Steekproefsgewijs toezicht op verrichtingen systeem i-rekeningen
Per kwartaal voert een medewerker van de financiële dienst van Zorgbedrijf Motena (Roeselare) een steekproefsgewijze controle uit op de betalingen in de systeem i-rekeningen. Deze steekproefsgewijze controle is uitgewerkt in een procesbeschrijving.
De controle bestaat uit 4 onderdelen:
- Willekeurige controle van tien uitgaven op systeem i-rekeningen: is er een factuur of document aanwezig om de uitgave te verantwoorden?
- Willekeurige controle van vijf saldi: stemt het saldo in de softwaremodule voor systeem i overeen met het saldo op de systeem i-rekening in Belfiusweb?
- Vrijgestelde middelen (middelen op de systeem i-spaarrekening die niet mogen aangewend worden voor de betaling van de verblijfsfacturen) van alle nieuwe dossiers van bewoners met een systeem i-rekening worden gecontroleerd aan de hand van het contract
- Controle van alle afgesloten dossiers: Staat er nog een dossier van een overleden bewoner open en waarom?
Eventuele opmerkingen noteert de medewerker van de financiële dienst op de individuele controlefiche. Daarna maakt hij een proces-verbaal op, dat de financieel directeur en het diensthoofd van de stafdiensten ondertekenen.
Stappenplan voor implementatie
- Duid een medewerker aan om de steekproefsgewijze controles uit te voeren.
- Bepaal de inhoud (welke zaken zullen gecontroleerd worden), de werkwijze en de frequentie van de controles.
- Voer de controles consequent uit met een kritische blik.
- Rapporteer over de controles aan het management.
Tips voor opzet in een organisatie
- Kies een medewerker die los staat van het systeem i-proces om de controles uit te voeren.
- Voer de controles met een voldoende hoge frequentie uit.
- Indien onregelmatigheden worden vastgesteld, volg verbeteracties op.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Onrechtmatige handelingen omwille van een monopoliepositie
- Onvoldoende transparantie bij het uitvoeren van betalingen
Contactpersoon
Diensthoofd stafdiensten Motena
Veroniek Ingels
0472 36 25 04
veroniek.ingels@motena.be