Regelmatige opvolging financiën
Het gemeenschappelijk managementteam van het gemeente- en OCMW-bestuur van Meerhout volgt maandelijks de financiële toestand op. Hiervoor wordt een eenvoudig rapport gebruikt dat de verwachte uitgaven/ontvangsten vergelijkt met de reële uitgaven/ontvangsten. Op die manier kan het managementteam nauwgezet de financiële toestand opvolgen en tijdig bijsturen waar nodig. Zo gebruiken ze het rapport om in te schatten wanneer vervangingen van personeel mogelijk zijn.
Het rapport toont de uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein en legt zo ook de link met het meerjarenplan. Tot slot wordt het rapport regelmatig bezorgd aan het college en het vast bureau.
Stappenplan voor implementatie
- Van start gaan met een simpel overzicht van de verhoudingen tussen wat gebudgetteerd is en wat reeds is uitgegeven op belangrijke posten zoals personeelsuitgaven en werkingskosten.
- Het overzicht maandelijks bespreken op het managementteam en veel ruimte creëren voor vragen zoals wat de cijfers precies betekenen en hoe er kan worden bijgestuurd op de cijfers, om zo iedereen vertrouwd te maken met financiële informatie;
- Starten met 1/12e van de jaarlijkse budgetten als maandelijks gebudgetteerde uitgaven en gaandeweg cijfers nauwkeuriger maken;
- Wanneer de cijfers nauwkeuriger worden, de prognoses bijstellen (zoals de maandelijkse prognose baseren op precieze prognoses die maand per maand verschillen en de cijfers indelen in zinvolle clusters). Vervolgens eventueel prognoses toevoegen (zoals een voorspelling van het eindresultaat en een maandelijkse prognose van de BBC-jaarrekening op basis van de maandelijkse uitgave- en ontvangstpatronen).
Tips voor opzet in een organisatie
- Het belang om cijfers te rapporteren groeit voort uit de overtuiging dat er ook op cijfers kan worden gestuurd;
- Eenvoudige grafieken en kleurcodes helpen niet-specialisten om snel te besluiten welke cijfers beter of slechter zijn dan de verwachtingen;
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie kent haar financiële toestand niet en kan bijgevolg niet anticiperen op eventuele tekorten;
- De kans op het mislopen van inkomsten is reëel, omdat de organisatie haar ontvangsten onvoldoende opvolgt.
Contactpersoon
Algemeen directeur
Flor Boven
Flor.boven@meerhout.be
014 24 99 23
Financieel directeur
Steven Lambrecht
Steven.lambrecht@meerhout.be
014 24 99 33