Overzicht stand van zaken budgetten
Lokaal bestuur Kortessem rapporteert twee keer per jaar aan het bestuurscollege (= managementteam en college van burgemeester en schepenen) over de stand van zaken m.b.t. de realisatie het meerjarenplan. Dit gebeurt aan de hand van een opvolgingstool in Excel. De tool wordt gebruikt om de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties inhoudelijk uit te diepen.
Naast de tool gebruikt men tijdens dit overleg een presentatie die het geheel van het meerjarenplan op een globaal niveau synthetisch weergeeft. De combinatie van beide instrumenten maakt een goed onderbouwde bespreking van de realisatiegraad van het meerjarenplan mogelijk.
De presentatie geeft per doelstelling een duidelijk visueel overzicht:
- Hoe groot het aandeel van de kredieten van de projecten ten opzichte van de dagelijkse werking is.
- Wat de actuele status van de realisatie van de acties/projecten van de doelstelling is.
- Wat de status van de realisatie tijdens het vorige opvolgingsmoment was.
Door deze presentatie hebben de leden van het bestuurscollege op een globaal niveau een correct beeld van:
- De financiële impact van de genomen beslissingen op de implementatie van het meerjarenplan.
- De evolutie van de implementatie van het meerjarenplan. Het is duidelijk zichtbaar of de realisatie van het meerjarenplan al dan niet op schema zit en er eventueel moet worden bijgestuurd.
Stappenplan voor implementatie
- Maak voor de opvolging van het meerjarenplan een presentatie die het overzicht op een globaal niveau houdt. Doe dit met het managementteam en het college van burgemeester en schepenen samen.
- Zorg ervoor dat de presentatie zodanig is opgebouwd dat ze:
- een duidelijk beeld van de financiële impact van de beslissingen over de implementatie van het meerjarenplan geeft
- de evolutie van de implementatie van het meerjarenplan weergeeft.
- Evalueer periodiek met het college of de wijze waarop de informatie weergegeven wordt voor hen voldoende is en stuur zo nodig bij.
Tips voor opzet in een organisatie
- Ga na wat de informatiebehoeften van managementteam, CBS (en raden) zijn. Probeer de aspecten waar er regelmatig vragen over worden gesteld zoveel mogelijk op te vangen in de rapportering.
- Bepaal duidelijk de schaalverdeling van de status/realisatiegraad die wordt toegekend aan acties/projecten (bv. nog niet opgestart, in uitvoering, afgewerkt, on hold, gaat niet door)
- Bewaak dat de leden van het managementteam op één lijn zitten en hetzelfde verhaal communiceren.
- Werk aan een goede communicatie!
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De leden van het MAT en het CBS hebben onvoldoende zicht op de voortgang van de acties in het meerjarenplan, waardoor de realisatie in het gedrang komt.
- De leden van het MAT en het CBS hebben geen duidelijk beeld van de impact van de acties van het meerjarenplan op de organisatie.
Contactpersoon
Financieel directeur
Veerle Roelands