Structurele toetsing impact besluitvorming op meerjarenplan
Het lokaal bestuur Kortessem zet maximaal in op de monitoring van de meerjarenplanning. Dit gebeurt niet alleen door periodieke opvolgingsmomenten, maar ook door structureel de besluitvorming, bij de opmaak ervan, te toetsen aan het meerjarenplan en dat voor alle officiële overlegorganen. Via deze weg probeert Kortessem ervoor te zorgen dat bij het nemen van beslissingen de effectieve financiële impact ervan op het meerjarenplan wordt nagegaan. Elke op te maken beslissing bevat verplicht een onderdeel waarin de financiële impact op één of meerdere acties van het meerjarenplan wordt weergegeven. Ook andere elementen die kunnen leiden tot een aanpassing van het meerjarenplan, worden vermeld. Bovendien wordt ook steeds de link met de specifieke actie en het actieplan opgenomen zodat de beslissing in het algemeen breder kan gekaderd worden in de doelstellingenboom van het meerjarenplan.
De uitvoering van deze aanpak wordt opgevolgd door op regelmatige tijdstippen steekproeven te nemen van de ingediende besluiten. De bedoeling is om te komen tot zowel een betere monitoring van de meerjarenplanning als een betere besluitvorming. Een bijkomende bedoeling is om de verschillende medewerkers/diensten van het lokaal bestuur een nog beter inzicht te verschaffen in de doelstellingenboom van het goedgekeurde meerjarenplan en de plaats van de actie waarvoor het besluit wordt opgemaakt in deze doelstellingenboom.
Stappenplan voor implementatie
- Bepaal hoe de link met de monitoring van het meerjarenplan structureel kan worden geïntegreerd in de besluitvormingsprocessen
- Maak formele afspraken over de verantwoordelijkheden inzake het opnemen van de financiële impact en strategische kadering bij de opmaak van het ontwerp van beslissingen.
- Communiceer actief over de gemaakte afspraken omtrent de opmaak van beslissingen ten aanzien van alle administratieve medewerkers en herhaal deze communicatie indien dit nodig blijkt.
- Maak een kader op waarin:
- de financiële gevolgen van de beslissingen worden opgenomen en geef zowel uitgaven als ontvangsten erin weer. Afhankelijk van de beslissing dienen beide (bijv. subsidie) of slechts één van beide (bijv. aankoop of verkoop) te worden ingevuld.
- de jaren waarin de beslissing een financiële impact heeft op het meerjarenplan worden weergegeven (bijv. gebruik van kolom per jaar).
- duidelijk weergegeven wordt op welke doelstelling, actieplan en actie uit het meerjarenplan de beslissing betrekking heeft (strategische kadering), budgetcode enz.
- aangegeven wordt of het een exploitatieuitgave of een investering betreft en of er een overdrachtkrediet beschikbaar is bovenop het voorziene krediet.
- een onderscheid gemaakt wordt tussen onder andere het oorspronkelijke, resterende krediet vóór beslissing, geraamde krediet nodig voor beslissing en resterende krediet na beslissing
Tips voor opzet in een organisatie
- Ga na welke mogelijkheden het notuleringspakket reeds biedt.
- Ga vooreerst na wat de informatiebehoeften van managementteam, CBS (en raden) zijn met betrekking tot de financiële impact van beslissingen.
- Zorg voor een overzichtelijke, duidelijk en leesbare visuele weergave van de impact op het doelstellingenkader.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De leden van het MAT en/of college hebben geen duidelijk zicht op de financiële en strategische kadering bij het nemen van beslissingen.
- De leden van het MAT en/of college hebben geen duidelijk beeld van de impact van de acties van het meerjarenplan op de werking (zowel financieel als strategisch).
- Er worden nieuwe acties opgezet die geen link hebben met het meerjarenplan.
Contactpersoon
Financieel directeur
Veerle Roelands
Beleids- en stafmedewerker
Krista Willems