen niet zijn gepubliceerd op de gemeentelijke website.

    De gemeente Bonheiden hanteert een chronologische afpuntlijst voor de voorbereiding, notulering en opvolging van vergaderingen van de verschillende beleidsorganen. Het secretariaat vult de lijst aan met inbegrip van een onderdeel "Publicatie en bekendmakingen". Indien de betrokken secretariaatsmedewerker afwezig is tijdens het administratieve afhandelingsproces wordt deze lijst afgedrukt, opgehangen en verder afgevinkt. Zo is het voor iedereen duidelijk:

    • welke agenda’s, besluitenlijsten en notulen gepubliceerd moeten worden op de website;
    • welke stukken hiervan verplicht gemeld moet worden via het loket lokaal bestuur;
    • welke reglementen en verordeningen bekendgemaakt moeten worden. Deze worden dan;
      • apart op de website gepubliceerd onder de rubriek bekendmakingen,
      • bij het overzicht van de reglementen op de website gepubliceerd,
      • ingeschreven in het register der bekendmakingen (en getekend door algemeen directeur en burgemeester/voorzitter vast bureau).

    Bij de beraadslaging van de politieke organen maakt de algemeen directeur bovendien bij de ontwerpnotulen eventueel bijkomende aanwijzingen inzake de bekendmaking van een document. De bekendmakingsinitiatieven worden door het secretariaat apart genotuleerd in een bekendmakingsregister met een weergave van de datum van publicatie. De algemeen directeur en burgemeester ondertekenen elke publicatiebevestiging in dit register. Tot slot, bevraagt de algemeen directeur, naar aanleiding van de bespreking van de ontwerpnotulen van de politieke organen met het secretariaat, telkens of de gepaste bekendmaking reeds is gebeurd. Tevens controleert de algemeen directeur tussentijds de volledigheid van het bekendmakingsregister.

    Op de gemeentelijke website worden ook alle bekendmakingen weergegeven in een chronologische en gearchiveerde lijst. Dit "digitaal register" vereenvoudigt een steekproefsgewijze controle op de bekendmakingsplicht.

     

    Stappenplan voor implementatie
    • Het interne proces omtrent besluitvorming in kaart brengen. Dit omvat de stappen die de besluiten doorlopen in het (digitaal) notuleringssysteem.
    • Bepalen van de taken van het secretariaat en de andere medewerkers.
    • Een checklist maken op basis van dit proces en de wettelijke en decretale besluiten omtrent bekendmakingen en publicatie onder de vorm van een afvinklijst.
    • Het uitschrijven van al de taken en verantwoordelijken (wie doet wat wanneer).
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Het proces omtrent notulering moet duidelijk zijn, zorg dat er duidelijke afspraken zijn omtrent wie wat doet.
    • Schrijf de checklist uit onder de vorm van concrete taken.
    • Checklist steeds actualiseren bij een update van de wetgeving.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De toegang tot informatie betreffende de subsidiemogelijkheden is ongelijk voor de potentieel begunstigden.

    Contactpersonen

    Anke Dehuisser
    Sectorhoofd Intern beleid en Organisatie
    anke.dehuisser@bonheiden.be
    015502805