chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Uitbouw van een sleutelbeheersysteem bij de technische dienst

    Lokaal bestuur
    Stabroek
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden

    Technische diensten beschikken over heel wat waardevol materieel. Het is bijgevolg belangrijk om dit goed af te schermen. Om ongeoorloofde toegang te vermijden, is het cruciaal om te weten welke sleutels er in omloop zijn en waar deze zich bevinden.

    De technische dienst van lokaal bestuur Stabroek bepaalde duidelijk wie welke toegang tot lokalen mag hebben en of medewerkers een persoonlijke sleutel krijgen, dan wel van gezamenlijke sleutels gebruik moeten maken.

    Zo beschikken alle medewerkers over een sleutel van het gebouw van de technische dienst (i.e. dienst Magazijn), aangezien dit hun vaste werkplek is. Persoonlijke sleutels worden enkel toegekend, indien deze voor bepaalde personeelsleden strikt noodzakelijk zijn om zich toegang te verschaffen tot specifieke ruimtes. De vakmannen beschikken bijvoorbeeld over de sleutel van hun eigen lokaal en enkel de administratief medewerkster en de leidinggevenden hebben een sleutel van de bureauruimte. Het diensthoofd ontwierp een duidelijke overzichtslijst als inventaris van de persoonlijke sleutels, die aan medewerkers toevertrouwd zijn.

    Voor de gemeenschappelijke sleutels (bv. die van het berghok met gevaarlijke stoffen) plaatste het diensthoofd een centrale sleutelkast in de bureauruimte. Medewerkers die een sleutel nodig hebben, kunnen deze zelf in de bureauruimte afhalen En dit registreren op een papieren registratielijst voor in- en uitgaand sleutelverkeer. Bij ontvangst registreren ze op deze lijst hun naam en de specifieke sleutel die ze ontlenen. Bij teruggave doorstrepen ze deze gegevens. Er is steeds permanentie in de bureauruimte, waardoor controle aanwezig is en het risico op ongeoorloofde toegangen verkleint.

    Stappenplan voor implementatie
    • Bepaal welk materiaal afgeschermd moet worden en welke deuren gesloten moeten zijn.
    • Breng in kaart hoeveel sleutels er in omloop zijn en waar deze zich bevinden.
    • Stel een sleutelplan op dat sleutels aan locaties linkt en maak een sleutelkast, waarin alle sleutels centraal bewaard worden.
    • Stel regels op over de uitleen van sleutels (bv. verplichte registratie in centrale map) en bespreek deze met de medewerkers.
    • Bewaak de consequente toepassing van de gemaakte afspraken.
    • Als het noodzakelijk is dat sommige medewerkers een persoonlijke sleutel hebben, is het raadzaam om hen te laten tekenen voor de ontvangst van hun sleutel. Wijs hen op hun verantwoordelijkheid om zorgzaam met deze sleutel om te gaan.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Neem bijgemaakte sleutels ook op in het overzicht.
    • Vorder sleutels terug van personen die de organisatie verlaten of van functie veranderen.
    • Vermijd dat sleutels op deuren blijven zitten en dat er naast afgesloten deuren ook nog andere niet-afgesloten deuren toegang geven tot eenzelfde ruimte.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie heeft onvoldoende zicht op de verleende toegangen.
    • Onbevoegde personen nemen toegang tot de terreinen of activa van de technische dienst.

    Contactpersonen

    Gert Verbruggen, werkorganisator

    gert.verbruggen@stabroek.be

    03 665 11 14