chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Uitwerken van een gezamenlijk aankoopbeleid voor gemeente- en OCMW-bestuur

    Lokaal bestuur
    Bierbeek
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Samenwerken

    Ter voorbereiding van de verhuis van verschillende entiteiten (gemeentelijke administratie en OCMW) naar een nieuw administratief gebouw in Bierbeek (vlakbij het cultureel centrum), gingen verschillende gemeentelijke en OCMW-diensten samen nadenken over verdere samenwerking.

    De diensten richtten een werkgroep 'aankopen' op met het doel om bepaalde goederen en diensten samen aan te kopen. Een eerste identificatie van de noden, wensen en mogelijkheden werd grondig besproken. De werkgroep bracht de verschillende aankoopprocessen van elk van de entiteiten in kaart, somde producten en/of diensten op die mogelijk samen konden worden aangekocht en wees de verantwoordelijkheid voor deze aankopen aan de meest geschikte actor toe.

    Stappenplan voor implementatie
    • Samenstellen van een werkgroep met de diverse betrokken diensten/organisaties;
    • Uitvoeren van een interne analyse van de bestaande aankoopprocessen;
    • De doelstellingen vastleggen: wat is de voornaamste aanleiding of doelstelling van de samenwerking (besparingen, efficiëntieverhoging, effectiviteitsverhoging ...);
    • De juridische, financiële en organisatorische randvoorwaarden bepalen: hoe verdelen we de middelen, welke financiële afspraken maken we, welke kanalen zijn er voorhanden, hoe gaan we om met de wederzijdse dienstverlening, welke systemen moeten op elkaar worden afgestemd ...;
    • Maken van duidelijke afspraken en deze opvolgen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Zorgen voor een goede algemene verhouding tussen de betrokken organisaties.
    • Rekening houden met de verschillende sterke punten en verbeterpunten van het aankoopproces bij de betrokken entiteiten.
    • Overleggen in een sfeer van wederzijds begrip en vertrouwen.
    • Samenwerken vanuit heldere doelstellingen en een gedeelde visie, rekening houdend met de specifieke behoeften, expertise, eigenheid, organisatiecultuur en kerntaken van de betrokken organisaties. Dergelijke oefeningen worden vaak met argwaan bekeken. De argwaan ontstaat door onzekerheid over de finaliteit van de wijzigingen en processen. Zonder een oordeel te vellen over de mate waarin deze angsten terecht zijn, is het belangrijk deze te erkennen en ermee rekening te houden. Duidelijke doelstellingen waarover gecommuniceerd wordt, kunnen deze angsten verhelpen.
    • Op voorhand tijd inbouwen voor overleg en beseffen dat een samenwerkingsproces niet van vandaag op morgen gerealiseerd is. Bij het opzetten van samenwerkingsprocessen met het oog op schaalvoordelen kunnen immers ook schaalnadelen spelen. Over samenwerkingsafspraken onderhandelen en ze ook uitvoeren vergt dan ook veel overlegtijd.
    • Gefaseerd te werk gaan en regelmatig evalueren.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Middelen worden verspild;
    • Het aankoopproces verloopt inefficiënt.

    Contactpersonen

    Secretaris gemeente en OCMW
    Peter Verlinden
    Tel: 016 46 87 69
    E-mail: peter.verlinden@bierbeek.be