Gedaan met laden. U bevindt zich op: Archiefdepot Vlaamse overheid Analoog archief

Archiefdepot Vlaamse overheid

Analoge bestuursdocumenten kan je in optimale omstandigheden laten bewaren in het Archiefdepot – momenteel is dit gesitueerd op de Kennissite (adres: Gustaaf Levisstraat 45 - 1800 Vilvoorde). Je kan je documenten ook altijd makkelijk opvragen en raadplegen als je ze nodig hebt. Daarnaast helpt het Archiefdepot je ook met uitvoeren van vernietigingen nadat de bewaartermijn verstreken is, uiteraard steeds na jouw uitdrukkelijke goedkeuring.

Archivaris plaatst een map in een rek.

Voor wie

Het Archiefdepot te Vilvoorde is een dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf waarvan entiteiten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse adviesorganen gebruik van kunnen maken.
Bekijk het toepassingsgebied van het Archiefdepot(opent in nieuw venster).

Dienstverlening

De dienstverlening van het Archiefdepot omvat:

  • Bewaring van overgedragen bestuursdocumenten
  • Vernietiging van overgedragen bestuursdocumenten
  • Digitaal raadplegen van bestuursdocumenten via scanning op vraag
  • Raadpleging van bestuursdocumenten op de werkplek (in een kantoorgebouw van de Vlaamse overheid)
  • Raadpleging van bestuursdocumenten in de leeszaal

Kosten

Voorwaarde: om te kunnen aansluiten op het Archiefdepot dien je aangesloten te zijn op het Serieregister.

Overheidsinstanties die gebruikmaken van het Archiefdepot betalen hiervoor géén aansluitingskost, abonnementskosten, opslag- of vernietigingskosten of andere verbruikskosten. Het Facilitair Bedrijf draagt ook de kosten voor de verhuis van bestuursdocumenten naar het Archiefdepot (enkel bij verhuisbewegingen binnen het Vlaamse en Brussels Hoofdstedelijk Gewest).

Enkel de kosten verbonden aan het voorbereiden van de bewaargeving dienen gedragen te worden door de overheidsinstantie (bv. het oplijsten van de dossiermetadata, archiefdozen voor het verpakken, …)

Voordelen

Aansluiten

Elke aanvraag om gebruik te maken van het Archiefdepot gebeurt via een melding in Facilipunt.. Heb je geen toegang tot Facilipunt? Stuur dan een mail naar informatiemanagement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) of naar depot.vilvoorde@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Bij de eerste overdracht van bestuursdocumenten, neemt Het Facilitair Bedrijf contact met je op en worden de verdere stappen besproken.

Overdragen aan het Archiefdepot

Huidige manier van overdragen

  • Als je alle onderstaande stappen hebt doorlopen, vul dan het formulier ‘Overbrengen archief naar Depot Vilvoorde’ in Facilipunt in.
  • Vermeld altijd duidelijk in het formulier wanneer er andere formaten, zoals bv. plannen, foto’s, etc., deel uitmaken van de overdracht. Informeer ons ook als je weet hebt van mogelijke aantastingen van bestuursdocumenten (bv. dossiers afkomstig uit een vochtige kelderruimte, dossiers die aangetast zijn door dieren of schimmels).

Nieuwe manier van overdragen

  • Overdragen volgens de nieuwe werkwijze zal rechtstreeks via de applicatie verlopen (en dus niet meer via het formulier in Facilipunt). Weet je niet of je entiteit al is overgestapt op de nieuwe applicatie? Contacteer dan bij voorkeur je informatiebeheerder en in tweede instantie het Archiefdepot (via Facilipunt of via depot.vilvoorde@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)).

Vooraleer je start met onderstaand stappenplan, bekijk dan eerst even de checklist(PDF bestand opent in nieuw venster).

  • Stap 1
    • Haal de dossiers uit de ringmappen, plastic mappen of mappen die gebruikt worden in een hangklassement. Enkel de dossiers horen in het archief thuis! Verwijder zo veel mogelijk nietjes en paperclips. Schoon de dossiers volledig als de bestuursdocumenten permanent te bewaren zijn, een bewaartermijn heeft van meer dan 5 jaar of wanneer het frequent opgevraagd wordt (ook bij bewaartermijnen die korter dan 5 jaar zijn). Schoon de dossiers pragmatisch als de bestuursdocumenten te vernietigen zijn, korter dan 5 jaar bewaard moeten worden en niet meer opgevraagd worden.
    • Verpak de dossiers in stevige archiefdozen, zonder metaal en zonder bodemsluiting, met als maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm. Via het raamcontract voor archiefdozen kan je archiefdozen aankopen die conform zijn aan de richtlijnen van het Archiefdepot, zowel voor korte als voor langetermijnbewaring. Indien je ervoor kiest om deze niet aan te kopen via het raamcontract, zorg er dan voor dat de kwaliteit dan gelijkwaardig is.
      Zitten de bestuursdocumenten al in archiefdozen en twijfel je of deze aan de voorwaarden voldoen voor overdracht naar het Archiefdepot? Stuur dan een foto door voor je start met het herverpakken.
  • Stap 2
    • Je registreert de inhoud van elke archiefdoos in een overdrachtslijst. Standaard gebeurt dit op het niveau van de individuele dossiers. Vul het sjabloon volledig in (dus: alle tabbladen invullen) en wijzig niets aan de velden! Bekijk ook de handleiding. Voor het beschrijven van de dossiers kan je deze tips volgen:
      • Ga eerst na of er al een toegang op de dossiers beschikbaar is: hoe gebeuren opzoekingen in de dossiers nu? Als de dossiers in databanken of dossieropvolgingsystemen worden beheerd, pols dan bij de beheerder of je collega’s van ICT of er een export van metadata mogelijk is. Mogelijk kan je delen uit de bestaande toegangen of exports kopiëren om invulwerk in de overdrachtslijst te beperken.
      • Zijn er geen dossierlijsten beschikbaar, maar wel reeds ingevulde etiketten op het verpakkingsmateriaal, dan kan je je hierop baseren. Verifieer steeds of de doosinhoud overeenkomt met de beschrijving op het bestaande etiket.
    • Noteer steeds het volgnummer van de archiefdoos in de overdracht op elke doos. Dit is handig bij het kleven van de etiketten (zie stap 3).
    • In uitzonderlijke gevallen, zoals bv. bij een seriële stapel facturen, is een beschrijving op dossierniveau niet aangewezen. Contacteer hiervoor steeds het Archiefdepot Vlaamse overheid zodat zij jouw concrete vraag kunnen beoordelen.
    • Als de bestuursdocumenten nog (her)verpakt moeten worden, is het efficiënt om het registreren van de doosinhoud in de overdrachtslijst te combineren met het fysieke verpakkingswerk. Vermeng geen permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers in eenzelfde archiefdoos.
    • Evalueer voor elke overdracht met je informatiebeheerder of de dossiers op de juiste manier beschreven en verpakt zijn. Informatiebeheerders kunnen steeds ook tussentijds feedback vragen aan het Archiefdepot over gedeeltelijk ingevulde overdrachtslijsten. Zo kan eventuele bijsturing tijdig gebeuren.
  • Stap 3
    • Eens de overdrachtslijst volledig ingevuld is, bezorg je deze aan het Archiefdepot Vlaamse overheid ter goedkeuring. Dit kan als een bijlage via een melding in Facilipunt. De definitieve goedkeuring van een overdrachtslijst gebeurt steeds via Facilipunt. Zonder gevalideerde overdrachtslijst is het niet mogelijk om gebruik te maken van het Archiefdepot.
    • Maak je etiketten pas aan nadat de overdrachtslijst is goedgekeurd. Dit kan automatisch op basis van het sjabloon van de overdrachtslijst.
  • Stap 4
    • De klaargemaakte archiefdozen stapel je op europalletten (maximum 87 standaard archiefdozen per europallet). Volg hierbij de uitgeschreven richtlijnen.(PDF bestand opent in nieuw venster) Kleine hoeveelheden hoef je niet op een pallet aan te leveren. Je kan hiervoor ook een rolcontainer (ook wel ‘postkar’ genoemd) gebruiken. De wijze van stapelen blijft hetzelfde als bij palletten. Alle benodigde materialen kan je aanvragen via Facilipunt.
    • Via de melding in Facilipunt wordt ook het transport geregeld. Standaard wordt hiervoor samengewerkt met de verhuisfirma. Je kan een datum voorstellen, maar hou er rekening mee dat dit kan wijzigen op basis van de planning van de verhuisfirma. Uiteraard wordt je hiervan tijdig op de hoogte gebracht. Daarnaast kan je nuttige informatie en bepaalde voorwaarden toevoegen (bv. op deze locatie is er enkel op dinsdagen iemand aanwezig, er is een vrachtwagen met laadklep nodig, …). Let op: ten laatste op de dag van de ophaling moet de bewaargeving klaarstaan voor transport. Breng dus de gevulde palletten en/of rolcontainers naar de laad- en losruimte de dag voor het transport doorgaat.
    • Als je organisatie zelf de archiefdozen wil vervoeren en afleveren bij het Archiefdepot, kan dat ook, mits aankondiging van het transport in Facilipunt.

    In het formulier in Facilipunt kan je zowel de overdrachtslijst uploaden als specificaties meegeven over het transport. Houd deze webpagina in de gaten voor de actuele werkwijze.

Digitaal raadplegen van dossiers via scanning op vraag

  • Stap 1

    Registreer je aanvraag tot raadpleging (digitale raadpleging is enkel mogelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen organisatie wensen te raadplegen). Je registreert je opvraging via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers die je wenst te raadplegen. Standaard worden aangevraagde dossiers digitaal aangeboden via scanning op vraag.

  • Stap 2

    Depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst via de informatiebeheerder of contactpersoon bij de overheidsinstantie te laten passeren.

    De aanvrager krijgt een bericht in Facilipunt als de gescande dossiers klaar zijn voor raadpleging.

Raadplegen van dossiers in een kantoorgebouw van de Vlaamse overheid

Belangrijk: opgevraagde dossiers worden nooit verstuurd naar de thuiswerkplek.

  • Stap 1

    Registreer je aanvraag tot raadpleging en een motivering waarom je de stukken fysiek nodig hebt. Raadpleging van dossiers in een kantoorgebouw van de Vlaamse overheid is enkel mogelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van hun eigen organisatie wensen te raadplegen.

    Je registreert je opvraging via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers die je wenst te raadplegen. Standaard worden opvragingen digitaal aangeboden via scanning op vraag. Vermeld dus, indien je het fysieke dossier nodig hebt, het kantoorgebouw naar waar het dossier dient verzonden te worden. Dit beïnvloedt de manier van verzending, nl. per Estafette of via Eurosprinter.

  • Stap 2

    Indien de aanvrager niet tot de vaste contactpersonen behoort, doen zij dit pas na aftoetsing bij de informatiebeheerder.

    De aanvrager krijgt een bericht in Facilipunt over hoe hij/zij de opgevraagde dossiers op de werkplek mag verwachten.

    • De interne koerierdienst van Het Facilitair Bedrijf (de Estafette) verzorgt de verzending van dossiers naar grote kantoorgebouwen in Brussel. De levertermijn bedraagt hiervoor 1 tot 2 werkdagen.
    • De externe koerierdienst (Eurosprinter) wordt ingezet voor het versturen en/of ophalen van dossiers naar en van de VAC’s in de provincies. Deze rijdt maximaal 2 keer per week uit.

    De depotmedewerkers sturen een bevestiging uit naar de aanvrager wanneer de koerier met de dossiers mag verwacht worden. Zowel via de interne koerierdienst als via de externe koerierdienst verloopt de aangetekende verzending via een veilig, gesloten circuit waarin de nodige registraties gebeuren voor een maximale traceerbaarheid van de dossiers.

  • Stap 3

    Standaard is de uitleentermijn van een opvraging op de werkplek 30 dagen. Terugsturen kan op twee manieren:

    • Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via Estafette)
      Als je een opvraging ontvangen hebt via interne koerierdienst (estafette), stuur je het dossier zelf terug via de verzending van je kantoorgebouw. Het Archiefdepot ontvangt hiervan geen melding op voorhand.
    • Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via externe koeriersdienst Eurosprinter)
      Als je een opvraging ontvangen hebt via externe koerierdienst (Eurosprinter), vragen we je om te melden (via Facilipunt) welke dossiers mogen terugkeren. Je verzendt zelf niets via de verzending van het kantoorgebouw noch via Bpost, maar je wacht af tot de depotmedewerkers een ophaaldatum communiceren. Geef het pakje op de afgesproken dag af aan het onthaal. Vervolgens haalt Eurosprinter het dossier op aan het onthaal op de doorgegeven datum.

Raadplegen van dossiers in leeszaal

Belangrijk om weten: de leeszaal in het Archiefdepot Vilvoorde is toegankelijk voor aanvragers uit drie groepen:

  • medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen overheidsinstantie wensen te raadplegen;
  • medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van een andere overheidsinstantie wensen te raadplegen;
  • burgers die bestuursdocumenten van de Vlaamse overheid wensen te raadplegen.

Wifi, toegang tot het VO-netwerk, scan- en kopiefaciliteiten zijn aanwezig.

  • Stap 1

    Maak steeds een afspraak als je de leeszaal wil gebruiken. Standaard verlopen opvragingen via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers of de archiefdozen die je wenst te raadplegen. Externen die geen toegang hebben tot Facilipunt, kunnen hun vraag tot inzage van dossiers stellen via depot.vilvoorde@vlaanderen.be

  • Stap 2

    De depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst af te toetsen met de informatiebeheerder of contactpersoon bij de betrokken overheidsinstantie. Indien zij akkoord gaan, stellen de depotmedewerkers de gevraagde dossiers beschikbaar voor inzage in de leeszaal. Raadpleging van dossiers gebeurt onder toezicht van de depotmedewerkers. Een toestemming tot inzage betekent niet automatisch ook een akkoord tot reproductie (bv. foto’s nemen): ook dit wordt nagevraagd bij informatiebeheerder. Indien nodig dient een medewerker van de betrokken entiteit uitleg en/of duiding te geven aan de aanvrager bij de inhoud van de bestuursdocumenten, de depotmedewerkers doen dit niet.

    Openingsuren

    Het gebouw is op weekdagen bemand van 8 uur tot en met 16u. Je dient je bezoek op voorhand te melden.

    Op de Kennissite in Vilvoorde is niet enkel het Archiefdepot gevestigd maar zijn er verschillende depotfuncties ondergebracht. Je vindt er ook de Collectie Vlaamse Gemeenschap(opent in nieuw venster) (beheerd door het Departement Cultuur, Jeugd en Media), het Onroerend Erfgoeddepot(opent in nieuw venster) (beheerd door het Agentschap Onroerend Erfgoed) en de Geotheek(opent in nieuw venster) beheerd door het Departement Omgeving). Voor praktische regelingen rond raadplegingen en meer informatie over de andere partners kan je steeds terecht op hun webpagina’s.

Vernietigen van overgedragen bestuursdocumenten

Belangrijk om te weten - Vanuit het Archiefdepot faciliteren we vernietigingen van bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken. De depotmedewerkers screenen de overdrachtslijsten en vullen per klant het sjabloon voor de verklaring van vernietiging zoveel mogelijk in op basis van de beheersregels in de overdrachtslijsten. Jaarlijks contacteren zij de betrokken informatiebeheerder hierover. Pas na diens expliciet akkoord wordt de vernietiging ook effectief uitgevoerd. Omwille van een vlotte afhandeling door de depotmedewerkers vragen we om het Archiefdepot zoveel mogelijk op te hoogte te houden van de status van de goedkeuring tot vernietiging.

  • Stap 1

    Als informatiebeheerder ben je er zelf verantwoordelijk voor om de voorstellen van de vernietigingslijsten aan te vullen, te verbeteren of dossiers te schrappen. Je kan steeds een afspraak maken in de leeszaal om dossiers die in aanmerking komen voor vernietiging extra na te kijken of uit de vernietigingslijst te verwijderen. Er is geen vernietigingsplicht.
    Ga zeker na of de selectieregels (en dan met name de bewaartermijn(en) en bestemming) van de dossiers ondertussen niet zijn gewijzigd.

  • Stap 2

    Indien je beslist om over te gaan tot (gedeeltelijke) vernietiging, regel je als informatiebeheerder de toestemming hiervoor binnen jouw organisatie.

    Indien er nog geen gepubliceerde serie in het serieregister bestaat voor de dossiers die worden vernietigd, is het jouw taak als informatiebeheerder om de nodige goedkeuringen hiervoor aan te vragen. Dien in dat geval een serie in het Serieregister in zodat de selectiecommissie Vlaamse overheid deze kan goedkeuren en publiceren. Je staat als informatiebeheerder zelf in voor het bewaren van de verkregen toestemmingen tot vernietiging (dus ook als het gaat om toestemmingen voor dossiers die zich in het Archiefdepot bevinden).

  • Stap 3

    Dit doe je via depot.vilvoorde@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

    Informeer schriftelijk de depotmedewerkers binnen een redelijke termijn welke dossiers vernietigd mogen worden en welke niet. Indien er bepaalde series of dossiers niet vernietigd mogen worden, geef dit dan beargumenteerd door.

    Indien je akkoord gaat met de vernietigingen, stuur je de bevestiging dat de dossiers mogen vernietigd worden. Daarna hoef je verder niets te doen. De depotmedewerkers regelen containers voor de ophaling van vertrouwelijk papier en voeren de fysieke vernietigingen uit. De metadata in de overdrachtslijsten blijven wel bewaard.