chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Samenvattend overzicht aankoopprocedure

    Lokaal bestuur
    Gingelom
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Aankoopproces

    De financieel directeur van Gingelom heeft een samenvattend overzicht gemaakt van de wijze waarop binnen de organisatie een aankoopprocedure dient te worden aangepakt. Door zijn eenvoud en gebruiksvriendelijkheid is dit document voor medewerkers, ook voor zij die minder vaak aankopen doen, een handig hulpmiddel, dat duidelijk maakt welke stappen zij moeten volgen.

     

    Opmerking van Audit Vlaanderen:

    Het overzicht beoogt geen volledigheid, maar laat medewerkers toe om op basis hiervan zich verder te informeren omtrent de concrete stappen die moeten worden genomen bij overheidsopdrachten. Het spreekt voor zich dat deze beslissingsboom nog duiding en/of opleiding vereist voor de medewerkers die dit moeten hanteren. Zo is verdere duiding en/of aanvulling nodig om misverstanden te vermijden (bijvoorbeeld over de chronologie/timing van het lastenboek, de offertevraag en de vergelijking) en om medewerkers te ondersteunen voor niet weergegeven aspecten (de bestekopmaak, de elementen die minimaal moeten vervat zitten in een gemotiveerd voorstel, de wijze waarop een levering dient te gebeuren, enz.). De in dit document weergegeven interne afspraken (qua gebruiksduur en grensbedragen) zijn keuzes van het bestuur, waar elke organisatie zelf doordachte eigen keuzes in moet maken.

    Stappenplan voor implementatie
    • Een vereenvoudigd overzicht uitwerken van de verschillende stappen die binnen de organisatie dienen te worden gevolgd voor aankopen;
    • Dit overzicht ter beschikking stellen van de medewerkers (bijvoorbeeld op het intranet of een gemeenschappelijke schijf).
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Een dergelijk schema altijd zelf uitwerken in functie van de eigen bepalingen rond het dagelijkse bestuur.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De beoogde mate van beheersing en transparantie van de aankoopprocedure wordt niet bereikt doordat het onvoldoende duidelijk is hoe de organisatie (ambtelijk en politiek) met bepaalde aankoopdossiers wenst om te gaan;
    • De effectiviteit van de ondersteunende software is niet optimaal omdat niet duidelijk is bepaald welke dossiers hierin moeten worden bewaard, wat de continuïteit van de werking negatief beïnvloedt (bemoeilijkt het terugvinden van dossiers);
    • Er is onduidelijkheid betreffende de meest essentiële rollen en verantwoordelijkheden in de aankoopprocedure waardoor:
      • medewerkers de aankoopprocedure aanvatten op basis van een verkeerd proces;
      • dossiers worden voorgelegd aan de verkeerde beslissingsnemer;
      • organen die daartoe niet bevoegd zijn, beslissingen nemen;
      • aankopen vertraging oplopen;
      • verbintenissen worden aangegaan die niet in overeenstemming zijn met de wet op de overheidsopdrachten of de interne regelgeving. 

    Contactpersonen

    Financieel directeur
    Frank Forier
    E-mail: frank.forier@gingelom.be