chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Procedure voor aankopen via provisiekas

    Lokaal bestuur
    Genk
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Geldmiddelen

    Wanneer binnen lokaal bestuur Genk, aankopen moeten worden gedaan die niet via een bestelbon kunnen verlopen, kan de medewerker hiervoor ofwel; 

    • Een provisiekas (kortstondige of structurele) aanvragen 
      • Een kortstondige provisiekas voor tijdelijk gebruik / voor een project of activiteit / om een aantal aankopen te doen waarbij het bedrag van de aan te vragen cashprovisie duidelijk vermeld wordt. Deze provisiekas heeft een vastgestelde einddatum. 
      • Een structurele provisiekas voor regulier gebruik binnen dagelijkse werking. 
    • Een betaalkaart (Belfius Easy card) gebruiken. 

    Zowel voor het aanvragen, het afrekenen en stopzetten van een provisiekas of een betaalkaart werkte de organisatie een werkwijze en een sjabloondocument uit. De organisatie houdt een overzicht bij van toegekende provisiekassen en betaalkaarten. 

    Aanvraag  

    De aanvrager van een provisiekas vult het document ‘aanvraag kortstondige / structurele provisiekas in en stuurt een e-mail met de aanvraag naar de dienst Patrimonium en Toezicht (kaderen!) die de aanvraag voorleggen aan het bevoegde orgaan. Het bevoegd orgaan kent de provisiekas al dan niet toe.  

    • Het aanvraagdocument vermeldt, voor een kortstondige provisiekas, de einddatum van de provisiekas en ruimte voor de goedkeuring van het bevoegd beslissingsorgaan. 
    • Het aanvraagdocument vermeldt, voor een structurele provisiekasde goedkeuring van de aanvraag door de secretaris, financieel beheerder en het bevoegd beslissingsorgaan. 

    Nadat de provisiekas werd toegekend, kan de medewerker de provisiekas afhalen waarbij hij ondertekend dat hij het cash geld ontvangen heeft en kennis heeft genomen van de algemene voorwaarden verbonden aan de kasgeldprovisie.  

    Afrekening

    De afrekening van de dagontvangsten gebeurt aan de hand van een document (afrekening geringe dagontvangsten) waarbij de medewerker een overzicht dient te geven van de uitgaande contante verrichtingen. Voor elke verrichting dient een betalingsbewijs genummerd, ingescand en bijgevoegd te worden. De medewerker, kan de geringe dagontvangsten, na afspraak, afrekenen met een medewerker van de cluster financiën. Het betrokken managementteam-lid, afdelings- of diensthoofd dient voor akkoord te tekenen. Indien de provisiekas aangevuld wordt, tekent de medewerker voor ontvangst. Wanneer de provisiekas stopgezet dient te worden, wordt, wordt een bijkomend document ‘sjabloon provisiekas afrekening’ ingevuld 

    Op de sjabloondocumenten staan een aantal afspraken vermeld bv. Uitgaven compenseren met ontvangsten is niet toegelaten.  

    Stappenplan voor implementatie
    • Bespreek met de betrokken diensten wat de noden met betrekking tot provisiekassa’s zijn; 
    • Leg de modaliteiten vast in reglementen (bv. Frequentie afrekenen, maximaal bedrag in kassa, …); 
    • Bespreek met het MAT en leg het reglement ter goedkeuring voor; 
    • Bespreek met het politieke niveau; 
    • Implementeer en communiceer het nieuwe reglement; 
    • Plan gerichte controles in. 
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het risico op het inefficiënt en te risicovol beheer van geldmiddelen;  
    • Risico op onterechte of ongeautoriseerde handelingen; 
    • Risico m.b.t. fraudebestendigheid; 
    • Beslissingen met een financiële impact worden genomen door onbevoegden; 
    • De boekhouding geeft de feitelijke situatie niet correct weer; 
    • Kasgelden gaan verloren door diefstal of fraude; 
    • De organisatie moet middelen aanzuiveren die onrechtmatig zijn uitgegeven. 

    Contactpersonen

    Rudi Van Gurp - financieel directeur
    rudi.vangurp@genk.be