Taakbelasting en impact van het meerjarenplan op personeel
Voor de start van een nieuwe legislatuur maakt elk lokaal bestuur een nieuw doelstellingenkader op met doelstellingen, actieplannen en acties die ze wil realiseren. Om een beter zicht te hebben op de impact van de meerjarenplanning op de bezetting en werkplanning van de diverse diensten, heeft lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle een overzicht opgemaakt van welke dienst en ook meer specifiek welke medewerker tijdens de legislatuur verantwoordelijk is voor welke acties.
Stappenplan voor implementatie
- Overzicht van de acties: de acties uit het meerjarenplan worden integraal opgenomen onder de kolom actie van het overzichtsdocument (zie bijlage_ImpactMJP_toewijzen_acties) in het tabblad “overzicht acties”.
- Status van de acties: het managementniveau maakt een inschatting van welke acties wanneer in planning of uitvoering gaan. Dit kan door onder het betreffende jaar de status te selecteren. Bij een infrastructuurproject is de planningsfase gelijk aan de ontwerpfase. Niet elke actie heeft een planningsfase.
- Rollen en verantwoordelijkheden: er wordt een inhoudelijk verantwoordelijke aangeduid. Dit is de medewerker die binnen het meerjarenplan gelinkt wordt aan de actie. Daarnaast wordt iemand aangeduid die het ontwerp en uitvoering opvolgt. Bij infrastructuurprojecten zal dit bijvoorbeeld iemand zijn met technische expertise. Bij bepaalde acties kan de inhoudelijk verantwoordelijke en de opvolger voor ontwerp en uitvoering dezelfde zijn.
- In de resp. tabbladen ‘Planning 2021 inhoud/uitvoerder’ en ‘Uitvoering 2021 Inhoud/uitvoerder’ krijg je na het vernieuwen van de gegevens (“alles vernieuwen” in tabblad Gegevens) een overzicht van welke medewerkers meest belast worden met de opvolging van acties.
- Op basis van de analyse in de voorgaande stap, kan een bijsturing voorzien worden
Tips voor opzet in een organisatie
- De voortgang van acties evolueert voortdurend tijdens de legislatuur. Het is belangrijk dat het document actueel wordt gehouden en regelmatig (halfjaarlijks) wordt voorgelegd in het managementteam.
- Het document kan ook worden gebruikt in een overleg tussen managementteam en schepencollege/vast bureau om de impact van de acties van het meerjarenplan op de taakbelasting van de organisatie bespreekbaar te stellen.
- Noot Audit Vlaanderen: de aanpak kan nog verder geoptimaliseerd worden door niet alleen het aantal acties in de Excel op te nemen maar ook hoeveel tijd wordt uitgetrokken voor bepaalde acties.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Doelstellingen worden niet gerealiseerd omdat de interne werking hierop onvoldoende is afgestemd;
- Diensten/afdelingen werken niet op het juiste moment aan de realisatie van doelstellingen waardoor de afgesproken termijnen in het gedrang komen;
- Individuele medewerkers weten niet wanneer ze welke bijdrage moeten leveren om de doelstellingen tijdig te realiseren;
- De doelstellingen worden onvoldoende gerealiseerd omdat het beleidsplanningsproces niet systematisch wordt bijgestuurd;
- Medewerkers voelen zich onvoldoende betrokken bij de realisatie van het meerjarenplan.
Contactpersoon
Algemeen directeur
Sabine De Wandel
057/49 09 22
sabine.dewandel@langemark-poelkapelle.be