Visualisatie van rechten inzake validaties m.b.t aankoopproces
De organisatie voorziet een duidelijk onderscheid tussen de verschillende stappen in het aankoopproces. Deze stappen omvatten de bestelaanvraag, de controle op deze aanvraag, de validatie door de financiële dienst, de verwerking van aankoopfacturen en de validatie van de aankoopfacturen door de desbetreffende interne diensten.
De stappen binnen het aankoopproces zijn onderhevig aan meerdere controles door de interne diensten. Om het overzicht te bewaren stelt de aankoopdienst een validatieschema/matrix op (bijlage 1), waarbij de bevoegde personen die kunnen valideren per dienst, visueel worden weergegeven. De validatiematrix wordt periodiek (halfjaarlijks) up-to-date gebracht door de aankoopdienst.
Voordelen (voor de financiële dienst) van deze aanpak voor de organisatie:
- steeds op de hoogte blijven van de medewerkers binnen een bepaalde dienst;
- mogelijke problemen voorkomen of opsporen inzake functiescheiding;
- overeenstemming binnen de financiële dienst (zeker als de activiteiten formeel zijn afgebakend) rond de bevoegde personen.
Bijkomende voordelen die de validatiematrix kan bieden, maar die tot dusver nog niet werden toegepast:
- afstemming met de toegekende rechten in de ICT-systemen;
Stappenplan voor implementatie
- Breng in kaart welke tussenkomsten er nodig zijn binnen de financiële processen m.b.t. aankopen, zoals gebruikersacties in de softwaretoepassingen;
- Bepaal welke diensten, en welke personen binnen deze dienst, verantwoordelijk zijn voor de validatie;
- Geef dit visueel weer (vb. in Excel) met als hoofdkolommen: diensten, aanmaak bestelaanvraag, validatie bestelaanvraag, validatie facturen;
- Afhankelijk van het bestuur kunnen er nog bijkomende kolommen worden toegevoegd (vb. exploitatie-uitgaven/investeringen, aankopen/subsidies…);
- Neem actualisering mee in de implementatie. Voorzie in de matrix de mogelijkheid om aanpassingen te registreren (vb. de laatste bijwerkingsdatum) en/of laat deze periodiek agenderen op het MAT ter nazicht.
Tips voor opzet in een organisatie
- Vertrek vanuit de rechten die voorzien zijn in de software, en contacteer vervolgens de diensten om na te gaan welke rechten aangepast dienen te worden op basis van de toegewezen taken en rollen en/of functiescheiding (omdat ze bijvoorbeeld te ruim staan in de software);
- Zorg voor een werkwijze zodat de opgestelde matrix steeds een weergave is van de actuele situatie en ook in overeenstemming is met de taak- en rolverdeling en afspraken op het vlak van functiescheiding. Ook de back-ups kunnen hierbij worden opgenomen;
- Zorg voor voldoende communicatie en een centraal aanspreekpunt bij vragen.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Ongeoorloofde handelingen worden uitgevoerd in naam van het bestuur door (niet)-geautoriseerde personen;
- Het ontbreken van functiescheiding tussen de verschillende rollen in het aankoopproces.
Contactpersoon
Diensthoofd Boekhouding
Griet Hoste
051 262 150
griet.hoste@roeselare.be
Diensthoofd Aankopen
Ellen Carrette
051 262 190
ellen.carrette@roeselare.be