chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Visumtoets bij kleine aankopen

    Lokaal bestuur
    Stadsbestuur van Mortsel
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Beleids- en beheerscyclus, Opvolgen

    Het stadsbestuur van Mortsel heeft de visumplicht ingevoerd vanaf € 3.000 excl. btw. Naast de controle op de wettigheid en regelmatigheid van de uitgave door de financieel beheerder, gebeurt bij de stad Mortsel ook een nazicht door de centrale aankoopdienst (CAD). De CAD gaat na in welke mate de mededinging heeft kunnen spelen als het een aankoop betreft. Afhankelijk van het bedrag, oordelen zij of er voldoende sprake was van mededinging.

    Voor deze visumtoets heeft de organisatie een standaarddocument opgemaakt (een visumfiche) dat door de budgethouder van de aanvragende dienst moet worden overgemaakt aan de CAD. De CAD zal bij positief advies het document overmaken aan de financiële dienst die de nodige controles uitvoert zodat de financieel beheerder zijn visum kan toekennen. Alle nodige informatie ter staving van de controles wordt samengebracht in deze visumfiche.

    Stappenplan voor implementatie
    • Bepalen welke controles de organisatie wil uitvoeren bij het verlenen van een visum;
    • In onderling overleg met de betrokken diensten en medewerkers de gewenste gegevens op een controledocument in kaart brengen (zo dient het controledocument voldoende duiding te geven over wie wanneer welke actie heeft ondernomen en wat de bevindingen waren);
    • Ervoor zorgen dat alle betrokken medewerkers op de hoogte zijn van deze procedure en het controledocument, alsook van welke documenten eventueel ter onderbouwing van het visum moeten aangereikt worden;
    • Regelmatig (jaarlijks of naar aanleiding van nieuwe wetgeving) de procedure en het controledocument evalueren en actualiseren indien nodig.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Rekening houden met eventuele specifieke interne richtlijnen bij het bepalen van de uit voeren controles bij het verlenen van een visum;
    • Een checklist opstellen met de noodzakelijke stappen als complexe taken vaak herhaald moeten worden (zoals het toekennen van een visum).
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Er gebeuren (boven de vastgelegde visumdrempel) aankopen waarvoor geen budget is;
    • Er gebeuren (boven de vastgelegde visumdrempel) aankopen die strijdig zijn met de wetgeving overheidsopdrachten en waarvoor bijvoorbeeld de concurrentie onvoldoende gespeeld heeft;
    • Er wordt niet gewaakt over de toepassing van interne richtlijnen in het kader van aankopen (boven de vastgelegde visumdrempel).

    Contactpersonen

    Financieel consulent stad
    Geert Van Soom
    Tel: 03 444 17 67
    E-mail: geert.vansoom@mortsel.be