Procesbeheer systeem-i
Het lokaal bestuur van Waregem heeft een door het politiek niveau goedgekeurd financieel reglement dat de financiële voorwaarden voor de opname in het woonzorgcentrum bepaalt. In dit reglement is ook het beleid rond en de algemene aanpak van het systeem i-proces opgenomen. Een dergelijk reglement stelt de organisatie in staat om op een efficiënte, integere en eenduidige manier het systeem i-proces toe te passen.
Een op basis van het financieel reglement opgemaakte werkinstructie omschrijft de operationele aanpak van het systeem i-proces. Deze werkinstructie bevat:
- De voorwaarden en praktische toepassing van de financiële regeling bij opname;
- De omschrijving van de doelgroep voor wie een systeem i-rekening bedoeld is;
- De verantwoordelijkheden van de bewoner, de familie of de naasten;
- De rollen en verantwoordelijkheden binnen het lokaal bestuur om:
- voldoende functiescheiding in het systeem i-proces te hebben;
- de continuïteit van het systeem i-proces te garanderen;
De interne opvolging, controle en bijsturing van het systeem i-proces gebeurt via een getrapt systeem van procedures/reglementen, werkinstructies en formulieren. Deze worden periodiek geëvalueerd en wanneer nodig aangepast op basis van bijvoorbeeld wijzigingen in de wetgeving.
Stappenplan voor implementatie
- Laat het politieke niveau het beleid rond en de algemene aanpak van het systeem i-proces goedkeuren.
- Werk in lijn hiermee de operationele aanpak van het proces uit met aandacht voor functiescheiding en continuïteit.
- Maak werk van sjablonen die de praktische toepassing ondersteunen.
- Garandeer een continue opvolging, controle en bijsturing van de gehanteerde instrumenten door hiervoor verantwoordelijken aan te duiden en periodiek evaluatiemomenten in te plannen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Werk de instrumenten uit in samenwerking met de betrokken medewerkers.
- Laat het beleid en de algemene aanpak goedkeuren door het politieke niveau.
- Communiceer het nieuwe beleid met alle betrokken medewerkers.
- Bepaal op welke manier het proces opgevolgd, geëvalueerd en bijgestuurd zal worden.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie heeft geen goedgekeurd beleid m.b.t. de dienstverlening i.k.v. systeem i waardoor cliënten mogelijk ongelijk behandeld worden of waardoor middelen inefficiënt worden ingezet.
- Het systeem i-proces is niet gedocumenteerd waardoor de maatschappelijk werkers verschillende werkwijzen hanteren en niet elke cliënt gelijk behandeld wordt.
- Binnen het proces is onvoldoende aandacht voor functiescheiding, waardoor medewerkers een monopoliepositie kunnen verkrijgen.
- Er zijn onvoldoende maatregelen om de continuïteit van het systeem i-proces te verzekeren (bv. ontbreken van back-up regeling).
- Door onvoldoende evaluatie en bijsturing wordt het systeem i-proces niet geoptimaliseerd.
- Door een gebrek aan adequate instrumenten om het proces te monitoren, is het onmogelijk om gericht bij te sturen.
- Door een gebrek aan interne controle op het systeem i-proces worden mogelijke onregelmatigheden niet gedetecteerd.
Contactpersoon
Adjunct-algemeen directeur Waregem
Bruno De Backer
056 62 98 40
Bruno.DeBacker@welzijn.waregem.be