chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vervolledigen doelstellingenkader door een breed gedragen bijsturing

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Zaventem
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus

    Sinds 2018 hanteert de gemeente Zaventem doelstellingen en actieplannen voor alle aspecten van haar werking. Dit was voordien niet het geval. Dit beperkte onder meer de betrokkenheid van sommige diensten bij het meerjarenplan en bemoeilijkte ook een gestructureerde opvolging en eventuele bijsturing van de hele werking van de organisatie door het management en de politieke organen. Vanuit het oogpunt van organisatiebeheersing is het immers wenselijk dat de organisatie doelstellingen of actieplannen formuleert voor:

    • het nieuwe beleid,
    • de interne werking,
    • en de weerkerende dienstverlening.

    Bij de opmaak van het budget 2018, nodigde de organisatie daarom alle diensten uit om minimaal drie (bijkomende) actieplannen of acties met indicatoren te formuleren voor hun werking, met bijzondere aandacht voor de interne werking en de weerkerende dienstverlening.

    Deze voorstellen werden systematisch besproken op een overleg met de diensthoofden. Na eventuele bijsturing, worden deze al dan niet opgenomen in het budget, binnen het bestaande doelstellingenkader. In sommige gevallen clusterde gemeente Zaventem de aangeleverde acties. Digitalisering werd bijvoorbeeld vaak naar voor geschoven en geclusterd bij ICT.

    De niet-opgenomen actieplannen of acties hanteert de gemeente verder op dienstniveau.

    Stappenplan voor implementatie
    • Het doel om actieplannen en acties over de interne werking en weerkerende dienstverlening te formuleren voor het budget 2018 bespreken in het directieteam (afdelingshoofden + decretale graden+ verslaggever);
    • Duidelijkheid scheppen over het kader waarbinnen deze nieuwe actieplannen en acties moeten opgemaakt worden:
      • Aangezien het meerjarenplan al ver gevorderd was, is geopteerd om niet te raken aan de bestaande beleidsdoelstellingen, maar binnen het bestaand spectrum nieuwe actieplannen met acties en indicatoren op te maken.
      • Ook het aantal nieuwe actieplannen werd beperkt tot drie. Nieuwe acties konden met of zonder budgettaire impact.
    • Interne opleiding organiseren over actieplannen, acties, indicatoren;
    • Een overzicht van de budgetten die niet gekoppeld zijn aan een doelstelling bezorgen aan de diensten;
    • Nieuwe actieplannen en acties bespreken in het directieteam:
      • Ieder afdelingshoofd licht zijn deel toe en dan volgt een debat en worden er in consensus wijzigingen aangebracht.
    • Financiële dienst verwerkt alle nieuwe actieplannen, acties en indicatoren in de boekhouding.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Vermeld duidelijk dat niet het volledig budget onder bepaalde acties, actieplannen of doelstellingen moet vallen;
    • Voer discussie over welke acties over de interne werking en weerkerende diensten prioritair moeten zijn of welke niet;
    • Belangrijk om acties over eenzelfde onderwerp (bv. digitalisering) te clusteren en onder één actieplan te plaatsen;
    • Zorg ervoor dat deze acties met indicatoren nadien ook opgevolgd en besproken worden in het directieteam. Maak hiervan per kwartaal een vast agendapunt. De voortgangsrapporten van gemeente Zaventem worden op kwartaalbasis aan de gemeenteraad voorgelegd.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Medewerkers weten niet op welke wijze zij (kunnen) bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van de organisatie;
    • Het doelstellingenkader laat niet toe om de volledige werking van de organisatie op te volgen en bij te sturen omdat het onvolledig is en geen doelstellingen bevat voor zowel nieuw beleid, de weerkerende dienstverlening als de interne ondersteunende werking;
    • De organisatie stuurt haar doelstellingenkader onvoldoende bij.

    Contactpersonen

    Katia Van Campenhout - financieel directeur Zaventem

    Katia.vancampenhout@zaventem.be

    02 717 88 00 - 0498 88 57 00