Proces- en evaluatiebeheer
Het lokaal bestuur van Scherpenheuvel-Zichem legde het verloop van processen zoals het kasbeheer, de opmaak van belastingkohieren en het debiteurenbeheer duidelijk vast. De evaluatie en bijsturing van deze processen gebeurt op regelmatige basis. Acties omtrent het evalueren van processen volgen uit een regelmatige zelfevaluatie en maken deel uit van het meerjarenplan. Dit zorgt ervoor dat de organisatie een goed zicht heeft op het verloop van haar processen en dat ze knelpunten tijdig kan detecteren en aanpakken.
Er gebeurde met de diensten een grondige evaluatie van de processen rond belastingen en retributies. Daarbij herbekeken ze de tarieven en maakten ze een kosten-batenanalyse van de belasting of retributie. Het politieke niveau kreeg nadien een onderbouwde rapportering van deze oefening op basis waarvan ze beslissingen konden nemen.
Stappenplan voor implementatie
- Een zelfevaluatie maken waarbij diverse medewerkers betrokken zijn;
- Actiepunten bepalen waaraan verantwoordelijkheden en een timing gekoppeld zijn;
- Prioriteiten bepalen;
- Regelmatig rapporteren over de realisatie van de actiepunten;
- Zowel over de stand van zaken, als inhoudelijk (bijvoorbeeld over de kostenbaten-afweging van belastingen) rapporteren aan de beleidsmakers, zodat zij hun keuzes kunnen baseren op een grondige evaluatie.
Tips voor opzet in een organisatie
- Prioriteiten stellen, want niet alle verbeterpunten zijn even dringend of prioritair;
- Medewerkers betrekken bij de evaluatie van de processen om hun engagement te verhogen en om ervoor te zorgen dat het evalueren van (hun bijdrage aan) het proces een evidentie wordt, zodat moeilijkheden of problemen tijdig gedetecteerd en aangepakt kunnen worden.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Knelpunten in processen (bijvoorbeeld moeilijkheden bij het ontvangen van inkomsten) worden niet tijdig gedetecteerd;
- Kosten met betrekking tot het innen van belastingen of retributies zijn niet in verhouding met de opbrengsten en/of het bereikte effect.
Contactpersoon
Financieel directeur gemeente
Hilde Venstermans
013 35 24 20
hilde.venstermans@scherpenheuvel-zichem.be
Stafmedewerker gemeente
Eva Poelemans
013 35 24 05
eva.poelemans@scherpenheuvel-zichem.be