Beheer manifestatie delegeren aan een andere betrokken organisatie

Wanneer in de praktijk een andere organisatie mee betrokken is bij de planning of uitvoering van een manifestatie of andere inname, kan je in GIPOD het beheer van deze manifestatie van jouw organisatie (of suborganisatie ervan) delegeren aan deze organisatie. Met deze gedelegeerde rechten kunnen zij dan ook aanpassingen doen aan de manifestatie, zodat deze steeds zo goed mogelijk up-to-date wordt gehouden. Uiteraard bepaal je zelf welke gegevens van de manifestatie bijgewerkt mogen worden en welke niet, want als beheerder blijf je de eindverantwoordelijke voor de manifestatie.

Stap 1: Aanmelden

Meld je aan in het GIPOD: aanmelden.

Stap 2: Selecteer en open een manifestatie 

Je kan op een aantal manieren een manifestatie selecteren en openen:

Zoeken manifestaties Selecteer Innames > Manifestaties > Zoeken.
Zoeken gewijzigde manifestaties Selecteer Innames > Manifestaties > Zoeken gewijzigde.
Zoeken aanwezigheden Selecteer Aanwezigheden > Zoeken.
Zoeken gewijzigde aanwezigheden Selecteer Aanwezigheden > Zoeken gewijzigde.
Open GIPOD-entiteit Op iedere pagina vind je rechtsbovenaan een veld. Vul er een ID in en klik op Open.

Stap 3: Ga naar het tabblad Delegatie

Klik op Nieuwe delegatie toevoegen. (Indien deze knop niet zichtbaar is, klik je eerst op Bewerken.)

Je kan ook een van de voorkeursdelegaties toevoegen door op het plusteken te klikken, indien deze al ingesteld zijn door de applicatiebeheerder van uw organisatie. Ga dan onmiddellijk naar stap 6.

Stap 4 : Kies een organisatie

Kies een organisatie aan wie je gedelegeerde rechten voor deze manifestatie wil geven. 

Je kan onmiddellijk op Zoeken klikken, of eerst al enkele criteria in de wizard invullen om gerichter te zoeken en de resultatenlijst te verkleinen. 

Selecteer de gewenste organisatie uit de resultatenlijst en klik op Volgende.

Stap 5 : Selecteer schrijfrechten

Kies welke gegevens van de manifestatie de gedelegeerde organisatie allemaal mag bijwerken. Je kan kiezen uit:

Algemene info - Beschrijving
- Opmerking
- URL
Zone Zone van de manifestatie
Type Type van de manifestatie
Status Status van de manifestatie
Periode - Starttijdstip
- Eindtijdstip
- Periode van de wederkerigheid
- Patroon van de wederkerigheid
Hinder Alles op tabblad Hinder
Omleidingen Alles op tabblad Omleidingen
Interne contactgegevens Interne contactgegevens voor de manifestatie
Publieke contactgegevens Publieke contactgegevens voor de manifestatie
Initiatiefnemer Contactgegevens van de initiatiefnemer
Betrokkenen Betrokkenen toevoegen aan de manifestatie (tab Contact)

Vink de gewenste blokken aan en klik op Delegeren.

De nieuw toegevoegde delegatie met bijhorende schrijfrechten wordt getoond in een overzicht van alle delegaties voor deze manifestatie.

Stap 6 : Bewaren 

Klik op Bewaren om te bevestigen. 

Na het toevoegen van een delegatie zal de gedelegeerde organisatie ook automatisch toegevoegd worden op de tab Contact in de tabel Betrokken organisaties. Deze tab geeft een overzicht van alle beschikbare contactgegevens voor de manifestatie en de gedelegeerde organisatie hoort hier ook thuis.

Stap 7 : Wijzigen of verwijderen van een delegatie

Klik op Bewerken indien je een delegatie wil wijzigen of verwijderen.

  • Wanneer je extra schrijfrechten wil toekennen aan de gedelegeerde organisatie, of net minder schrijfrechten wil geven, gebruik je het potloodje.
  • Wanneer je de delegatie volledig wil verwijderen, gebruik je het vuilbakje. Let op: na het verwijderen van de delegatie, zal de organisatie nog altijd als Betrokken organisatie vermeld worden op de tab Contact. De contactgegevens kunnen daar verwijderd worden indien gewenst.
  • Een nieuwe delegatie toevoegen kan ook altijd. Dan doorloop je opnieuw alle stappen vanaf stap 3.

Vergeet niet te Bewaren achteraf. 

Aanverwante onderwerpen:

Een nieuwe manifestatie aanmaken

Een manifestatie zoeken

Delegaties voor manifestaties zoeken

Gewijzigde manifestaties zoeken

Een manifestatie raadplegen

Een manifestatie wijzigen