chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Werken aan interne controle / organisatiebeheersing aan de hand van een zelfevaluatie

    Lokaal bestuur
    Zwevegem
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Opvolgen, Organisatiebeheersing, Samenwerken, Zelfevaluatie

    Het gemeentebestuur van Zwevegem is reeds geruime tijd actief rond het thema interne controle / organisatiebeheersing. In 2008 werd reeds een eerste zelfevaluatie uitgevoerd, met externe begeleiding. Intern werd een verantwoordelijke aangeduid voor de verdere opvolging.

    Deze oefening werd in 2014 herhaald, deze keer samen met het OCMW gezien er de afgelopen jaren sterk werd ingezet op het samenvoegen van de diensten en er een gezamenlijk managementteam (MAT+) is. Deze zelfevaluatie werd geleid door de interne verantwoordelijken van gemeente en OCMW, en gebruikte de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen als kader. De zelfevaluatie startte in het MAT+. Er werden workshops georganiseerd waarbij alle risico's uit de leidraad werden overlopen en beoordeeld op kans dat deze zich zouden voordoen en mogelijke impact op de organisatie. De belangrijkste risico's werden samengebracht in 9 clusters, bijvoorbeeld personeelsbeleid en informatiebeheer.

    Voor elke risicocluster werd een werkgroep opgericht met een MAT+-lid als trekker. De samenstelling van de werkgroepen was divers. Soms bestonden de werkgroepen uit medewerkers van verschillende diensten en van verschillende niveaus (bijvoorbeeld voor de cluster rond interne communicatie), soms uitsluitend uit de secretaris en de financieel beheerder (voor de cluster rond fraude). Deze werkgroepen bepaalden de nodige acties en timing, en werkten de beheersmaatregelen uit.

    De rapportering over het werken aan interne controle / organisatiebeheersing is een vast agendapunt op het maandelijkse overleg van het MAT+. De acties worden opgevolgd via een overzicht in een spreadsheet (zie bijlage opvolgingsmatrix). Jaarlijks wordt er gerapporteerd aan de raad, wat meteen een moment is om de werking bij te sturen.

    Stappenplan voor implementatie
    • Een stuurgroep voor interne controle / organisatiebeheersing oprichten;
    • Samen met stuurgroep de uitgangspunten en het plan van aanpak bepalen;
    • Een evaluatieteam samenstellen, bijvoorbeeld het managementteam;
    • Een zelfevaluatie met een risicoanalyse uitvoeren;
    • De prioritaire thema's bepalen op basis van de risicoanalyse;
    • Rapporteren over de resultaten van de zelfevaluatie aan het politieke niveau;
    • Trekkers verantwoordelijk stellen voor de geselecteerde prioritaire thema's;
    • De taakstelling van de trekkers bepalen;
    • Acties per thema laten uitwerken door de trekkers;
    • De uitgewerkte acties uitvoeren, systematisch opvolgen en bijsturen waar nodig;
    • Zie ook: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/Leidraad-Organisatiebeheersing-Vlaamse-overheid/Stappenplan%20zelfevaluatie%20AV%20-%20VVSG.pdf .
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Realistisch ambities bepalen inzake de rol van interne controle / organisatiebeheersing en de timing van de uit te voeren acties, in lijn met de (werk)capaciteit van de organisatie;
    • Deze ambities onderling afstemmen (het is belangrijk dat de organisatie zowel binnen de administratie als op politiek niveau op de hoogte is van de uitgangspunten);
    • Ook de medewerkers betrekken bij deze oefening en niet enkel bijvoorbeeld het managementteam, zodoende wordt een draagvlak gecreëerd;
    • Voldoende duidelijk en naar alle medewerkers (organisatiebreed) communiceren over de reden, het nut en de ambities van een systeem voor interne controle / organisatiebeheersing;
    • De afgesproken acties ook effectief uitvoeren en ervoor zorgen dat de medewerkers op de hoogte zijn van de vereiste procedures, taken en verantwoordelijkheden;
    • De aanpak van interne controle / organisatiebeheersing transparant verankeren in de werking van de organisatie en voldoende opvolgen;
    • Zie ook: https://overheid.vlaanderen.be/leidraad-interne-controle-organisatiebeheersing-lokale-besturen.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het bestuur en het management kennen de risico's waarmee de organisatie geconfronteerd wordt niet en/of nemen hierrond onvoldoende actie, waardoor ze kans loopt op belangrijke schade (bijvoorbeeld financiële schade of imagoschade);
    • De interne controle / organisatiebeheersing (analyse, planning, rapportering) gebeurt ad hoc en is daardoor niet efficiënt en effectief;
    • Een toename van de plannings-, monitoring- en rapporteringslast bemoeilijkt de haalbaarheid van de aanpak van de interne controle / organisatiebeheersing op langere termijn.

    Contactpersonen

    ‎Diensthoofd ICT en communicatie gemeente
    Luc Velghe
    Tel: 056 76 55 25
    E-mail: luc.velghe@zwevegem.be

    Secretaris economische raad gemeente
    Elke De Ridder
    Tel: 056 76 55 67
    E-mail: elke.DeRidder@zwevegem.be