chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Track en trace-systeem wagenpark

    Lokaal bestuur
    Lede
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Opvolgen

    Lokaal bestuur Lede stelde duidelijke afspraken op rond het gebruik en beheer van zijn wagenpark. Eén van de gehanteerde beheersmaatregelen is een track en trace-systeem dat controle op een correct wagengebruik ondersteunt.

    De wagens van lokaal bestuur Lede zijn beveiligd met een badgesysteem, waarbij de bestuurder van de wagen zich eerst dient te registreren vooraleer deze de auto kan starten. Bij de invoer van dit systeem ontvingen medewerkers een dienstnota, die beschrijft welke gegevens het track en trace-systeem exact registreert. De nota schetst ook het potentiële gebruik en de doeleinden van het track en trace-systeem. Het kan gebruikt worden:

    • ter plaatsbepaling (bv. om het meest nabije voertuig bij een dringende interventie te lokaliseren)
    • bij verkeersinbreuken (bv. wie betaalt de boete)
    • bij ongevallen met het voertuig
    • bij onderzoek in het kader van tucht
    • voor de opvolging van onderhoudsnoden per wagen

    Een ploegbaas bekijkt op regelmatige tijdstippen de beschikbare gegevens. Het systeem ondersteunt ook de opvolging van de planning. Bij vastgestelde inbreuken wordt met de betrokken medewerker een gesprek gevoerd. Zo tracht de organisatie onder meer het risico op een incorrect gebruik van het wagenpark te verkleinen. De verzamelde gegevens worden slechts voor een beperkte periode bewaard.

    Stappenplan voor implementatie
    • Goedkeuring track en trace-systeem door de bevoegde instanties.
    • Communicatie naar het personeel (bv. via dienstnota).
    • Track en trace-systeem installeren op alle voertuigen.
    • Controles uitvoeren op regelmatige tijdstippen.
    • Voorzie een back-up persoon die eveneens het systeem kan raadplegen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Betrek medewerkers bij het opzetten van het systeem (communicatie).
    • Maak een overzichtslijst van de nummerplaten van de voertuigen en een lijst met track en trace-nummers die gelinkt zijn aan voertuigen. Hou deze up-to-date (bv. bij afdanken of aankoop voertuigen).
    • Bekijk welke gegevens in een track- en tracesysteem allemaal bijgehouden kunnen worden (bv. onderhoudsinformatie). Verder kan bv. de kilometerstand vaak automatisch geregistreerd worden, dergelijke informatie is interessant om het benzineverbruik te beheren.
    • Fris de afspraken uit de dienstnota periodiek op.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?

    De organisatie heeft onvoldoende zicht op de beschikbare dienstvoertuigen, alsook waarvoor deze gebruikt worden. Dit houdt het risico op ongeoorloofd gebruik in.

    Contactpersonen

    Stijn Verbeken (clusterhoofd omgeving)

    Stijn.Verbeken@lede.be

    +32 53 60 68 30