chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Registreren en opvolgen van behoeften van werken met bundeling van gelijkaardige werken

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Meulebeke
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Openbare werken, Opvolgen

    Het gemeentebestuur van Meulebeke zorgt voor een centrale registratie van meldingen van uit te voeren of uit te besteden werken met bundeling van gelijkaardige werken. De werkopdrachten kunnen komen uit de beslissingen van het college, aangebracht worden door schepenen, gemeld worden door burgers of door eigen personeel van de buitendiensten.

    Na de identificatie van een behoefte wordt deze door een verantwoordelijke geregistreerd in de ondersteunende software voor het aanvatten en beheren van overheidsopdrachten onder het submenu ‘werkopdrachten’. Deze verantwoordelijke vermeldt in dit overzicht de datum van aanvraag, de aanvrager van het werk en de beheerder ervan.

    Bij elke werkopdracht vult de verantwoordelijke in het overzicht ook de aard van het werk in (wegen, activiteiten, groen, gebouwen …), gekoppeld aan een kleurcode. Zo is het duidelijk welke dienst verantwoordelijk is voor een werkopdracht en is het gemakkelijker (overzichtelijker) om te bepalen welke werken gebundeld (samen uitgevoerd of uitbesteed) kunnen worden.

    Iedere ingegeven werkopdracht wordt de dag nadien geautoriseerd door de afdelingscoördinator. De afdelingscoördinator duidt hierbij in het overzicht aan of de opdrachten uitgevoerd en dus in de planning opgenomen mogen worden of dat ze eerst nog dienen gevalideerd te worden door het college (uitgezonderd deze die reeds goedgekeurd zijn door het college). De persoon die de opdrachten ingeeft, kan ze niet autoriseren.

    De werken die op de planning staan, worden ter uitvoering voorgelegd aan de diensthoofden. Grote uit te voeren werken, die niet door eigen diensten kunnen worden uitgevoerd, worden gebundeld en één maal per jaar aanbesteed en gegund aan een aannemer.

    Na de uitvoering van de werken wordt geregistreerd hoe de opdracht werd uitgevoerd: welke arbeiders het werk uitvoerden, de datum van uitvoering, de gebruikte materialen en het ingezette materieel. Vervolgens archiveert de gemeente de werkopdracht.

    Tot slot rapporteert de gemeente over de uitgevoerde werkopdrachten aan de leden van het college.

    Stappenplan voor implementatie
    • Een verantwoordelijke aanduiden voor de centrale registratie van werkopdrachten in een overzicht;
    • Bij elke werkopdracht de datum van aanvraag, de aanvrager en de beheerder ervan, alsook de aard van het werk in dit overzicht laten opnemen door de verantwoordelijke;
    • De werkopdrachten op regelmatige basis laten autoriseren door de afdelingscoördinator en opnemen in het overzicht of ze al dan niet gevalideerd zijn;
    • De werken die op de planning staan, ter uitvoering voorleggen aan de diensthoofden;
    • Grote uit te voeren werken bundelen voor uitbesteding;
    • Na uitvoering registreren hoe de werkopdracht werd uitgevoerd (bijvoorbeeld naam van de uitvoerder(s), datum, gebruikte materialen en ingezet materieel) en de opdracht archiveren;
    • Rapporteren over de uitgevoerde werkopdrachten aan de leden van het college.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Centraliseren van de ingave van de opdrachten, want indien diverse personen deze ad hoc ingeven, wordt dit onoverzichtelijk voor de autorisator.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De beschikbare tijd en middelen worden inefficiënt ingezet;
    • Ontvangen meldingen gaan verloren;
    • Ontvangen meldingen worden niet opgevolgd.
    Downloads: 
    Werkopdrachten

    Contactpersonen

    Afdelingscoördinator Ruimte gemeente
    Marcel Goossens
    Tel: 051 54 13 10
    Gsm: 0491 08 45 47