chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Registratie en opvolging van inkomende facturen in boekhoudsoftware

    Lokaal bestuur
    Laarne
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Opvolgen

    De financiële dienst van de gemeente Laarne registreert facturen bij ontvangst in een boekhoudprogramma. De facturen krijgen hier een vervaldatum toegekend en gaan vervolgens ter goedkeuring naar de betreffende diensten. Na goedkeuring van de factuur komt deze weer bij de financiële dienst terecht en wordt de factuur geboekt. Van zodra de factuur geboekt is, kan ze – rekening houdend met de vervaldag – gemandateerd en betaalbaar gesteld worden. 

    Deze manier van werken stelt de financiële dienst in staat om ten allen tijde op de hoogte te zijn van welke facturen zijn binnengekomen en de tijdige goedkeuring en vervaldatum van de facturen op te volgen. 

    Voor grote werken met vorderingsstaten wordt een aparte werkwijze gehanteerd en gebruikt de gemeente Laarne een specifiek programma ter ondersteuning voor het aanvatten en beheren van overheidsopdrachten. Daar is de ontvangstdatum (cf. datumstempel op factuur) immers van belang en deze kan niet in het boekhoudprogramma geregistreerd worden. Vanuit de ondersteunende software wordt automatisch een e-mail verzonden naar de financiële dienst wanneer de betreffende facturen dienen betaald te worden.

    Stappenplan voor implementatie
    • Alle binnenkomende facturen en vorderingsstaten met een datumstempel (ontvangstdatum) laten markeren door de onthaalmedewerker die de inkomende post behandelt en deze overmaken aan de financiële dienst;
    • Op de financiële dienst de facturen bij ontvangst registreren en er een vervaldatum aan toekennen;
    • Alle medewerkers ervan bewust maken dat ontvangen facturen eerst op de financiële dienst moeten geregistreerd worden;
    • De facturen na registratie voorleggen aan de betreffende diensten;
    • De diensthoofden van de verschillende diensten sensibiliseren om minstens eenmaal per week de voorgelegde facturen voor goedkeuring te verifiëren;
    • Na goedkeuring de facturen opnieuw overmaken aan de financiële dienst;
    • De facturen boeken, mandateren en betaalbaar stellen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Op regelmatige basis (bijvoorbeeld tweewekelijks) een lijst laten trekken van de niet-geboekte facturen door een financiële medewerker, deze lijst sorteren op vervaldag en laten uitzoeken wat er met de vervallen facturen gaande is om desgevallend actie te ondernemen;
    • Aangezien leveranciers de factuurdatum regelmatig antidateren, voor facturen met vorderingsstaten (grote werken) een programma ter ondersteuning voor het aanvatten en beheren van overheidsopdrachten gebruiken.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie is er niet van op de hoogte welke facturen reeds zijn ontvangen;
    • De vervaldatum van facturen wordt niet adequaat opgevolgd waardoor facturen laattijdig worden betaald;
    • De organisatie moet verwijlintresten betalen omdat de betaalprocedure van facturen te lang aansleept.

    Contactpersonen

    Financieel beheerder gemeente
    Carine Raes
    Tel: 09 365 46 31
    E-mail: financieel.beheerder@laarne.be