Projectmatige aanpak van de integratie van gemeente- en OCMW-bestuur
Het lokaal bestuur van Drogenbos, sinds 2009 onder leiding van één algemeen directeur, besliste om in de legislatuur 2013-2018 een verregaande integratie van de werking te realiseren. Hiertoe werd het veranderingstraject DO-IT (afkorting van Drogenbos Organisatie en Integratie Traject) opgezet. Het draagvlak voor dit uitgerekende traject is groot, zowel op administratief als op politiek vlak.
In eerste instantie werd, na een voortraject, een visienota opgemaakt en goedgekeurd. Dit document vermeldt naast de visie ook enkele concrete gemeenschappelijke doelstellingen (inclusief de beoogde timing). Zo planden de gemeente- en het voormalige OCMW-een gemeenschappelijke financieel directeur aan te werven, de ondersteunende diensten te integreren en hun sociale taken samen te voegen in een afdeling Leven en Welzijn. Een gemeenschappelijk en toekomstig organogram werd reeds goedgekeurd.
Om de slaagkans te vergroten, pakt het lokaal bestuur integratie niet ad hoc, maar projectmatig aan. Een stuurgroep volgt de voortgang van het traject op. In deze stuurgroep zijn het managementteam, dat sinds eind 2014 gemeenschappelijk is voor het voormalige OCMW en de gemeente , en het politieke niveau vertegenwoordigd. Voor het traject en ook voor de verschillende deelprojecten zijn projectleiders aangeduid. De projecten worden uitgevoerd volgens een implementatieplan. Dit plan bevat voor alle onderdelen van de integratie de te zetten stappen met bijhorende timing, verantwoordelijken en gewenste resultaten. Elk onderdeel houdt rekening met de relevante bouwstenen (mensen, cultuur, leiderschap, middelen, systemen en klanten). Het lokaal bestuur schenkt ook de nodige aandacht aan communicatie. Regelmatig houdt het de medewerkers op de hoogte van de veranderingen via nieuwsbrieven en/of toelichtingen.
Deze goede praktijk toont aan dat het lokale bestuur ook los de regelgeving kan zoeken naar effectiviteits- en efficiëntiewinsten. Voor faciliteitengemeenten in de Vlaamse rand, zoals Drogenbos, is er immers geen verplichte fusie tussen gemeente- en OCMW-voorzien.
Stappenplan voor implementatie
- Een visie uittekenen op de gewenste samenwerking en concrete gemeenschappelijke doelstellingen vastleggen;
- Een projectmatige aanpak hanteren bij de uitrol:
- Een stuurgroep samenstellen en (deel)projecten definiëren;
- Een stappenplan voor de (deel)projecten opmaken met de vermelding van bijhorende timing en verantwoordelijken;
- Een opvolginstrument voorzien en actieve opvolging doorheen het traject inbedden;
- Aandacht schenken aan communicatie doorheen het volledige traject
Tips voor opzet in een organisatie
- Gedragenheid voor het traject bekomen binnen zowel administratie als het politieke niveau bij beide besturen;
- Voorafgaandelijk een visie uittekenen;
- De gemeente- en het voormalige OCMW-als gelijkwaardig behandelen;
- Te werk gaan volgens een stappenplan.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Het opzetten van de samenwerking tussen gemeente- en voormalige OCMW-gebeurt ongestructureerd;
- De uitbouw van de samenwerking tussen gemeente- en voormalige OCMW- wordt aangepakt, maar valt stil door onvoldoende opvolging;
- Er is een versnipperde werking binnen gemeente- en voormalig OCMW-bestuur.
Contactpersoon
Algemene directeur gemeente en OCMW
Sonja Dedoncker
02 333 85 17
sonja.dedoncker@drogenbos.be
Bestuurssecretaris gemeente
Lobke Dubois
02 333 85 21
lobke.dubois@drogenbos.be
Bestuurssecretaris OCMW
Lut Jakemeyn
02 334 72 38
lut.jakemeyn@ocmw-drogenbos.be