chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Trends in de werking opvolgen via kengetallen - monitoringssysteem

    Lokaal bestuur
    Grimbergen
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus, Informatiebeheer, Opvolgen, Organisatiebeheersing

    Tot voor 2010 rapporteerde het OCMW-bestuur van Grimbergen via een jaarverslag over de werking en activiteiten. Dit zorgde voor een jaarlijks terugkerende werklast in het zoeken van de nodige gegevens. Daarom besloot de organisatie om de cijfers uit het jaarverslag maandelijks bij te houden. Hierdoor werd deze informatie niet enkel vlotter toegankelijk, maar kon de werking ook frequenter worden opgevolgd en bijgestuurd.

    Sinds 2010 volgt de organisatie de dienstverlening en bepaalde aspecten van de interne werking (bijvoorbeeld de personeelsgegevens) op via kengetallen. De diensthoofden vullen deze kengetallen in in een eenvoudige spreadsheet. Hiervoor stelt het OCMW van Grimbergen centraal gebruiksvriendelijke sjablonen (1 tabblad per dienst) ter beschikking Afhankelijk van de aard van de informatie/dienstverlening worden maand- of jaarcijfers verzameld.  

    Waar mogelijk wordt voor deze kengetallen verwezen naar de bron (bijvoorbeeld een bepaalde bewerking in de boekhouding) en ook aangegeven wie verantwoordelijk is voor de controle op de correctheid van deze kengetallen (hiervoor worden veelal boekhoudkundige gegevens gebruikt).

    De resulterende cijfers worden jaarlijks inhoudelijk besproken (bijvoorbeeld een analyse van trends) en geëvalueerd (bijvoorbeeld toevoegen of schrappen van kengetallen) op een diensthoofdenoverleg. Het OCMW gebruikt sommige van deze kengetallen ook om tussentijds te rapporteren aan het comité (politiek orgaan) dat bevoegd is voor de betrokken dienstverlening.

    De kengetallen vormen tot slot de basis voor de aanmaak van een cijfermatig jaarverslag. Aangezien heel wat kengetallen al enkele jaren worden gebruikt, laat het de organisatie toe om desgevallend bij te sturen in functie van trends op de langere termijn. Ook de impact van bepaalde beleidskeuzes kunnen op die manier worden opgevolgd.

    Opmerking van Audit Vlaanderen:
    Het verzamelen van kengetallen over de organisatie biedt een goede opstap naar de uitbouw van een monitoringssysteem voor de gehele werking. Op dat vlak is deze goede praktijk dus een inspirerend voorbeeld, maar toch kent de concrete uitwerking ervan wel wat onvolkomenheden.

    Stappenplan voor implementatie
    • Het doel van het monitoringssysteem definiëren (Dient het monitoringssysteem enkel voor de jaarlijkse rapportering of is dit een actief tussentijds werkinstrument? Welke informatie willen de verschillende stakeholders hieruit halen? …) door zowel de administratie als het beleid te bevragen;
    • Inventariseren over welke cijfers/kengetallen de organisatie nu reeds beschikt en nagaan of deze al dan niet zinvol zijn en of er nood is aan extra cijfers/kengetallen;
    • Een verantwoordelijke aanduiden die het implementeren van het monitoringssysteem coördineert en ervoor zorgt dat zowel de timing als de initiële lay-out van het monitoringinstrument wordt gerespecteerd;
    • Onderzoeken, eventueel samen met de softwareleverancier, welke rapporten automatisch kunnen worden gegenereerd uit de software;
    • Kleinschalig starten door per dienst een aantal kengetallen te bepalen en een verantwoordelijke aan te duiden, die deze cijfers vervolledigt en hierbij verwijst naar de bron waaruit deze gegevens afkomstig zijn;
    • Op geregelde tijdstippen de inhoud van het document evalueren (welke cijfers zijn relevant en wordt hieruit de juiste informatie gehaald?).
    Tips voor opzet in een organisatie
    • De gebruikelijke weerstand wegwerken (cijfers kunnen leiden tot foutieve conclusies, bijkomende tijdsinvestering, voor welke doeleinden worden deze cijfers gebruikt, wie neemt hier kennis van …) door medewerkers voldoende te informeren;
    • Kiezen welke cijfers gebruikt zullen worden (definitieve cijfers uit de jaarrekening vanuit het boekhoudpakket of cijfers uit andere software);
    • Een gebruiksvriendelijk en laagdrempelig monitoringinstrument ontwikkelen (bijvoorbeeld een eenvoudige spreadsheet);
    • Ervoor zorgen dat het een werkinstrument wordt, waar voor verschillende doeleinden naar kan verwezen worden (bijvoorbeeld voor de aanpassing van de personeelsformatie en dezelfde cijfers/kengetallen die sowieso worden opgevraagd door andere instanties);
    • Bepalen welke stakeholders kennis nemen van het monitoringinstrument (beleid/diensthoofden/externen) en een kalender vastleggen tegen wanneer de voorlopige en definitieve versie van dit instrument moeten klaar zijn;
    • De verantwoordelijke voor het invullen of leveren van de cijfers, laten aangeven wat de evolutie is van de cijfers, wat de mogelijke verklaringen hiervoor zijn en op welke manier hierop eventueel geanticipeerd is (om op die manier verkeerde conclusies te vermijden).
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie neemt geen of de verkeerde beslissingen voor de bijsturing van de dienstverlening omdat ze hierop geen zicht heeft of omdat de opvolgrapporten irrelevante of verkeerde informatie bevatten;
    • De dienstverlening is niet effectief of efficiënt;
    • Cijfers en kengetallen worden bijgehouden zonder dat hieraan beslissingen en opvolgacties worden gekoppeld.

    Contactpersonen

    Algemeen directeur
    Muriel Van Schel
    Tel: 02 260 12 10
    E-mail: muriel.vanschel@grimbergen.be


    Eva De Wulf
    Tel: 02 267 15 05 (algemeen)
    eva.dewulf@grimbergen.be