Reglement voor het innen van geringe dagontvangsten, het toekennen van provisies en het doen van geringe exploitatie-uitgaven
Het lokaal bestuur Laakdal stelde een reglement op waarin voorwaarden werden vastgelegd voor het innen van geringe dagontvangsten, het toekennen van provisies en het doen van geringe exploitatie-uitgaven. De gemeenteraad keurde dit reglement goed.
Het reglement bevat:
- Gemeenschappelijke bepalingen:
- Nominatieve aanduiding van de beheerder en diens vervanger
- Bewaring van geld en reservesleutels;
- Verbodsbepalingen o.a. de ontvangsten niet aanwenden voor het doen van uitgaven of betalingen;
- Procedure bij vaststelling kasverschil;
- Procedure bij vaststelling van een tekort ingevolge verlies of diefstal;
- Controle.
- Voorwaarden waaronder personeelsleden kunnen worden belast met het centraal kasbeheer;
- Voorwaarden waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten;
- Voorwaarden voor het ter beschikking stellen van een provisie voor het doen van geringe exploitatie-uitgaven, andere dan dringende steunverlening.
De punten 2, 3 en 4 bevatten onder andere bepalingen omtrent bedragen, telling van cash geld, stockbeheer, registratie, periodiciteit van afrekening en controle.
Audit Vlaanderen geeft hierbij nog enkele aspecten die toegevoegd kunnen worden aan het reglement:
- Richtlijnen rond het transporteren;
- Rond het beheer van bankrekeningen andere dan provisierekeningen;
- Sjabloondocumenten die gebruikt kunnen worden ter staving van betalingen, afrekenen van de ontvangsten.
Stappenplan voor implementatie
- Analyseer de huidige situatie met afspraken en procedures en betrek hierbij enkele betrokken medewerkers.
- Zorg ervoor dat de verschillende aspecten van het proces (bv. registreren, bewaren, controleren…) opgenomen zijn in het reglement.
- Leg het reglement voor aan de betrokken medewerkers en laat het goedkeuren door het politieke niveau.
- Communiceer het reglement.
- Volg de uitvoering van het reglement op.
- Evalueer en stuur bij indien nodig.
Tips voor opzet in een organisatie
- Communiceer helder en duidelijk op regelmatige tijdstippen naar alle betrokken diensten en medewerkers over het reglement.
- Volg de uitvoeringen van het reglement op en stuur bij indien nodig.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Onterechte of ongeautoriseerde handelingen;
- Risico m.b.t. fraudebestendigheid;
- Beslissingen met een financiële impact worden genomen door onbevoegden;
- De boekhouding geeft de feitelijke situatie niet correct weer;
- Kasgelden gaan verloren door diefstal of fraude;
- De organisatie moet middelen aanzuiveren die onrechtmatig zijn uitgegeven.
Contactpersoon
Financieel directeur
Anja Verlinden
013/67.01.10
Anja.verlinden@laakdal.be