chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Werken aan organisatiebeheersing (zelfevaluatie), geïntegreerd in de beleids- en beheerscyclus

    Lokaal bestuur
    Mol
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus, Opvolgen, Samenwerken, Zelfevaluatie

    Opmerking: deze Goede Praktijk dateert van voor de integratie van gemeente en OCMW.

    Het gemeente- en OCMW-bestuur van Mol formuleerden een gezamenlijk meerjarenplan met elf strategische doelstellingen. In de elfde doelstelling is een actieplan vervat dat verwijst naar de versterking van de interne controle / organisatiebeheersing. In de loop van 2015 werd hieraan een indicator gekoppeld die voorziet in de jaarlijkse prioritering van vijf te optimaliseren processen.

    In uitvoering van dit actieplan hebben gemeente- en OCMW-bestuur eind 2014 elk hun eigen zelfevaluatie uitgevoerd op basis van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen. Beide besturen definieerden een zelfevaluatieproject, dat werd goedgekeurd door de raad, en stelden een zelfevaluatiegroep samen om dit project uit te voeren. Deze groep maakte een lijst van de bestaande beheersmaatregelen en risico’s. De risico’s werden per thema kritisch besproken en kregen daarna, samen met de bijhorende uit te werken beheersmaatregelen, een gewogen score om de prioriteit van uitvoering te bepalen. Deze zelfevaluatie en risicoweging worden om de twee jaar herhaald.

    Begin 2015 werden door het gemeentebestuur 19 uit te werken beheersmaatregelen die betrekking hadden op de thema’s ICT, personeel en organisatie en financiën geselecteerd en opgenomen in het zelfevaluatierapport, dat ter kennisgeving werd voorgelegd aan het college. Het OCMW-bestuur selecteerde 12 uit te werken beheersmaatregelen en legde haar zelfevaluatierapport voor aan de raad.

    De jaarlijkse prioritering van de te optimaliseren processen wordt meegenomen in het tijdspad ter voorbereiding van het budget. De middelen (personeelstijd en budget) voor de ontwikkeling van de geselecteerde beheersmaatregelen kunnen zo worden geïntegreerd in het budget. Dit gebeurt voor het eerst bij de voorbereiding van het budget 2016.

    Zoals over de andere actieplannen/acties wordt ook over dit actieplan, dat betrekking heeft op interne controle / organisatiebeheersing, gerapporteerd in het kader van de jaarrekening. Op die manier wordt een aparte rapportering vermeden. Dit zal een eerste keer gebeuren bij de opmaak van de jaarrekening 2015.

    Stappenplan voor implementatie
    • Een actieplan/actie formuleren over interne controle / organisatiebeheersing met indicatoren en dit integreren in een doelstelling van het meerjarenplan die betrekking heeft op de interne werking van de organisatie;
    • Een zelfevaluatieproject definiëren, dat door de raad wordt goedgekeurd en wordt uitgevoerd door een evenwichtig samengestelde zelfevaluatiegroep;
    • Bestaande beheersmaatregelen en risico’s in kaart laten brengen (bijvoorbeeld tijdens thematische groepsdiscussies); 
    • Een doordachte prioriteitsscore geven aan de in kaart gebrachte risico’s en op basis hiervan een beheersbaar aantal uit te werken beheersmaatregelen formuleren met verwijzing naar de af te dekken risico’s;
    • Jaarlijks, naar aanleiding van de voorbereiding van het budget van het volgende jaar, een aantal nieuw aan te vatten risico’s selecteren;
    • Aan de geselecteerde risico’s de beheersmaatregelen koppelen waarvan de uitvoering en de nodige middelen worden voorzien in het budget;
    • Rapporteren over het actieplan / de actie over interne controle / organisatiebeheersing aan de hand van de indicatoren in het kader van de jaarrekening;
    • De zelfevaluatie en risicoweging periodiek herhalen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Interne controle / organisatiebeheersing niet als een verplicht nummer beschouwen, maar als een kwaliteitsinstrument gebruiken;
    • Geen nieuw systeem creëren, maar het werken aan interne controle / organisatiebeheersing inbedden in het interne controlesysteem in de beleids- en beheerscylus.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het bestuur en het management kennen de risico’s waarmee ze geconfronteerd worden niet en/of nemen hierrond onvoldoende actie, waardoor ze kans lopen op belangrijke schade (bijvoorbeeld financieel, imago);
    • De interne controle / organisatiebeheersing (analyse, planning, rapportering) gebeurt ad hoc en is daardoor niet efficiënt en effectief;
    • Een toename van de plannings-, monitoring- en rapporteringslast bemoeilijkt de haalbaarheid van de aanpak van de interne controle / organisatiebeheersing op langere termijn. 

    Contactpersonen

    Bestuurscoördinator HR en organisatieontwikkeling gemeente
    Erwin Vandenbergh
    Tel: 014 33 08 43
    E-mail: erwin.vandenbergh@gemeentemol.be

    Deskundige planning en organisatie OCMW
    Hanne Verbraeken
    Tel: 014 33 15 00
    E-mail: hanne.verbraeken@ocmwmol.be