Met betalingen op factuur bedoelen we de mogelijkheid om de kosten van planaanvragen achteraf te verrekenen via een factuur, in plaats van direct bij de aankoop. Dit betekent dat u eerst de diensten kunt ontvangen en gebruiken, en vervolgens later de betaling kunt doen wanneer u de factuur ontvangt. Deze vorm van facturatie is verschillend van de facturen die automatisch worden aangemaakt bij elke afrekening van een winkelmandje, waarbij de betaling onmiddellijk wordt gedaan.
Niet elke gebruiker of organisatie krijgt de mogelijkheid om planaanvragen via factuur te betalen.
Uw organisatie moet aan één van de volgende criteria voldoen om via factuur te betalen:
- Plannen aanvragen via de integratie met KLIP-services.
- Gemiddeld meer dan 50 planaanvragen per maand indienen.
- Het gaat om een overheidsinstantie (een gemeentebestuur of een entiteit van de Vlaamse overheid).
Voldoet uw organisatie en wilt u op factuur betalen? Contacteer dan Helpdesk Digitaal Vlaanderen. De toelating om via factuur te betalen kan worden ingetrokken. Organisaties die niet tijdig hun factuur betalen verliezen deze mogelijkheid.
De aanpassing om op factuur te betalen geldt voor de volledige organisatie, indien de organisatie over meerdere organisatieniveaus beschikt, zullen deze allemaal op factuur betalen.
Een planaanvraag indienen op factuur.
Bekijk een instructiefilmpje op Youtube (opent in een nieuw venster).
Facturatiegegevens
-
Organisaties kunnen de facturatiegegevens aanpassen via de KLIP-website onder "Instellingen" per (sub)organisatie.
-
Organisaties met meerdere organisatieniveaus (suborganisaties): kunnen indien gewenst verschillende facturatiegroepen laten aanmaken. Geef uw gewenste groepen door via de Helpdesk Digitaal Vlaanderen. Deze instellingen kunnen hierna niet meer aangepast worden via de de KLIP-website.
U moet volgende facturatiegegevens invullen:
- Het e-mailadres waarnaar de facturen gemaild mogen worden.
- Ter attentie van (optioneel).
- De eigen referentie. Hier kan eventueel ook een bestelbonnummer meegegeven worden.
Ontvangen van de facturen
De facturen worden opgesteld per kwartaal en worden per mail verstuurd.
In de bijlage van die mail vindt u:
- de factuur van deze maand;
- een detail van de planaanvragen in deze facturatieperiode in een CSV-overzicht. Hierin vindt u o.a. de KLIP referentie, datum planaanvraag, planaanvrager,...
De factuur is voldoende voor uw eigen boekhouding.
Via de knop Facturen krijgt u een overzicht van uw facturen:
Vanuit de overzichtstabel kunt u de CSV met de details van de betalingen en de PDF met de factuur downloaden.
Op deze pagina kunnen zowel facturen als betalingsbewijzen gezocht worden.
Standaard worden alle documenten van de laatste 12 maanden van de (sub)organisatie getoond.
1e aanspreekpunt facturatie
- Per organisatie die plannen betaalt via factuur, houdt KLIP de naam, email en telefoonnummer bij van een contactpersoon voor wanneer er problemen zjjn met de facturatie.
Automatische herinnering update eigen referentie
- KLIP-gebruikers die op factuur betalen en gebruik maken van een eigen referentie zullen op
elke eerste dag van de maand een herinneringsmail om uw facturatiegegevens te controleren. Dit is van toepassing op organisaties die een ‘Eigen referentie’ hebben ingesteld bij de facturatiegegevens. We vragen u om uw facturatiegegevens vóór de 10de van elke maand bij te werken of aan te passen. Dit geeft ons de tijd om tussen de 11de en de 15de van de maand de facturatieronde te starten.
Facturatie: opvolging betalingen en betalingsherinneringen
- Herinneringsmails worden uitgestuurd. Organisaties met facturen die minstens 3 maand openstaan, worden gecontacteerd en kunnen de gunst om plannen aan te vragen zonder online te moeten betalen verliezen.