Rapportering organisatiebeheersing
Het lokaal bestuur Sint-Niklaas rapporteert op een degelijke manier over organisatiebeheersing aan de raden. Het rapport geeft o.a. een overzicht van de stand van zaken van de acties die zijn uitgevoerd in het kader van organisatiebeheersing binnen een vastgelegd tijdsverloop. Daarnaast wordt de planning voor de komende periode weergegeven.
Het rapport biedt:
- een overzicht van de aanbevelingen die uit (een) audit(s) voortgekomen zijn;
- een overzicht van de reeds gezette stappen en een beperkte vooruitblik op de stappen die nog verder gezet gaan worden. Het aantal actieplannen en de status ervan wordt weergegeven (bv: aantal actieplannen waarvan X aantal ‘uitgevoerd’);
- de toepassing van de aanbevelingen uit de globale rapporten op de eigen werking;
- de uitgevoerde stappen in de zelfevaluatie;
- andere aspecten gekaderd in het ruimere organisatiebeheersingssysteem.
Een tabel ‘planning en opvolging acties en maatregelen organisatiebeheersing’ wordt als bijlage bij het rapport gevoegd. Deze tabel geeft de beheersmaatregel om het risico aan te pakken, geeft de verantwoordelijke, de timing en de status en beschrijft kort de stand van zaken van de gezette acties.
De algemeen directeur rapporteert voor 30 juni aan de raden. Deze rapportering wordt, aan de hand van een PowerPointpresentatie, voorgesteld op een raadscommissie voorafgaand aan de agendering op de raden.
Audit Vlaanderen geeft enkele verbeterpunten aan:
- Het opnemen van meer basisgegevens (bv. % van verbeteracties dat op schema zit).
- Verduidelijk de vooruitblik met een plan van aanpak met vastgelegde tijdstippen (mijlpalen).
Stappenplan voor implementatie
- Maak afspraken over hoe (vorm) en wanneer gerapporteerd wordt (bv. aan de hand van een presentatie).
- Gebruik een plannings- en opvolgingsinstrument om de verbeteracties uit te werken en op te volgen. Dit instrument kan een onderdeel zijn van de rapportering organisatiebeheersing.
- Volg de stand van zaken qua uitvoering van de acties periodiek op en bespreek dit met het managementteam.
- Communiceer over hoe de verbeteracties van het actieplan zullen geïmplementeerd worden en geef een stand van zaken over het actieplan (een terugblik op de reeds gezette stappen en een vooruitblik op nog te zetten stappen).
- Rapporteer tijdig aan de bevoegde raden.
Tips voor opzet in een organisatie
- Bevraag de mandatarissen naar de helderheid, volledigheid en vorm van de rapportering.
- Zorg ervoor dat het rapport minimaal stilstaat bij:
- Situering en aanpak van organisatiebeheersing.
- Een terugblik op het afgelopen jaar en een stand van zaken.
- De lopende/toekomstige projecten voor de volgende periode.
- Neem de planning voor het volgende jaar mee bij de aanpassing van het meerjarenplan en de vastlegging van de kredieten (link MJP).
- Maak successen zichtbaar en communiceer erover zo blijft de aandacht voor organisatiebeheersing levendig.
- Gebruik berichtgeving in de media of incidenten om bepaalde onderdelen uit te diepen en de aandacht van de mandatarissen te trekken op het belang van het afdekken van risico’s.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Het draagvlak voor organisatiebeheersing is klein.
- De algemeen directeur is niet transparant over de wijze waarop de organisatie omgaat met de risico’s die het behalen van de doelstellingen kunnen bedreigen.
- Het politieke niveau heeft geen zich op het kader, de risico’s die de werking bedreigen en de stappen die gezet zijn om deze risico’s aan te pakken.
- Het politieke niveau heeft geen zicht op de stappen die nog gezet gaan worden om bepaalde maatregelen uit te werken om de risico’s aan te pakken.
- Een gebrek aan transparantie leidt tot wantrouwen tussen het management en de politieke organen.
Contactpersoon
Beleidsadviseur
Veerle Verhoestraete
03/778.30.64 of 0476/46.87.97
Veerle.verhoestraete@sint-niklaas.be