Werken aan organisatiebeheersing (zelfevaluatie), geïntegreerd in de beleids- en beheerscyclus
De gemeente- en voormalige OCMW-raad van Mol formuleerden een gezamenlijk meerjarenplan met elf strategische doelstellingen. In de elfde doelstelling is een actieplan vervat dat verwijst naar de versterking van de organisatiebeheersing. In 2015 is hier een indicator aan gekoppeld die voorziet in de jaarlijkse prioritering van vijf te optimaliseren processen.
In uitvoering van dit actieplan hebben de gemeente- en het voormalig OCMW-bestuur eind 2014 elk hun eigen zelfevaluatie uitgevoerd op basis van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen. Beide definieerden een zelfevaluatieproject, dat werd goedgekeurd door de raad, en stelden een zelfevaluatiegroep samen om dit project uit te voeren. Deze groep maakte een lijst van de bestaande beheersmaatregelen en risico’s. De risico’s werden per thema kritisch besproken en kregen daarna, samen met de bijhorende uit te werken beheersmaatregelen, een gewogen score om de prioriteit van uitvoering te bepalen. Deze zelfevaluatie en risicoweging worden om de twee jaar herhaald.
Begin 2015 nam het lokaal bestuur 19 uit te werken beheersmaatregelen op in haar zelfevaluatierapport. Deze maatregelen hadden betrekking op de thema's ICT, personeel en organisatie en financiën. Het rapport legde ze voor aan het college en het voormalige OCMW-bestuur selecteerde 12 uit te werken beheersmaatregelen. Op haar beurt diende het bestuur het uiteindelijke zelfevaluatierapport in bij de raad.
De jaarlijkse prioriteitsbepaling van de te optimaliseren processen wordt opgenomen in het tijdschema ter voorbereiding van het budget. De middelen (personeelstijd en budget) voor de ontwikkeling van de geselecteerde beheersmaatregelen kunnen zo worden geïntegreerd in het budget. Dit gebeurde voor het eerst bij de voorbereiding van het budget in 2016.
Zoals bij de andere actieplannen/acties zal ook over dit actieplan, dat betrekking heeft op de organisatiebeheersing, gerapporteerd worden in het kader van de jaarrekening. Op die manier wordt een aparte rapportering vermeden. Dit zal een eerste keer gebeuren bij de opmaak van de jaarrekening 2015.
Stappenplan voor implementatie
- Een actieplan/actie formuleren over organisatiebeheersing met indicatoren en dit integreren in een doelstelling van het meerjarenplan die betrekking heeft op de interne werking van de organisatie;
- Een zelfevaluatieproject definiëren, dat door de raad wordt goedgekeurd en wordt uitgevoerd door een evenwichtig samengestelde zelfevaluatiegroep;
- Bestaande beheersmaatregelen en risico’s in kaart laten brengen (bijvoorbeeld tijdens thematische groepsdiscussies);
- Een doordachte prioriteitsscore geven aan de in kaart gebrachte risico’s en op basis hiervan een beheersbaar aantal uit te werken beheersmaatregelen formuleren met verwijzing naar de af te dekken risico’s;
- Jaarlijks, naar aanleiding van de voorbereiding van het budget van het volgende jaar, een aantal nieuw aan te vatten risico’s selecteren;
- Aan de geselecteerde risico’s de beheersmaatregelen koppelen waarvan de uitvoering en de nodige middelen worden voorzien in het budget;
- Rapporteren over het actieplan/de actie over organisatiebeheersing aan de hand van de indicatoren in het kader van de jaarrekening;
- De zelfevaluatie en risicoweging periodiek herhalen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Organisatiebeheersing niet als een verplicht nummer beschouwen, maar als een kwaliteitsinstrument gebruiken;
- Geen nieuw systeem creëren, maar het werken aan organisatiebeheersing inbedden in het interne controlesysteem in de beleids- en beheerscyclus.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Het bestuur en het management kennen de risico’s waarmee ze geconfronteerd worden niet en/of nemen hierrond onvoldoende actie, waardoor ze kans lopen op belangrijke schade (bijvoorbeeld financieel, imago);
- De organisatiebeheersing (analyse, planning, rapportering) gebeurt ad hoc en is daardoor niet efficiënt en effectief;
- Een toename van de plannings-, monitoring- en rapporteringslast bemoeilijkt de haalbaarheid van de aanpak van de organisatiebeheersing op langere termijn.
Contactpersoon
Bestuurscoördinator HR en organisatieontwikkeling gemeente
Erwin Vandenbergh
014 33 08 43
erwin.vandenbergh@gemeentemol.be
Deskundige planning en organisatie OCMW
Hanne Verbraeken
014 33 15 00
hanne.verbraeken@ocmwmol.be