chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Projectfiche voor de opmaak van de omgevingsanalyse en het doelstellingenkader

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Ledegem
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus, Organisatie

    Voor de start van een nieuwe legislatuur dient elk lokaal bestuur een nieuw doelstellingenkader op te maken met doelstellingen, actieplannen en acties die ze wil realiseren. Om de juiste doelstellingen te formuleren is het belangrijk dat het bestuur deze oefening tijdig start en voldoende zicht heeft op de interne en externe factoren die een invloed hebben op de organisatie. De omgevingsanalyse dient tijdig opgemaakt te worden, zodat ze als inspiratie kan dienen voor het doelstellingenkader.  

    De gemeente en OCMW Ledegem heeft een traject uitgewerkt voor de opmaak van haar omgevingsanalyse en meerjarenplan. Om dit traject op te volgen heeft ze twee projectfiches uitgewerkt, één voor de omgevingsanalyse en de ander voor het meerjarenplan. In de projectfiches zijn telkens duidelijk het doel, de betrokken actoren, de kosten en baten, de timing en de verschillende afspraken opgenomen. De projectfiches zijn beide goedgekeurd door het managementteam en het college. Het managementteam bespreekt periodiek de projectfiches en stuurt bij indien nodig. 

    Stappenplan voor implementatie
    • Stel als projectverantwoordelijke de projectfiche op, in overleg met de andere leden van het projectteam.
    • Toets belangrijke keuzes af met het managementteam en/of het college van burgemeester en schepenen, bv. waar ligt de focus (niet) op, wat is de omvang van de omgevingsanalyse, hoe ver reikt het inspraak- en communicatietraject bij de opmaak van het meerjarenplan, wat besteden we uit aan een externe partner, …
    • Laat de projectfiche achtereenvolgens goedkeuren door:
      • de leden van het projectteam;
      • de projectcoach, dit is een lid van het managementteam die het project ondersteunt en waarbij de projectverantwoordelijke terecht kan voor overleg of feedback;
      • het managementteam;
      • het college van burgemeester en schepenen.
    • Voer het project uit en stuur bij waar nodig.
    • Vul tijdens de duur van het project de projectfiche verder aan. Zo weet je welke impact het verschuiven van een deadline heeft voor de timing van het project en kan je eventuele mijlpalen bijsturen.
    • Bespreek de evolutie van het project periodiek in het managementteam aan de hand van de projectfiche.
    • Evalueer na afloop het project en de projectfiche met het projectteam en het managementteam.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Begin tijdig met de oefening.
    • Zorg voor een projectverantwoordelijke die overtuigd is van de meerwaarde van het project en die over een voldoende helikopterzicht beschikt.
    • Stel een realistische timing op en bouw voor belangrijke mijlpalen voldoende marge in.
    • Denk na over de verschillende aspecten van het project, bv. wat valt eronder en wat niet, wie moet betrokken worden, welke kosten en opbrengsten voorzien we, wat met communicatie en inspraak, is er een privacyrisico en welke timing stellen we voorop.
    • Maak het niet te moeilijk. Splits waar nodig het project op in verschillende deelprojecten en duid voor ieder deelproject een (deel)projectverantwoordelijke aan.
    • Doorloop het goedkeuringsproces. Dit garandeert een breed draagvlak, zowel politiek als administratief en vermijdt onnodige vragen en vertraging tijdens de uitvoering van het project.
    • Bewaar de projectfiche op een gedeelde locatie, zodat iedereen steeds over de meest actuele versie beschikt.
    • Hergebruik een goed bijgehouden en geëvalueerde projectfiche bij een herhaling van het project of voor gelijkaardige projecten.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?

    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk? 

    • De omgevingsanalyse is niet bruikbaar omdat nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen er geen plaats in hebben gekregen.  
    • Verwachtingen van burgers, bedrijven en andere organisaties zijn onvoldoende gekend en worden daardoor niet meegenomen in de strategische planning.  
    • De omgevingsanalyse en/of doelstellingenkader wordt niet tijdig opgemaakt.  
    • Het opstellen van het meerjarenplan verloopt ongestructureerd is onvoldoende gecoördineerd door het managementteam.  
    • De doelstellingen zijn eerder ongecoördineerde acties en initiatieven, die niet kaderen binnen een groter geheel.  

    Contactpersonen

    Marijn De Vos – algemeen directeur 

    056/894.854 

    Marijn.DeVos@ledegem.be