Steekproefsgewijs toezicht binnen het budgetbeheerproces
Het OCMW van het lokaal bestuur Lille voert periodiek een onafhankelijk steekproefsgewijs nazicht uit op de budgetbeheerdossiers. Hierbij bewaakt de dienst:
- de volledigheid en de transparantie van de dossiers;
- de rechtmatigheid en de juistheid van de betalingen.
Meer informatie over dit onafhankelijk steekproefsgewijs nazicht.
Wie?
Het OCMW duidde een medewerker van de financiële dienst aan om de controles zo onafhankelijk mogelijk uit te voeren. Opdat deze medewerker voldoende kennis had over de opzet van het budgetbeheerproces, hielp het diensthoofd van de sociale dienst mee aan de uitvoering van de eerste controles.
Selectie van dossiers?
De medewerker van de financiële dienst maakt een willekeurige selectie van cliëntendossiers over de verschillende maatschappelijk werkers heen (een tweetal per maatschappelijk werker). Deze medewerker controleert gemiddeld 8 à 10 dossiers.
Wat?
OCMW van het lokaal bestuur Lille maakte een handleiding (zie bijlage 1) die de opzet van deze onafhankelijke controle beschrijft.
- Het betreft een nazicht van de verrichtingen op de budget- en de spaarrekening. De afnamerekening wordt niet bekeken omdat enkel de cliënt deze gebruikt.
- De controle focust daarnaast op de uniformiteit en de transparantie van de cliëntendossiers. Zijn de dossiers volgens de afgesproken structuur opgebouwd en zijn de vereiste documenten aanwezig?
Voor het nazicht van de rekeningen trekt de organisatie een Excellijst van de transacties van het afgelopen jaar. Voor alle transacties gaat de medewerker van de financiële dienst na of er een bewijsstuk is en vergelijkt hij per transactie de factuurgegevens met de transactiegegevens.
Rapportering/feedback?
Voor elk gecontroleerd dossier maakt de medewerker van de financiële dienst een individuele fiche (zie bijlage 2) op en koppelt hierover terug aan de betrokken maatschappelijk werker. Alle eventuele afwijkingen of opvallende zaken worden besproken en uitgeklaard. De globale vaststellingen van de controles noteert de medewerker in een algemeen verslag (zie bijlage 3).
Stappenplan voor implementatie
- Bepaal de opzet van de controle (bv. Welke controles willen we doen en hoe frequent? Wie moet deze uitvoeren? Hoeveel dossiers willen we controleren? Hoe worden dossiers geselecteerd? Hoe willen we communiceren over de controle en nadien feedback geven over de vaststellingen? …).
- Voorzie de nodige werktijd in de agenda van de betrokkene(n).
- Communiceer duidelijk over de controle (wat? wie? waarom?).
- Bespreek de resultaten van de controles individueel (met de betrokken maatschappelijk werkers) en algemeen (welke lessen trekken we hier als organisatie uit?).
- Pas het budgetbeheerproces aan op basis van de vaststellingen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Communiceer duidelijk over de opzet en de bedoeling van het steekproefsgewijs toezicht.
- Maak een handleiding op voor de uitvoering van de controles zodat deze alle op eenzelfde manier gebeuren (ongeacht wie ze uitvoert).
- Het toezicht wordt het best uitgevoerd door een medewerker die niet betrokken is bij het budgetbeheerproces/geen dossiers behandeld.
- Bepaal een frequentie van de controle, alsook de steekproef (aantal dossiers) die afgestemd is op de gewenste zekerheid, alsook de haalbaarheid (tijdsinspanning).
- Bepaal op welke manier gerapporteerd moet worden over de controle, zowel over de individuele dossiers, als de algemene aandachtspunten.
- Stuur het budgetbeheerproces (of de uitvoering ervan in de praktijk) bij op basis van de aandachtspunten uit de controle-oefening.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De maatschappelijk werkers hebben een monopoliepositie waardoor mogelijke fouten of onregelmatigheden niet gedetecteerd (kunnen) worden.
- Dossiers zijn niet transparant en zijn niet volgens de afspraken opgebouwd.
Contactpersoon
Lode Schelles
014/883090
lode.schelles@lille.be