chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Stappenplan met aanvraagformulier voor overheidsopdrachten

    Lokaal bestuur
    Beerse
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Opvolgen

    Het lokaal bestuur van Beerse heeft een stappenplan met een aanvraagformulier uitgewerkt ter ondersteuning van het aankoopproces. De aankoopverantwoordelijke ziet erop toe dat medewerkers dit stappenplan volgen. Voor de opstart van een nieuw aankoopdossier vullen de bestellende diensten het aanvraagformulier in.

    In het aanvraagformulier zijn, naast algemene contactgegevens, een raming van de opdracht en een check met betrekking tot het beschikbare krediet, ook volgende zaken opgenomen:

    • Alle (technische) informatie en bepalingen die beschikbaar zijn (inclusief de benodigde hoeveelheden);
    • Voorstellen van aan te schrijven leveranciers;
    • Timing en planning;
    • Gunningscriteria om aan te geven waarop de offertes beoordeeld moeten worden;
    • Selectiecriteria zoals het opvragen van referenties.

    Het ingevulde aanvraagformulier is een goede basis voor de aankoopverantwoordelijke en de aankopende dienst om in overleg het aankoopdossier op te starten.

    Stappenplan voor implementatie
    • Het aankoopproces in kaart brengen en daarbij nagaan wie welke informatie ter beschikking heeft en/of nodig heeft voor de opmaak van een aankoopdossier (bijvoorbeeld voor de opmaak van het bestek is kennis van de technische bepalingen nodig, aankopende diensten kunnen het best het product of de dienst omschrijven die ze wensen aan te kopen ...);
    • Duidelijke afspraken vastleggen voor het verloop van het aankoopproces;
    • Een formulier opmaken om de nodige gegevens te verzamelen ter ondersteuning van het aankoopproces;
    • Ervoor zorgen dat alle betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de procedure en formulieren (duiding geven wie wanneer welke actie dient te ondernemen);
    • Regelmatig de procedure en gebruikte formulieren evalueren en deze aanpassen als blijkt dat ze het aankoopproces niet meer volledig ondersteunen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Evalueer regelmatig de procedure en gebruikte formulieren en pas deze aan als blijkt dat ze het aankoopproces niet meer volledig ondersteunen
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Er gebeuren aankopen zonder relevante aankoopbehoefte. Mogelijke oorzaken zijn:
      • Behoeften worden niet correct geïdentificeerd;
      • Behoeften worden niet correct vertaald/omschreven;
      • Behoefte-aanvragen worden beoordeeld door medewerkers die niet de nodige kennis hebben en dus geen doordachte keuze kunnen maken;
      • De uiteindelijke gebruikers worden niet betrokken bij de validatie van de behoefteomschrijving.
    • Gunningscriteria (in functie van het onderwerp) zijn onvoldoende voorafgaandelijk bepaald waardoor de evaluatie niet objectief en transparant wordt uitgevoerd;
    • De aankopen (technische bepalingen) worden foutief of onvoldoende gespecifieerd waardoor de aankoop niet in lijn is met de noden en behoeften;
    • Behoeften zijn niet objectief vertaald in het bestek (bijvoorbeeld:. het bestek werd opgemaakt in functie van een specifieke leverancier en dus niet aan de hand van de behoefte). 

    Contactpersonen

    Verantwoordelijke overheidsopdrachten gemeente
    Wouter Cools
    Tel: 014 60 09 51
    E-mail: wouter.cools@beerse.be