chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Stuurkaarten en beleidsmatige en financiële kwartaalrapportering

    Lokaal bestuur
    Mortsel
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Geldmiddelen

    Lokaal bestuur Mortsel maakt per kwartaal een heldere beleidsmatige en financiële rapportering op.  De financiële toestand, de voortgang van de uitvoering van het meerjarenplan, de dagelijkse werking en het personeelsbestand van het lokaal bestuur komen hierin aan bod. Op deze wijze is de organisatie transparant over haar werking naar al haar belanghebbenden, waaronder het politiek niveau.  

    De inhoud van de kwartaalrapporten:  

    • Rapportering over het meerjarenplan: een stand van zaken van de acties van kwartaal x
    • De rapportering over de financiële toestand (o.a. opvolging budgetten, staat van het financieel evenwicht, uitgaven, ontvangsten, financieringen, thesaurietoestand …)
    • In het tweede en vierde kwartaalrapport wordt gerapporteerd over de dagelijkse werking. Het kwartaalrapport geeft de belangrijkste cijfers van de dagelijkse werking van de verschillende clusters weer en dit per kwartaal of per semester. De cijfers m.b.t. het personeelsbestand en de klachten zitten mee vervat in dit hoofdstuk.
    • Het vierde kwartaalrapport omvat de jaarrekening en kan inhoudelijk beschouwd worden als het jaarverslag.

    In het kwartaalrapport wordt een selectie van gegevens opgenomen uit de interne stuurkaarten (zie downloads).

    Deze stuurkaarten zijn interne werkdocumenten die worden aangemaakt per cluster van de organisatie en beschrijven oa:

    • De algemene werking en indicatoren;
    • Link met de acties in het MJP;
    • Organisatiebeheersing;
    • Financiële gegevens;
    • Elke indicator heeft een eigenaar.

    De cluster dient deze stuurkaarten steeds zelf actief aan te vullen.

    Stappenplan voor implementatie
    • De organisatie evalueert de bestaande rapportering (jaarrekening, kwartaalrapporten,…), interne overzichten en communicatie inzake geldmiddelen (leningen, beleggingen, zakelijke rechten en verplichtingen, kassa’s en bankrekeningen) om na te gaan of deze voldoende tegemoet komen aan de informatiebehoeften van het management en het politieke niveau én of deze voldoende transparant en volledig zijn naar de betrokken diensten en de politiek om de juiste beslissingen te kunnen maken en tijdig te kunnen bijsturen (bv. rentevoeten en aflossingen leningen, inkomsten en standen kassa’s, standen bankrekeningen, …).
    • De organisatie legt vast wat ze minimum wil rapporteren en waakt erover dat de informatie en kennis over de geldmiddelen op periodieke basis aan alle betrokkenen voldoende helder wordt gecommuniceerd naar alle betrokkenen (bv. toelichting kwartaalrapporten en onderliggende redenering/zienswijze aan politieke niveau en MAT, cijfers van kassa’s terugkoppelen naar kassabeheerders, delen van informatie i.v.m. leningen in functie van eventuele herzieningen, …).
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Door onvoldoende zicht op de financiële situatie en de voortgang van de acties van het meerjarenplan kan er niet tijdig worden beslist/bijgestuurd of wordt de beslissing onvoldoende gedragen of worden onnodig kosten gemaakt
    • De organisatie biedt onvoldoende transparantie (toelichting en informatie ter onderbouwing van de rapporten) aan de raad/college/MAT over haar werking en haar financiële situatie waardoor er geen garantie is dat de gerapporteerde situatie strookt met wat men wil,
    • Er is onvoldoende communicatie tussen de financieel directeur, de financiële dienst en de andere diensten (technische dienst,..) de deelorganisaties (bv. AGB) waardoor de rapportering geen actueel of correct beeld geeft.

    Contactpersonen

    Sophie Hermans - algemeen directeur
    sophie.hermans@mortsel.be

    Gert Buys - financieel directeur
    gert.buys@mortsel.be
    03 443 94 13