Op factuur

Niet elke gebruiker of organisatie krijgt de mogelijkheid om planaanvragen via factuur te betalen.

Uw organisatie moet aan één van de volgende criteria voldoen om via factuur te betalen:

  • Plannen aanvragen via de integratie met KLIP-services.
  • Gemiddeld meer dan 50 planaanvragen per maand indienen.
  • Het gaat om een overheidsinstantie (een gemeentebestuur of een entiteit van de Vlaamse overheid).

Voldoet uw organisatie en wilt u op factuur betalen? Contacteer dan Helpdesk Digitaal Vlaanderen.
De toelating om via factuur te betalen kan worden ingetrokken. Organisaties die niet tijdig hun factuur betalen verliezen deze mogelijkheid.

Facturatiegegevens

  • Organisaties met 1 organisatieniveau: doorgeven van de facturatiegegevens via de KLIP-website onder "Instellingen". 
  • Organisatie met meerdere organisatieniveaus in Geosecure: u kunt verschillende facturatiegroepen aanmaken. Geef uw gewenste groepen door via de Helpdesk Digitaal Vlaanderen.  Enkel de hoofdorganisatie kan de facturatiegegevens ingeven/aanpassen onder "Instellingen".

U moet volgende facturatiegegevens invullen:

  1. Het e-mailadres waarnaar de facturen gemaild mogen worden.
  2. Ter attentie van (optioneel). 
  3. De eigen referentie. Hier kan eventueel ook een bestelbonnummer meegegeven worden.

Ontvangen van de facturen

De facturen worden opgesteld per kwartaal en worden per mail verstuurd.

In de bijlage van die mail vindt u:

  • de factuur van dit kwartaal;
  • een detail van de planaanvragen in deze facturatieperiode in een CSV-overzicht. Hierin vindt u o.a. de KLIP referentie, datum planaanvraag, planaanvrager,...

Er is op planaanvragen geen btw verschuldigd.

De factuur is voldoende voor uw eigen boekhouding.

Via de knop Facturen krijgt u een overzicht van uw facturen:

Vanuit de overzichtstabel kunt u de CSV met de details van de betalingen en de PDF met de factuur downloaden.

Op deze pagina kunnen zowel facturen als betalingsbewijzen gezocht worden.

Standaard worden alle documenten van de laatste 12 maanden van de (sub)organisatie getoond.

1e aanspreekpunt facturatie

  • Per organisatie die plannen betaalt via factuur, houdt KLIP de naam, email en telefoonnummer bij van een contactpersoon voor wanneer er problemen zjjn met de facturatie. 

Automatische herinnering update eigen referentie​

  • KLIP-gebruikers die op factuur betalen en gebruik maken van een eigen referentie zullen op de 15e van elke laatste maand van een kwartaal een herinnering ontvangen om deze eigen referentie indien nodig aan te passen. Deze herinnering wordt gestuurd naar het eerste aanspreekpunt voor de facturatie. In organisaties waarvoor KLIP geen eerste aanspreekpunt kent, wordt de herinnering gestuurd naar het e-mailadres dat ook gebruikt wordt voor het versturen van de facturen. 

Facturatie: opvolging betalingen en betalingsherinneringen

  • Herinneringsmails worden automatisch uitgestuurd. Organisaties met facturen die minstens 3 maand openstaan, worden gecontacteerd en kunnen de gunst om plannen aan te vragen zonder online te moeten betalen verliezen.