chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Indiening en opening kandidaatstellingen en offertes

    Om deel te nemen aan een overheidsopdracht moeten geïnteresseerde deelnemers in eerste instantie een kandidaatstelling (enkel bij tweestapsprocedures) of een offerte indienen. De regelgeving bevat bepalingen over het recht, de wijze en de termijnen om deze kandidaatstelling of offerte in te dienen.
     
    Alle kandidaatstellingen of offertes worden pas geopend na het verstrijken van het uiterste indieningstijdstip.
     
    Na de opening van de offertes blijven de inschrijvers gedurende een vastgelegde termijn (de verbintenistermijn) gebonden door hun aanbod.

    Dit wordt nader toegelicht: 

    Indieningsrecht

    Nieuw is dat thans in de regelgeving bepalingen staan die voor alle gunningsprocedures het recht regelen voor kandidaten om kandidaatstellingen in te dienen (in de tweestapsprocedures) en voor inschrijvers of geselecteerden om offertes in te dienen.

    Kandidaatstelling
     
    Een kandidaat mag zich slechts éénmaal kandidaatstellen per opdracht of per lijst van geselecteerden (art. 54, §1 van het KB Plaatsing).
    Hij kan dus bijvoorbeeld niet zelf een kandidaatstelling indienen en dan ook nog eens in combinatie met een andere persoon een kandidaatstelling indienen.
     
    Offerte en beperking indieningsrecht

    a) Een offerte

    Een inschrijver of geselecteerde mag slechts één offerte indienen per opdracht (art. 54, §2, 1e lid KB Plaatsing). Daarop geldt slechts een uitzondering in geval van varianten en bij concurrentiedialoog.

    Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. De bedoeling is om te vermijden dat een onderneming voor eenzelfde opdracht een offerte in eigen naam zou indienen en tegelijk nog een andere offerte in naam van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid waarin zij participeert, of dat zij een offerte zou indienen als lid van een combinatie en nog een tweede offerte als lid van een andere combinatie.
     
    b) Opdracht in percelen – beperking indieningsrecht

    Bij een opdracht in percelen mag de inschrijver een offerte indienen voor één, voor meerdere of voor alle percelen. De inschrijver dient voor elk gekozen perceel een afzonderlijke offerte in, tenzij de opdrachtdocumenten toestaan dat hij meerdere offertes in één document opneemt. Dit laatste kan handig zijn wanneer een groot aantal percelen een overvloed aan offertes kan meebrengen.

    De opdrachtdocumenten kunnen het aantal percelen beperken waarvoor de inschrijver een offerte mag indienen, maar dit kan enkel indien de aard van de opdracht de beperking noodzakelijk maakt en in de voorwaarden die nog dienen bepaald te worden door de Koning. (art. 54, §2, 2e lid KB Plaatsing).
     
    c) Tweestapsprocedure – geselecteerden

    In een tweestapsprocedure, doorgaans een beperkte procedure of een onderhandelingsprocedure met bekendmaking, mogen enkel de geselecteerden een offerte indienen (art. 55, 1e lid van het KB Plaatsing).  
    Dit wil zeggen dat de identiteit van een inschrijver exact dient overeen te stemmen met de identiteit van de geselecteerde.

    In het Verslag aan de Koning bij het KB Plaatsing wordt per vergissing ook de concurrentiedialoog vermeld, maar daar zijn het niet al de geselecteerden die een offerte mogen indienen, maar enkel de geselecteerden/deelnemers aan de dialoog waarvan bij het afsluiten van de dialoog een oplossing is gekozen. In het KB Plaatsing zelf staat het wel correct vermeld. Nochtans kunnen de opdrachtdocumenten expliciet offertes toestaan die zijn ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid bestaande uit een geselecteerde en één of meer niet-geselecteerde personen (art. 55, 2e lid KB Plaatsing). Dit impliceert dat bij gebrek aan dergelijke vermelding in de opdracht-documenten, men een dergelijke offerte dient te weren. Anderzijds kunnen de opdrachtdocumenten het gezamenlijk indienen van één enkele offerte door meerdere geselecteerden beperken of verbieden ter waarborg van een voldoende mededinging. Dit kan vooral van belang zijn wanneer het aantal geselecteerden erg beperkt is en bijgevolg het risico bestaat dat alle geselecteerden een offerte zouden indienen binnen één enkele combinatie.
     
    d) Onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking – genodigden

    Bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking mogen enkel de uitgenodigde marktspelers een offerte indienen (cf. art. 108, §1 KB Plaatsing).

    Hoewel deze bepaling enkel toepasselijk is vanaf de Europese drempels, is het achteraf uitnodigen van bijkomende marktspelers of het ‘toevallig’ ontvangen van andere offertes steeds af te raden (ook beneden de Europese drempels) want dit is strijdig met de gelijke behandeling van de genodigden en de spelregels van een eerlijke mededinging.

    De enige strikt omschreven uitzondering en versoepeling hierop is deze van art. 26, §1, 1°,e, 3e lid van de Wet Overheidsopdrachten: indien enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend n.a.v. een open of beperkte procedure, of een concurrentiedialoog kan de aanbestedende overheid, mits raadpleging van alle inschrijvers die aan de eisen van de kwalitatieve selectie beantwoorden en die bij de eerste procedure een formeel regelmatige offerte hebben ingediend, teneinde de mededinging te verruimen, aannemers, leveranciers of dienstverleners raadplegen die volgens haar in staat zijn om te voldoen aan de eisen inzake toegangsrecht en kwalitatieve selectie, ongeacht of zij al dan niet een offerte hebben ingediend in de eerste procedure. Deze uitzondering is enkel mogelijk indien de eerste procedure niet verplicht aan de Europese bekendmaking onderworpen was.
     
    Rechtsopvolging bij kandidaten en inschrijvers
     
    a) Natuurlijk persoon
     
    Een inschrijver die een natuurlijk persoon is en in de loop van de gunningsprocedure zijn beroepsactiviteit onderbrengt in een rechtspersoon, wordt daardoor inschrijver in zijn hoedanigheid van rechtspersoon (cf. art. 20, §2 van de Wet Overheidsopdrachten en art. 56 van het KB Plaatsing).

    Dit artikel 56 van het KB Plaatsing verplicht de aanbestedende overheid er voortaan toe deze offerte in aanmerking te nemen en bepaalt dat de inschrijver-natuurlijke persoon de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht blijft dragen. Zo niet zouden de aan de aanbestedende overheid geboden garanties immers kleiner worden, aangezien een inschrijver-rechtspersoon in tegenstelling tot een inschrijver-natuurlijke persoon niet onbeperkt gebonden is door zijn roerende en onroerende goederen. Ondanks het feit dat de bepaling alleen de situatie van de inschrijver behandelt, zou er geen zinnige reden bestaan om het rechtsopvolgingsvoordeel te weigeren aan een kandidaat.
     
    b) Rechtspersoon

    De rechtsopvolging van een rechtspersoon (kandidaat of inschrijver) door een andere rechtspersoon (bijvoorbeeld door fusie, overname, andere vennootschapsvorm,…) in de loop van de gunningsprocedure doet normaal gezien geen probleem rijzen, mits de betrokkenen de overheid daarvan tijdig inlichten. De selectie, gunning of sluiting zal dan, in voorkomend geval en mits de rechtsopvolger aan alle eisen inzake selectie voldoet, de rechtsopvolger toevallen. Dit betreft een elementaire toepassing van het vennootschapsrecht en behoefde aldus geen regeling in het KB Plaatsing.

    Indieningswijze

    Adres en locatie voor verzending of afgifte

    Onverschillig of het over het indienen van kandidaatstellingen of offertes gaat, is het van belang dat de overheid duidelijk aangeeft:
     

    • het adres waarnaar de verzending moet gebeuren met vermelding van een persoon of lokaal als precieze bestemming;
    • en het adres en de persoon waaraan (of het lokaal waarin, eventueel in een bus) de afgifte door een drager kan gebeuren;
    • en, als er een door de regelgeving opgelegde openingszitting of een vrijwillige openingszitting plaatsvindt, het adres en het precieze lokaal van opening.
     
    Deze informatie moet:
     
    • voor het indienen van kandidaatstellingen bij tweestapsprocedures in de bekendmaking staan (in bijlage A.III van het model van bijlage 7 KB Plaatsing);
    • voor het indienen van offertes bij éénstapsprocedures in de bekendmaking staan (in bijlage A.III van het model van bijlage 7 KB Plaatsing), eventueel onder de vorm van een verwijzing naar een meer gedetailleerd opdrachtdocument (doorgaans het bestek);
    • voor het indienen van offertes bij tweestapsprocedures in de uitnodiging staan.
     
    De inhoud van dit punt staat niet met zoveel woorden in het KB Plaatsing of in de Richtlijn 2004/18/EG, zelfs niet in vak I, 1 of bijlage A.III van het bekendmakingsmodel van bijlage 7 KB Plaatsing, maar is daarom niet minder van tel. Het is immers in het belang van alle partijen (en van de mededinging) dat er over adres en locatie voor de verzending of afgifte van kandidaatstellingen en offertes geen enkele onduidelijkheid zou bestaan.

    Kandidaatstelling

    a) Indieningswijze – algemeen

    Het indienen van kandidaatstellingen, in een tweestapsprocedure, gebeurt individueel en schriftelijk of telefonisch (cf. art. 51, §1, 1e lid van het KB Plaatsing).

    Met de term ‘individueel’ wil de regelgeving het indienen van gemeenschappelijke kandidatenlijsten voorkomen, bijvoorbeeld door een beroepsgroepering ten voordele van al haar leden of een bepaalde categorie ervan. De kandidaatstelling die door een combinatie van deelnemers wordt ingediend, is daarmee evenwel niet verboden. Dit betreft immers één individuele kandidaatstelling. In dit verband is het ook zo dat men zich kandidaat moet stellen voor elke individuele opdracht afzonderlijk en dat men dus niet ‘globaal’ kandidaat kan zijn voor alle of een bepaald soort van opdrachten van een overheid.

    In tegenstelling tot wat art. 51, § 1 KB Plaatsing laat uitschijnen, kan de kandidaat niet geheel vrijelijk de indieningswijze van zijn kandidaatstelling kiezen. De overheid kan immers conform art. 52, § 1 KB Plaatsing de ‘volwaardige’ elektronische middelen ‘opleggen, toestaan of verbieden’. Indien de overheid die middelen heeft opgelegd, is er van vrije keuze zelfs geen sprake.
     
    b) Telefonisch

    Een telefonische kandidaatstelling dient de kandidaat in ieder geval schriftelijk, per brief of via een ‘volwaardig’ elektronisch middel conform art. 52, §1 van het KB Plaatsing, te bevestigen binnen de indieningstermijn (cf. art. 51, §1, 3e lid van het KB Plaatsing).

    Het nut van het telefonisch indienen van kandidaatstellingen kan in vraag worden gesteld aangezien er toch een tijdige schriftelijke bevestiging noodzakelijk is. Bovendien moet de bevestiging, althans volgens de Belgische omzetting van schriftelijke bevestiging, heel strikt gebeuren terwijl uit het punt hierna blijkt dat bijvoorbeeld een fax of e-mail normaliter zou kunnen volstaan voor een geldige kandidaatstelling.
     
    c) Via ‘gewoon’ elektronisch middel niet-conform art. 52, § 1, 3e lid KB Plaatsing.

    De indiening van een kandidaatstelling is mogelijk per fax of via een ander ‘gewoon’ elektronisch middel dat niet-conform art. 52 §1 van het KB Plaatsing is zoals bijvoorbeeld e-mail (cf. art 51, §1, 2e lid KB Plaatsing).

    Met het oog op een juridisch bewijs kan de overheid verzoeken om binnen een bepaalde termijn een schriftelijke bevestiging te verzenden per brief of via een elektronisch middel conform art. 52 §1 KB Plaatsing. De overheid kan dit enkel doen als ze die verplichting én die termijn in de bekendmaking vermeldt.

    Het is echter weinig zinvol om in de bekendmaking deze schriftelijke bevestiging te vragen, omdat er geen verplichting bestaat dat de kandidaatstelling uitgaat van een persoon die bevoegd of gemachtigd is om de kandidaat te verbinden. Een ondertekende schriftelijke bevestiging heeft dan ook geen toegevoegde waarde. Door het toestaan van kandidaatstellingen via gewone elektronische middelen heeft de handtekening in deze context per definitie geen betekenis.

    Tot slot valt nog op te merken dat de ‘termijn’ waarvan sprake blijkbaar kan losstaan van de indieningstermijn, zodat de bevestiging buiten de indieningstermijn zou mogen toekomen, als het maar binnen die ‘termijn’ zou gebeuren (het lijkt dan ook raadzaam om qua ‘termijn’ voor de indieningstermijn te kiezen).
     
    Het Verslag aan de Koning bij het KB Plaatsing stelt dat, behalve voor de documenten waarvan het origineel moet worden voorgelegd, de bevestiging de reeds per fax ingediende kandidaatstelling niet volledig moet hernemen, maar beperkt mag zijn tot het feit van de indiening zelf.

    d) Op papier of via ‘volwaardig’ elektronisch middel conform art. 52, §1 KB Plaatsing.

    Het indienen van kandidaatstellingen is ook mogelijk door:
    • de papieren kandidaatstelling per drager af te geven of via een postdienst te verzenden;
    • de ‘volwaardige’ elektronische wijze te hanteren, voor zover die toegestaan is.
    Als de laatst bedoelde ‘volwaardige’ elektronische wijze opgelegd is, zijn alle andere indieningswijzen vanzelfsprekend verboden.
     
    Uitnodiging geselecteerden tot indiening offerte

    Dergelijke uitnodiging komt enkel voor bij beperkte procedures en bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
    Bij de concurrentiedialoog betreft de uitnodiging van de geselecteerden immers niet het indienen van een offerte, maar de deelname aan de dialoog.
     
    a) Voorwaarden uitnodiging

    In een beperkte procedure of een onderhandelingsprocedure met bekendmaking, nodigt de overheid de geselecteerden gelijktijdig en schriftelijk uit om een offerte in te dienen (art. 50, 1e lid KB Plaatsing). De overheid moet het bewijs kunnen leveren van de datum van verzending van de uitnodiging (art. 50, 3e lid KB Plaatsing). Dit artikel 50 van de KB Plaatsing is zowel vanaf als beneden de Europese drempels toepasselijk.
     
    b) Inhoud uitnodigingen

    De uitnodiging bevat minstens volgende elementen (art. 50, 2e lid KB Plaatsing):
     
    • hetzij de opdrachtdocumenten, hetzij het adres van de dienst waar men die documenten kan opvragen en de uiterste datum daarvoor. Deze verplichting vervalt wanneer de overheid met elektronische middelen vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot die documenten en het internetadres in kwestie vermeldt.
    • de verwijzing naar de bekendmaking van de opdracht;
    • de taal of talen waarin de offertes moeten zijn opgesteld;
    • de aanduiding van de eventueel toe te voegen documenten;
    • het adres waarnaar de offertes moeten worden verstuurd;
    • de uiterste datum en uur voor de indiening van de offertes en, als er een door de regelgeving opgelegde openingszitting of een vrijwillige openingszitting plaatsvindt, het adres en het precieze lokaal van opening.
     
    c) Uitnodiging bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

    Bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gebeurt de uitnodiging van de gekozen marktspelers tot het indienen van een offerte eveneens gelijktijdig en schriftelijk (art. 108, §1 van het KB Plaatsing).

    Hoewel deze bepaling enkel toepasselijk is vanaf de Europese drempels, is het gelijktijdig uitnodigen van de marktspelers steeds aan te raden (ook beneden de Europese drempels) omwille van de gelijke behandeling van de genodigden en de spelregels van een eerlijke mededinging. Ook hier is het gebruik van gewone elektronische middelen, zonder schriftelijke bevestiging, gemakshalve mogelijk.
     
    Offerte

    a) Algemeen toepasselijke voorwaarden

    Rond de wijze van indienen van offertes gelden de volgende voorwaarden:

    1) Het indienen van offertes kan enkel schriftelijk gebeuren (cf. art. 51, §2, 1e lid van het KB Plaatsing).
     
    2)      De offerte is enkel geldig als ze ondertekend is door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de inschrijver te verbinden (cf. art. 51, §2, 2e lid van het KB Plaatsing).

    Het feit dat inschrijvers hun offertes schriftelijk en door een bevoegde ondertekend moeten indienen, betekent dat ze daarvoor geen ‘gewone’ elektronische middelen kunnen gebruiken.
    Ze dienen dus: 
    Als de laatstbedoelde ‘volwaardige’ elektronische middelen opgelegd zijn, dan is de eerstvermelde papieren indieningswijze vanzelfsprekend verboden.

    3) Een offerte ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid moet ondertekend zijn door alle deelnemers aan de combinatie (cf. art. 51, §2, 2e lid van het KB Plaatsing). De deelnemers zijn dan hoofdelijk verbonden en zijn verplicht de deelnemer aan te duiden die de combinatie zal vertegenwoordigen tegenover de overheid.

    Dit art. 51, §2 van het KB Plaatsing verenigt een aantal bepalingen in zake vorm en ondertekening van de offertes uit de artikelen 89 van het vorige KB van 8.1.1996 en 93 §1 van het vorige KB van 8.1.1996, alleen toepasselijk op aanbesteding en offerteaanvraag, en breidt ze uit naar de andere gunningsprocedures. Deze uitbreiding qua formaliteiten springt vooral in het oog voor de onderhandelingsprocedures met bekendmaking.

    Het is af te raden om het indienen van kopieën op te leggen omdat men nooit zekerheid heeft over de perfecte overeenstemming met het origineel en uiteindelijk enkel de originele offerte rechtsgeldig is.
     
    b) Voorwaarden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

    Bovenvermelde voorwaarden zijn niet toepasselijk bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, tenzij de opdrachtdocumenten via een andersluidende bepaling daarvan afwijken (cf. art. 106, §1 van het KB Plaatsing).

    Het gebruik van gewone’ elektronische middelen, die per definitie niet ondertekend (moeten) zijn is daardoor mogelijk voor het indienen van offertes bij deze onderhandelingsprocedures.
    Een schriftelijke bevestiging of elektronische ondertekening is in geen geval vereist. 

    Elektronische indiening

    Algemeen

    E-tendering (https://eten.publicprocurement.be/) is een online platform dat door een aanbestedende overheid in België gratis kan gebruikt worden om digitaal kandidaatstellingen of offertes te ontvangen en te openen. Het sluit aan bij het publicatieplatform e-notification.
     
    Een kandidaatstelling of offerte die wordt ingediend via e-tendering is geheel gelijkwaardig aan een papieren kandidaatstelling of offerte die per post wordt verzonden of via een drager wordt afgegeven. E-tendering voorziet daarom een beveiligde omgeving, die voldoet aan de voorwaarden van art. 52, § 1 KB Plaatsing. E-tendering is dan ook een ‘volwaardig’ elektronisch middel. E-tendering onderscheidt zich zo van de ‘gewone’ elektronische middelen zoals e-mail, die niet aan de gestelde voorwaarden voldoen.
     
    E-tendering biedt de volgende functionaliteiten:
     

    • het configureren van een dossier: het aanpassen van de parameters (wijzigen datum openingszitting, toevoegen van personen die de openingszitting kunnen uitvoeren, het aangeven van het aantal percelen, …);
    • het kenbaar maken van de elektronische openingszitting aan de inschrijvers;
    • het beveiligd openen van ingediende kandidaatstellingen en offertes op de elektronische opening. Dit het impliceert het gelijktijdig optreden van minstens twee personen;
    • het downloaden van de elektronisch ontvangen kandidaatstellingen en offertes naar de eigen harde schijf of het netwerk van de entiteit;
    • het automatisch aanmaken van een elektronisch proces-verbaal van de openingszitting;
    • het archiveren van de offertes.
     
    E-tendering binnen de Vlaamse overheid

    De aanbestedende overheid kan voor elke opdracht afzonderlijk beslissen of zij het gebruik van elektronische middelen toestaat, verbiedt of oplegt voor de indiening van de kandidaatstellingen of offertes (cf. art. 52, § 2 KB Plaatsing). Die regel geldt uiteraard niet voor gunningsprocedures die per definitie via elektronische middelen verlopen (elektronische veiling en dynamisch aankoopsysteem).

    Binnen de Vlaamse overheid geldt er echter een verplichting tot het gebruik van e-tendering. Op 22 juni 2012 werd de omzendbrief betreffende het gebruik van e-tendering goedgekeurd door de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering beveelt de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen aan om offertes alleen nog digitaal via het onlineplatform e-tendering te laten indienen. Deze verplichting is voorlopig beperkt gebleven tot bekendgemaakte eenstapsprocedures.
     
    Het gebruik van e-tendering moet dus opgelegd worden aan de inschrijvers voor de volgende procedures:
      
    De indiening van offertes op papier is zodoende niet langer mogelijk voor deze gunningsprocedures. Bij de volgende procedures kan de aanbestedende overheid nog steeds zelf kiezen of zij het gebruik van e-tendering toestaat, verbiedt of oplegt:
      
    Bij tweestapsprocedures wordt het gebruik van e-tendering wel aangemoedigd, zowel voor het ontvangen van kandidaatstellingen als offertes. Het SG-forum verzocht alle entiteiten ook voor tweestapsprocedures, vóór 31.12.2013, over te stappen naar het e-tenderingplatform.
     
    Wat de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking kan worden opgemerkt dat het toegestaan is om een ‘gewoon’ elektronisch middel zoals e-mail te gebruiken voor de indiening van de offertes. Het gebruik van e-tendering vormt dan ook eerder een rem op de soepelheid van deze procedure. Art. 52 KB Plaatsing is overigens niet van toepassing op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (cf. art. 106, § 1 KB Plaatsing).

    Gebruik

    De handleiding e-tendering biedt ondersteuning bij het gebruik van e-tendering. De cel e-procurement van het Departement Bestuurszaken organiseert regelmatig vormingssessies rond o.m. het gebruik van e-tendering. Voor verdere vragen kan steeds contact opgenomen worden met de federale helpdesk e-procurement.
     
    Een aantal belangrijke aandachtspunten voor het gebruik van e-tendering worden hier aangestipt:

    a) Opdrachtdocumenten en aankondiging

    Het gebruik van e-tendering (toegestaan of verplicht) moet vermeld worden in de opdrachtdocumenten (bestek of selectieleidraad). De kandidaten of inschrijvers moeten immers op de hoogte zijn van de mogelijkheid, respectievelijk de verplichting om via e-tendering in te dienen.
     
    De modelbestekken voorzien in een dergelijke bepaling
     
    Bij de opmaak van de aankondiging in e-notification is vereist dat e-tendering wordt aangevinkt. De ruimte in e-tendering voor deze overheidsopdracht zal hierdoor automatisch aangemaakt worden.
     
    Alvorens kandidaten of inschrijvers hun documenten voor deze overheidsopdracht kunnen opladen moet het dossier in e-tendering geactiveerd worden. Na elke publicatie (of verzending van uitnodigingen aan de geselecteerden) in e-notification moet de overheid dus ook naar e-tendering gaan om het dossier er te activeren. Als dit niet gebeurt, kan dit aanleiding geven tot het verlengen van de indieningstermijn, omdat het tijdens een deel van de voorziene indieningstermijn niet mogelijk was voor de kandidaten/inschrijvers om in te dienen.

    b) Elektronische handtekening

    1) Algemeen

    Wanneer e-tendering gebruikt wordt voor de indiening van kandidaatstellingen of offertes, moet een elektronische handtekening geplaatst worden die voldoet aan alle Europese regels en met het nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening. De elektronische handtekening moet geplaatst worden met een geldig gekwalificeerd certificaat en gerealiseerd worden met een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (cf. art. 52, § 1, 1° KB Plaatsing).
     
    Kortweg kan gesteld worden dat het moet gaan om een ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’. De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert niet alleen de authenticiteit van de handtekening zelf, maar ook de integriteit van de inhoud ervan en het precieze tijdstip waarop de handtekening werd geplaatst.
     
    Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan in de praktijk op twee manieren geplaatst worden:
    • met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID);
    • met een gekwalificeerd certificaat dat aangekocht wordt bij een private actor.
     
    Een gescande handtekening is dus onvoldoende.

    2) Kandidaatstellingen en de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
     
    Een kandidaatstelling hoeft in principe immers niet ondertekend te zijn. Hiervoor moet verwezen worden naar de art. 51, § 2 KB Plaatsing en art. 82, § 1 KB Plaatsing.
    Bijgevolg is ook de elektronische ondertekening van een kandidaatstelling niet vereist, tenzij de aanbestedende overheid toch de ondertekening ervan oplegt (art. 52, § 1, 1° KB Plaatsing).
     
    Voor offertes bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is de ondertekening evenmin verplicht omdat artikel 51 KB Plaatsing niet van toepassing is (cf. art. 106, § 1, 1° KB Plaatsing).
     
    Samengevat komt het er op neer dat een gekwalificeerde elektronische handtekening enkel verplicht is voor offertes (met uitzondering van offertes bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking). Wanneer het gaat om kandidaatstellingen is een elektronische handtekening niet vereist.
     
    3) Bevoegdheid
     
    De ondertekening van de offerte moet gebeuren door een persoon die bevoegd of gemachtigd is om de inschrijver te verbinden. Aangezien bij e-tendering de ondertekening van de offerte de vorm aanneemt van een gekwalificeerde elektronische handtekening, is het deze elektronische handtekening die moet uitgaan van een bevoegd of gemachtigd persoon.
     
    Het volstaat dus niet voor de inschrijver dat de offerte op papier werd ondertekend (en gescand) door een bevoegd persoon, waarna een administratief personeelslid de offerte oplaadt in e-tendering en voorziet van een elektronisch handtekening met zijn of haar eigen identiteitskaart. De elektronische handtekening in e-tendering is doorslaggevend, dus moet dit administratief personeelslid gemachtigd worden door middel van een volmacht. Ofwel kan de inschrijver werken met een aangekocht gekwalificeerd certificaat op naam van de onderneming.
     
    c) Tijdstip van opening bij aanbesteding en offerteaanvraag
     
    Het openen van kandidaatstellingen of offertes is pas mogelijk wanneer het uiterste indieningstijdstip, zoals ingesteld in het dossier in e-tendering, bereikt is.
     
    De ‘kluis’ in e-tendering wordt echter niet automatisch afgesloten wanneer het uiterste indieningstijdstip bereikt wordt, maar pas wanneer de overheid de kandidaatstelling of offertes effectief opent. Tot dan kan men dus nog kandidaatstellingen of offertes opladen.
     
    Dit is vooral van belang voor de aanbesteding en offerteaanvraag. Bij deze gunningsprocedures kunnen kandidaatstelling of offertes immers nog ontvangen worden tot op het moment waarop de voorzitter de zitting geopend verklaart (cf. art. 90, § 2 KB Plaatsing en art. 92, 3° KB Plaatsing).
     
    Indien het bijvoorbeeld gaat om een open offerteaanvraag met een openingszitting om 13u00, maar de voorzitter opent de zitting om de een of andere reden pas om 13u12, dan zijn alle offertes die ontvangen werden tussen 13u00 en 13u12 tijdig ontvangen.
     
    Het is dan ook aangeraden om te vermelden op het PV van opening wanneer de voorzitter de zitting heeft geopend. Het PV bevat een vrij tekstveld waar dit mogelijk is.
     
    Om het precieze tijdstip van de opening te bepalen, kan daarbij verwezen worden naar het moment van de eerste klik. Minstens twee personen moeten immers klikken op een knop om te openen en dit binnen een tijdspanne van één minuut. De precieze momenten waarop zij geklikt hebben, komen op het PV van opening te staan.
     
    Door de opening van de zitting door de voorzitter te koppelen aan het moment van eerste klik, krijgt men een tijdstip van opening dat tot op de seconde nauwkeurig is. Dit zal vooral van belang zijn in twee gevallen:
     
    • wanneer de zitting laattijdig geopend werd en er discussies moeten vermeden worden omtrent het al dan niet tijdig zijn van bepaalde kandidaatstellingen of offertes. Uiteraard moet de overheid er steeds over waken dat zij de openingszitting laat plaatsvinden op het vooropgestelde tijdstip;
    • in het geval van een onderbreking in de beschikbaarheid van e-tendering (een E-tenderingincident, zie verder).
     
    d) Uitzondering op verplichte indiening via e-tendering
     
    Wanneer e-tendering verplicht wordt voor de indiening kan de vraag van de overheid naar bepaalde toe te voegen documenten of andere zaken voor problemen zorgen. Het kan immers gaan om niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen toe te voegen documenten, zoals monsters of een maquette van een architecturaal ontwerp.
     
    De regelgeving voorziet dat de overheid hiervoor een uitzondering op de verplichte indiening via e-tendering kan toestaan (cf. art. 52, § 2, tweede lid KB Plaatsing). De indiening op papier blijft dus mogelijk, maar uitsluitend voor deze niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen toe te voegen documenten. De indiening op papier moet gebeuren vóór het uiterste indieningstijdstip. Het feit dat de overheid akkoord moet gaan met deze uitzondering strookt overigens niet met de Europese Richtlijn 2004/18/EG (art. 42, 5, d).
     
    Bij de opmaak van de opdrachtdocumenten is het dus van belang om te kijken wat men als overheid vraagt qua bij te voegen documenten. Een uitzondering op de verplichte indiening via e-tendering is misschien aan de orde.
     
    Wanneer e-tendering niet verplicht is, maar toegestaan, is het overigens ook mogelijk om bepaalde toe te voegen documenten op papier te bezorgen vóór het uiterste indieningstijdstip (cf. art. 52, § 2, derde lid KB Plaatsing). Hier is het niet vereist dat het gaat om niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen toe te voegen documenten, noch dat de overheid vooraf haar toestemming geeft. Men kan dus een kandidaatstelling of offerte indienen die uit een mengeling bestaat van papieren documenten en e-tendering.
     
    e) Veiligheidsarchief
     
    Wanneer een kandidaatstelling of een offerte een virus, macro of schadelijke instructie bevat, zal e-tendering de geïnfecteerde documenten in een veiligheidsarchief plaatsen om de integriteit van de computersystemen van de aanbestedende overheid te beschermen (cf. art. 52, § 1, 2° KB Plaatsing).
     
    Voor zover dit technisch noodzakelijk is, kan het aangetaste document als niet ontvangen worden beschouwd. Het Verslag aan de Koning KB Plaatsing geeft aan dat de aanbestedende overheid zelf moet beslissen dat zij de bestanden kan lezen of desinfecteren zonder dat haar eigen computersystemen gevaar lopen, maar ook dat de inhoud van de documenten hierdoor niet zal gewijzigd worden. Kan dit niet gegarandeerd worden dan is er sprake van een technische noodzakelijkheid die leidt tot het buiten beschouwing laten van het document. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een macro-opdracht die de inhoud van het document kan wijzigen.
     
    De kandidaat of inschrijver waarvan een document wordt opgenomen in het veiligheidsarchief zal hiervan niet onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. Hij mag immers geen kans krijgen om alsnog een (schriftelijk) stuk in te dienen dat aan de voorwaarden voldoet om zijn kandidaatstelling of offerte te regulariseren. Dit omwille van de gelijke behandeling.

    De overheid neemt de motivering op in de selectie- of gunningsbeslissing. De kandidaat of inschrijver zal op de hoogte gebracht worden volgens de algemeen toepasselijke informatieregels.
     
    De regelgeving stelt dat indien ‘het’ document als niet ontvangen wordt beschouwd omdat het geïnfecteerd is, dit leidt tot het weren van de kandidaatstelling of offerte. De regelgeving lijkt er echter van uit te gaan dat een kandidaatstelling of offerte uit slechts één document bestaat, terwijl het in de praktijk om meerdere documenten kan gaan.

    Aangezien e-tendering enkel de aangetaste bestanden in een veiligheidsarchief onderbrengt, is het onregelmatig verklaren van de gehele offerte een zeer zware sanctie. De overheid beschikt immers nog over alle documenten van de offerte die niet aangetast waren. Samen kunnen zij een offerte vormen die nog steeds alle vereiste bijlagen en gegevens bevat. Het aangetaste bestand dat als niet ontvangen wordt beschouwd kan bijvoorbeeld slechts een zeer bijkomstige bijlage zijn, of het kan gaan om een document dat achteraf nog kan opgevraagd worden omdat het objectieve en vaststaande gegevens bevat. De aard van het geïnfecteerde document en de gevolgen voor de regelmatigheid van de offerte moeten daarom geval per geval bekeken worden.
     
    f) Dubbele elektronische zending en veiligheidskopie
     
    De regelgeving voorziet twee mechanismen om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de indiening via e-tendering:
     
    • Dubbele elektronische zending: dit is vooral bedoeld voor de indiening van zeer omvangrijke documenten. Vóór de opening wordt in eerste instantie slechts een vereenvoudigde kandidaatstelling of offerte ingediend. De eigenlijke documenten worden pas in een tweede fase opgeladen, binnen een termijn van 24 uur na het uiterste indieningstijdstip (cf. art. 52, § 3, 1° KB Plaatsing). De kandidaatstelling of offerte kan op die manier tijdig ingediend worden terwijl er nog wat meer tijd rest om de omvangrijke documenten op te laden.
    • Veiligheidskopie: naast de indiening van de kandidaatstelling of offerte via e-tendering wordt een papieren kopie ingediend. Deze kopie mag enkel geopend worden ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde kandidaatstelling of offerte (cf. art. 52, § 3, 2° KB Plaatsing).
     
    De overheid kan het gebruik van één of van beide van deze mechanismen uitdrukkelijk toestaan. Het gebruik van deze mechanismen leidt in de praktijk echter tot nieuwe interpretatieproblemen. Het is dan niet aangeraden om deze te gebruiken.
     
    Bij de dubbele elektronische zending mag de kandidaat of inschrijver in de termijn van 24 uur niets meer veranderen aan de documenten die hij oplaadt. De minste wijziging zal er immers voor zorgen dat de hashcodes van de documenten, die doorgestuurd werden bij de eerste zending, niet meer overeenkomen met de opgeladen documenten bij de tweede zending. De offerte is daardoor onregelmatig. Een kandidaat of inschrijver moet zich dus meer dan bewust zijn van het technische plaatje om niet in deze val te lopen.

    Overigens verhelpt de dubbele elektronische zending aan het eigenlijke probleem: de omvang van sommige documenten. Een document dat groter is dan de toegestane limieten zal steeds voor problemen zorgen, ongeacht of het vóór het uiterste indieningstijdstip moet opgeladen worden of binnen een termijn van 24u daaropvolgend.

    Omwille van de technische complexiteit kennen weinig aanbestedende overheden en ondernemingen de modaliteiten van deze dubbele elektronische zending. Het is bijgevolg erg aangewezen zeer terughoudend te zijn in de toepassing van dit mechanisme.
     
    De veiligheidskopie zorgt voor heel wat interpretatieproblemen omdat zeer onduidelijk is wat men precies moet verstaan onder ‘een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening’. Het is in ieder geval geen ‘tweede’ indiening, terwijl het voor kandidaten of inschrijvers daar wel alle schijn van kan hebben. De veiligheidskopie was vooral een hulpmiddel in de overgangsfase, wanneer de Vlaamse overheid met het gebruik van e-tendering startte.
     
    E-tenderingincidenten
     
    Techniek is nooit onfeilbaar, dus behoort een onderbreking in de beschikbaarheid van e-tendering ook tot de mogelijkheden. Voor een kandidaat of inschrijver kan dit zware gevolgen hebben: de onderbreking kan hem verhinderen om de nodige documenten op te laden of te voorzien van een elektronische handtekening, waardoor hij uit de boot dreigt te vallen.
     
    Indien een onderbreking zich voordoet, is het daarom belangrijk dat de overheid gepast reageert. Wanneer de onderbreking zich precies voordoet en hoe lang zij duurt zal hierbij van belang zijn. Uiteraard moet het ook gaan om een onderbreking in de beschikbaarheid van e-tendering (of het gekoppelde platform voor het plaatsen van elektronische handtekening), en niet aan een onderbreking die zich bevindt aan de zijde van de kandidaat of inschrijver.
     
    In twee situaties is actie vanwege de overheid noodzakelijk:
     
    • een onderbreking tijdens de openingszitting;
    • een onderbreking vóór de opening.
     
    Een uitgebreide toelichting, samen met de nodige instructies om deze probleemgevallen aan te pakken, kan u terugvinden in de handleiding ‘Richtlijnen bij een E-tenderingincident’.
    Hierna volgt een korte toelichting, om de essentie van deze twee situaties duidelijk te maken:

    a) Onderbreking tijdens de openingszitting

    In dit geval heeft de voorzitter de openingszitting reeds geopend verklaard, maar kan de opening van de kandidaatstellingen of offertes niet worden afgerond door een probleem met e-tendering. Het probleem duikt dus pas op wanneer de overheid start met het openen van de kandidaatstellingen of offertes.

    De regelgeving voorziet dat een extra openingszitting moet plaatsvinden op een later tijdstip, wanneer tijdens de oorspronkelijke openingszitting technische moeilijkheden zijn gerezen voor de opening van de kandidaatstellingen of offertes. Alle op de oorspronkelijke zitting aanwezige of gekende inschrijvers worden gelijktijdig en schriftelijk uitgenodigd voor deze extra openingszitting (cf. art. 94, 2° KB Plaatsing).

    Het indienen van nieuwe kandidaatstellingen en offertes of het wijzigen van de ingediende documenten is niet meer mogelijk, aangezien de voorzitter de zitting reeds heeft geopend. Het uiterste moment om een kandidaatstelling of offerte in te dienen is daarmee reeds verstreken.

    Deze situatie zal zich enkel voordoen wanneer in een openingszitting voorzien is, dus (in hoofdzaak) bij aanbestedingen en offerteaanvragen. Is er niet in een openingszitting voorzien, dan moet de overheid gewoon wat geduld uitoefenen. Op een later tijdstip kan zij opnieuw proberen om te openen, zonder bijkomende formaliteiten.

    b) Onderbreking vóór de opening
     
    Een delicater probleem stelt zich wanneer de onderbreking zich voordoet vóór de opening. Ongeacht de gunningsprocedure kan dit immers leiden tot een ongelijke behandeling van de kandidaten of inschrijvers.

    Uiteraard zal niet elke onderbreking leiden tot een ongelijkheid. Zo zal een onderbreking daags vóór de openingszitting in principe zonder gevolg blijven, aangezien men nog op de dag van de opening zelf nog over voldoende tijd beschikt. Ook een zeer kortstondige onderbreking, zelfs heel kort vóór de opening, mag geen probleem vormen.

    Artikel 90, § 3 KB Plaatsing voorziet uitdrukkelijk in de mogelijkheid voor de aanbestedende overheid om de opening uit te stellen. Hiervoor gelden twee voorwaarden: de aanbestedende overheid heeft kennis van de onbeschikbaarheid, én minstens één kandidaat of inschrijver heeft gemeld dat hij zijn kandidaatstelling of offerte hierdoor niet tijdig dreigt te kunnen indienen.

    De overheid zal steeds zelf moeten oordelen of er werkelijk sprake is van een zwaarwichtige onderbreking die de kandidaten of inschrijver zodanig hindert dat een ongelijkheid kan optreden. Het meest duidelijke geval is hoogstwaarschijnlijk een onderbreking die zowat het gehele laatste uur voor de opening bestrijkt.

    Indien de overheid van oordeel is dat het wel degelijk om een problematische onderbreking gaat, dan zal zij de opening verdagen. De datum en het tijdstip van de uitgestelde opening wordt gepubliceerd door middel van een rectificatiebericht (of medegedeeld aan de geselecteerden, in het geval van een tweestapsprocedure).

    Aangezien het tijdstip van opening nog niet bereikt was maar uitgesteld wordt, is het indienen van nieuwe kandidaatstellingen en offertes of het wijzigen ervan nog steeds mogelijk.

    Bij ernstige storingen zal de federale overheid steeds een communicatie rondsturen. Het is aangewezen dat de aanbestedende overheid op basis van deze informatie oordeelt of zij de opening zal verdagen, zonder te wachten op een melding van een kandidaat of inschrijver, teneinde de gelijke behandeling te vrijwaren. In de praktijk kan het immers voorvallen dat de kandidaten of inschrijvers blijven proberen om hun kandidaatstelling of offerte in te dienen en daardoor pas melding maken enkele minuten vóór de opening of zelfs erna, zodat een uitstel van de opening niet meer mogelijk is. De communicatie vanwege de federale overheid biedt voldoende basis voor de aanbestedende overheid om de beslissing tot het uitstellen van de opening te nemen.

    Overigens is dit artikel 90, § 3 KB Plaatsing in principe enkel van toepassing op de aanbesteding en offerteaanvraag, aangezien het deel uitmaakt van het hoofdstuk rond de gunning bij aanbesteding en offerteaanvraag. Maar uiteraard kan een technische onbeschikbaarheid de aanbestedende overheid ertoe nopen om te opening uit te stellen ongeacht de gunningsprocedure. Het is dan ook aangewezen om steeds de bovenstaande werkwijze te hanteren, om zodoende de gelijke behandeling te vrijwaren wanneer een onbeschikbaarheid deze in het gedrang kan brengen.

    Indieningstermijnen

    Aangezien de regels rond indieningstermijnen uitsluitend gericht zijn op gunningsprocedures met bekendmaking, is dit punt niet toepasselijk op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
    De indieningstermijnen voor kandidaatstellingen en offertes heten in de regelgeving ‘termijnen voor ontvangst’.

    Principes

    a) Individuele vaststelling

    De regelgeving schrijft een aantal indieningstermijnen voor in functie van de gekozen gunningsprocedure en van de al dan niet Europese bekendmaking (cf. art. 46 KB Plaatsing, art. 47 KB Plaatsing, art. 48 KB Plaatsing en art. 49 van het KB Plaatsing).

    Toch moet de overheid iedere indieningstermijn, en dus het uiterste indieningstijdstip, voor elke opdracht individueel vaststellen.
     
    b) Vaststellingsregels

    Bij het individueel vaststellen van de termijnen dient de overheid een reeks algemene regels te respecteren:

    1) De in het KB Plaatsing voorgeschreven termijnen zijn netto termijnen, waarin zowel de dag van verzending van de bekendmaking als de uiterste dag van indiening niet meetellen (cf. art. 72bis van de Wet Overheidsopdrachten).

    Feestdagen en weekends zijn bij de termijnen inbegrepen, behalve indien ze uitdrukkelijk worden uitgesloten of indien de termijnen in werkdagen zijn omschreven. Indien de laatste dag van een anders dan in uren omschreven termijn een feestdag, een zaterdag of een zondag is, loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de daaropvolgende werkdag.

    Voorbeeld: een opdracht met een indieningstermijn van 52 dagen waarvan de bekendmaking is verzonden op 1 maart. De termijn begint te lopen op 2 maart en eindigt op 22 april middernacht waardoor een eventuele openingszitting pas kan plaatsvinden op 23 april. Mocht 22 april echter op een zaterdag vallen, dan verstrijkt de termijn niet eerder dan op maandag 24 april middernacht en kan de openingszitting pas plaatsvinden op dinsdag 25 april.

    2) De voorgeschreven termijnen zijn slechts minimumtermijnen (cf. art. 42, 1e lid van het KB Plaatsing).

    Nochtans biedt de regelgeving heel wat mogelijkheden tot inkorting van de termijnen.
    Er wordt dan ook terecht op gewezen dat de overheid voorzichtig moet omgaan met de vele inkortingsmogelijkheden die het normale verloop van de mededinging in het gedrang kunnen brengen.Ze vergen in ieder geval een verantwoording in het gunningsdossier, zonder dat een gemotiveerde beslissing als zodanig vereist is (zie Verslag aan de Koning bij art. 48 KB Plaatsing).

    3) De overheid houdt rekening met de complexiteit van de opdracht en de nodige voorbereidingstijd voor het opmaken van de offertes (cf. art. 42, 2e lid van het KB Plaatsing).
     
    4) Ze verlengt de voorgeschreven indieningstermijn voor de offertes zodanig dat alle inschrijvers in spé kennis kunnen nemen van alle nodige informatie voor de op van de offertes (cf. art. 42, 3e lid van het KB Plaatsing):
     


    Een verlenging kan zich ook tijdens de gunningsprocedure opdringen in geval van        bekendmaking van een rectificatiebericht.

    5) Indien er geen voorgeschreven termijnen zijn, stelt de overheid een passende en ‘redelijke’ indieningstermijn vast voor de kandidaatstellingen en offertes (cf. art. 42, 4e lid van het KB Plaatsing), hierbij rekening houdend met de complexiteit van de opdracht.
     
    6) De overheid moet het einde van de indieningstermijn precies vaststellen op een bepaalde datum en uur (uiterste indieningstijdstip) en niet louter op een bepaalde datum.

    Deze regel vloeit voort uit vak IV.3.4 van het bekendmakingsmodel in bijlage 7 KB Plaatsing. De ratio legis is dat een datum te ruim zou zijn gesteld als tijdigheidscriterium en tot willekeur zou kunnen leiden bij de beoordeling van de tijdigheid.
     
    7) Als er een openingszitting plaatsvindt voor het openen van kandidaatstellingen en/of offertes, dan wordt het uiterste indieningstijdstip bepaald door de datum en het uur van deze zitting (cf. art. 45 van het KB Plaatsing).

    Het kan gaan om een door de regelgeving opgelegde openingszitting of om een vrijwillige openingszitting. Het is bijgevolg uitgesloten om het uiterste indieningstijdstip bijvoorbeeld één uur of een dag vroeger vast te stellen dan het tijdstip van de openingszitting, dit ondanks het feit dat het bekendmakingsmodel, bijlage 7 KB Plaatsing, aparte vakken IV.3.4 en IV.3.8 bevat voor beide tijdstippen. De Richtlijn 2004/18/EG kent dit voorschrift immers niet, maar de federale Commissie Overheidsopdrachten heeft voor deze strengere Belgische regeling geopteerd omwille van de duidelijkheid, die bij de kandidaten en inschrijvers verwarring voorkomt over het ultieme indieningstijdstip.
     
    c) Bezorgen opdrachtdocumenten

    Het bezorgen van de opdrachtdocumenten bij eenstapsprocedures, open procedure en vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking, gebeurt (cf. art. 43 KB Plaatsing):
     
    • hetzij door de vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang ertoe via het in de bekendmaking aangeduide internetadres;
    • hetzij binnen 6 dagen na ontvangst van het verzoek, mits dit verzoek tijdig is gebeurd.
     
    d) Aanvullende inlichtingen

    Het meedelen van de aanvullende inlichtingen over de opdrachtdocumenten of het beschrijvend document, voor zover men daarom tijdig heeft verzocht, gebeurt (cf. art. 44 KB Plaatsing):
      
    Een verdere toelichting wordt gegeven voor
     

    Opdrachten met Europese bekendmakingsplicht

    Deze opdrachten zijn onderworpen aan een Europese én een Belgische bekendmaking.

    Éénstapsprocedure

    Bij open procedure bedraagt de indieningstermijn voor de offertes minstens 52 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking naar het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie (cf. art. 46, §1 van het KB Plaatsing).

    De overheid mag beslissen tot een inkorting van de termijn indien ze een voorbekendmaking heeft gepubliceerd en mits er cumulatief aan vier voorwaarden is voldaan:

    1) de ingekorte termijn moet lang genoeg zijn om de indiening van valabele offertes toe te laten;

    2) de ingekorte termijn mag niet korter zijn dan 36 dagen en in geen enkel geval korter dan 22 dagen;

    3) voor de opdracht is een voorbekendmaking gebeurd niet minder dan 52 dagen en niet meer dan 12 maanden voor de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht;

    4) de voorbekendmaking bevatte ten minste de in het bekendmakingsmodel (cf. bijlage 6 KB Plaatsing) bedoelde gegevens, voor zover deze op dat ogenblik beschikbaar waren.

    Het volstaat te voldoen aan de vier voorwaarden om de termijn te kunnen inkorten, zonder verdere motivering.

    Voor deze éénstapsprocedure met Europese bekendmaking bestaat er geen versnelde procedure zoals voor de éénstapsprocedure met louter Belgische bekendmakingsplicht. In elk geval zijn de volgende inkortingen van de termijn mogelijk, zelfs cumulatief (cf. art. 46, §2 van het KB Plaatsing):
     

    • met 7 dagen wanneer de bekendmaking online is opgesteld en verzonden via elektronische middelen (in het formaat en op de wijze bepaald door het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie en de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie);
    • met 5 dagen indien de overheid vanaf de bekendmaking online vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot alle opdrachtdocumenten en in de bekendmaking het internetadres vermeldt dat die toegang geeft.
     
    Tweestapsprocedures – kandidaatstelling

    De bedoelde procedures zijn de beperkte procedure, de onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de concurrentiedialoog:

    1) De indieningstermijn voor de kandidaatstellingen bedraagt minstens 37 dagen vanaf de verzending van de bekendmaking naar het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie (cf. art. 47, §1 van het KB Plaatsing).

    De overheid mag deze termijn inkorten met 7 dagen wanneer de bekendmaking online is opgesteld en verzonden via elektronische middelen (in het formaat en op de wijze bepaald door het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie en de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie).

    2) Als het om dringende redenen niet haalbaar is om de termijn van 37 (of ingekort 30) dagen te respecteren en een versnelde procedure noodzakelijk is, mag men de indieningstermijn inkorten tot minstens 10 dagen. Dit minimum is 15 dagen wanneer de bekendmaking niet online is opgesteld en verzonden.

    De versnelde procedure kan men enkel benutten bij beperkte procedure en onderhandelingsprocedure met bekendmaking, niet bij concurrentiedialoog. De dringende redenen die een versnelde procedure noodzakelijk maken, mag men niet gelijkstellen met de dwingende spoed die voortkomt uit onvoorzienbare gebeurtenissen die niet mogen te wijten zijn aan de overheid (cf. art. 26, §1, 1°, c van de Wet Overheidsopdrachten) in welk geval men een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking kan hanteren. De hier bedoelde dwingende redenen vloeien voort uit een bepaalde onontkoombare situatie, waarvan de oorzaak zonder belang is en dus gerust bij de overheid mag liggen.             
      
    In de volgende voorbeelden is de verantwoording in principe aanvaardbaar:
     
    • de dienstverlening aan de gebruikers moet worden voortgezet ondanks de onverwachte stopzetting van de activiteiten van de begunstigde;
    • de Europese kredieten (EFRO-programma) of andere subsidies moeten verplicht binnen een bepaalde termijn worden gebruikt;
    • de werken moeten worden opgestart teneinde de betaling van een dwangsom of het verstrijken van een bouwvergunning te vermijden;
    • de beschikbaarheid van nieuwe infrastructuur is vereist: a) Tegen de begindatum van een nieuw academisch jaar of schooljaar; b) op de voorziene datum voor de opvang van vluchtelingen;
    • de prijs van de betrokken producten is onderhevig aan grote schommelingen op de internationale markt, zodat de leveranciers geen verbintenis kunnen aangaan anders dan op zeer korte termijn.         
          
    Vormen daarentegen geen aanvaardbare verantwoording, de loutere vermelding dat:
     
    • de aankondiging verstuurd werd met elektronische middelen;
    • de prestaties enkel door personen die een bepaald beroep uitoefenen, mogen worden uitgevoerd;
    • de gewone termijn niet haalbaar is;
    • een bepaald artikel van de regelgeving betreffende de versnelde procedure van toepassing is.
    Bovenstaande voorbeelden zijn niet limitatief.

    c) Tweestapsprocedures – offerte

    Voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de concurrentiedialoog is niet voorzien in een voorgeschreven indieningstermijn voor de offertes (door de overheid in rede te bepalen).

    Enkel voor de beperkte procedure geldt het volgende (cf. art. 47, §2 van het KB Plaatsing):

    1) De indieningstermijn voor de offertes bedraagt minstens 40 dagen vanaf de verzending van de uitnodiging om een offerte in te dienen. De overheid mag deze termijn inkorten met 5 dagen indien ze vanaf de bekendmaking online vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot alle opdrachtdocumenten en in de bekendmaking het internetadres vermeldt dat die toegang geeft.

    2) Als het om dringende redenen niet haalbaar is om de termijn van 40 dagen te respecteren en een versnelde procedure noodzakelijk is, mag men de indieningstermijn inkorten tot minstens 10 dagen. De verzending van de uitnodigingen moet alleszins met ‘gewone’ elektronische middelen gebeuren.

    3) De overheid mag beslissen tot een inkorting van de termijn van 40 dagen indien ze een voorbekendmaking heeft gepubliceerd en mits er cumulatief aan vier voorwaarden is voldaan:
     
    • de ingekorte termijn moet lang genoeg zijn om de indiening van valabele offertes toe te laten;
    • de ingekorte termijn mag niet korter zijn dan 36 dagen en in geen enkel geval korter dan 22 dagen;
    • voor de opdracht is een voorbekendmaking gebeurd niet minder dan 52 dagen en niet méér dan 12 maanden vóór de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht;
    • de voorbekendmaking bevatte ten minste de in het bekendmakingsmodel (cf. bijlage 6 KB Plaatsing) bedoelde gegevens, voor zover deze op dat ogenblik beschikbaar waren.
     
    Deze inkorting valt te cumuleren met de reeds eerder vermelde inkorting met 5 dagen.

    Opdrachten met enkel Belgische bekendmakingsplicht

    Éénstapsprocedures

    Het betreft de open procedure en de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking (cf. art. 48 van het KB Plaatsing):

    1) Bij open procedure bedraagt de indieningstermijn voor de offertes minstens 36 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking naar het Bulletin der Aanbestedingen.

    Bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking gaat het om minstens 22 dagen.

    2) De overheid kan een versnelde procedure hanteren en de termijnen inkorten tot minstens 10 dagen, mits er cumulatief aan twee voorwaarden is voldaan:
     

    • de termijnen van punt 1 zijn om dringende redenen niet haalbaar;
    • de bekendmaking is online opgesteld en verzonden via elektronische middelen (in het formaat en op de wijze bepaald door de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie).
     
    In het Verslag aan de Koning bij het KB Plaatsing staat bij art. 49 ten onrechte dat de verzending van de bekendmaking voor de versnelde procedure mogelijk zou zijn per fax (ze moet online gebeuren).

    Tweestapsprocedures – kandidaatstelling

    Voor de concurrentiedialoog is niet voorzien in een voorgeschreven indieningstermijn voor kandidaatstellingen (door de overheid in rede te bepalen).

    Voor de beperkte procedure en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking geldt (cf. art. 49, §1 van het KB Plaatsing):

    1) De indieningstermijn voor de kandidaatstellingen bedraagt minstens 15 dagen vanaf de verzending van de bekendmaking naar het Bulletin der Aanbestedingen.
     
    2) De overheid kan een versnelde procedure hanteren en de termijn inkorten tot minstens 10 dagen, mits er cumulatief aan twee voorwaarden is voldaan:
     
    • de termijn van 15 dagen is om dringende redenen niet haalbaar;
    • de bekendmaking is online opgesteld en verzonden via elektronische middelen (in het formaat en op de wijze bepaald door de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie).
     
    Tweestapsprocedures – offertes

    Voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de concurrentiedialoog is niet voorzien in een voorgeschreven indieningstermijn voor de offertes (door de overheid in rede te bepalen).

    Het vorige KB van 8 januari 1996 bepaalde voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wel een indieningstermijn voor de offertes, maar in de federale Commissie Overheidsopdrachten is besloten dat de regeling op puur Belgisch niveau niet strenger hoefde te zijn dan die op Europees niveau.

    Enkel voor de beperkte procedure geldt het volgende (cf. art. 49, §2 van het KB Plaatsing):

    1) De indieningstermijn voor de offertes bedraagt minstens 15 dagen vanaf de verzending van de uitnodiging om een offerte in te dienen. De overheid mag deze termijn inkorten met 5 dagen indien ze vanaf de bekendmaking online vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot alle opdrachtdocumenten en in de bekendmaking het internetadres vermeldt dat die toegang geeft.
     
    2) De overheid kan een versnelde procedure hanteren en de termijn inkorten tot minstens 10 dagen.

    1° het spoedeisend karakter maakt de termijn bedoeld in het vorige lid niet haalbaar;

    2° de uitnodiging om een offerte in te dienen wordt per telefax of via elektronische middelen verzonden.

    Uiterste indieningstijdstip

    Algemene regels

    Kandidaatstellingen en offertes moeten, op de voorgeschreven wijze, ten laatste op het uiterste indieningstijdstip worden ingediend. Dat er steeds een uiterste indieningstijdstip zal zijn is een logisch gevolg van het concept ‘indieningstermijn’. De overheid zal dit uiterste indieningstijdstip steeds opnemen in de bekendmaking of de uitnodiging tot het indienen van een offerte. De regelgeving legt dit nochtans niet expliciet op. Zo moet in de bekendmaking de uiterste datum voor indiening medegedeeld worden en slechts desgevallend het uiterste uur. (cf. art. 40, § 2, 6° KB Plaatsing) Bij het uitnodigen van de geselecteerden tot het indienen van een offerte lijkt het enkel verplicht om het uiterste uur te vermelden als er voorzien is in een openingszitting. (cf. art. 50, 3°, a) KB Plaatsing) En bij de onderhandelingsprocedure moet het uiterste uur eventueel vermeld worden. (cf. art. 108, § 1, b), 2° KB Plaatsing)
     
    Desondanks is het vrij evident en zeker en vast ook aangewezen dat de overheid steeds het uiterste indieningstijdstip zal vermelden, ongeacht de procedure. Het stellen van een absolute limiet voor de indiening is immers een basisregel van een eerlijke mededinging die ingegeven is door de gelijke behandeling van alle kandidaten en inschrijvers, en die hen waarborgt dat de regel voor allen even strikt zal worden toegepast, met uitsluiting van ieder potentieel misbruik. Het geeft de inschrijvers een duidelijke deadline voor de indiening. Als het uiterste indieningstijdstip bijvoorbeeld op dag x om 11 u. is vastgesteld, is een indiening op die dag om 11.00 u. tijdig, maar elke indiening op een later ogenblik laattijdig.

    Correcte tijdsweergave

    Men kan er redelijkerwijs van uitgaan dat de tijdsaanduiding waarover de overheid beschikt, bepalend is voor het ogenblik waarop het uiterste indieningstijdstip wordt bereikt. Het kan bijvoorbeeld gaan om een horloge of gsm, of een klok die in het lokaal hangt. De overheid kan nu eenmaal niet altijd beschikken over een precieze tijdsweergave zoals een atoomklok. Bij een elektronisch indieningsproces kan men aannemen dat het elektronisch platform over een correcte tijdsweergave beschikt zodat er geen discussie kan bestaan omtrent de tijdige indiening.

    Gevolgen van laattijdige indiening

    Kandidaatstellingen en offertes die laattijdig zijn ingediend moet de overheid al naargelang het geval
     

    • hetzij weigeren in ontvangst te nemen van de drager;
    • hetzij ongeopend bewaren in het gunningsdossier (indien ze zijn verzonden via een postdienst of ze toch laattijdig in ontvangst zijn genomen) (art. 90, § 2, tweede lid KB Plaatsing);
    • hetzij weren indien ze toch mochten geopend zijn (dit is vooral eigen aan het gebruik van elektronische middelen zoals e-mail of e-tendering).
     
    Bij een indiening via e-tendering zal het onvermijdelijk zijn dat de laattijdige offertes ook geopend worden, ingevolge de werking van het platform. Deze regels staan nergens expliciet bepaald maar vloeien logisch voort uit het concept ‘indieningstermijn’ dat laattijdige kandidaatstellingen en offertes ineffectief maakt. Het feit dat er laattijdige kandidaatstellingen of offertes werden ingediend zal vermeld worden in het gunningsverslag. Indien er op de openingszitting laattijdige offertes werden aangeboden kan men dit best ook vermelden in het proces-verbaal van opening.

    De enige uitzondering geldt bij aanbesteding en offerteaanvraag: de later ontvangen offertes die ten laatste 4 dagen vóór de dag van de openingszitting als aangetekende brief werd verzonden, mits de overheid de opdracht nog niet heeft gesloten. (cf. art. 90, § 2, derde lid KB Plaatsing) Hetzelfde geldt voor wijzigingen en intrekkingen van ingediende offertes (art. 91, § 1, vierde lid KB Plaatsing verklaart art. 90 KB Plaatsing hierop van toepassing). In dit geval vindt er een extra openingszitting plaats.

    Opening

    De overheid mag de kandidaatstellingen en offertes pas openen onmiddellijk na het uiterste indieningstijdstip. Deze algemene regel is steeds van toepassing, onverschillig of er een openingszitting plaatsvindt of niet, behalve bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

    Bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is immers het gebruik van fax of ‘gewone’ elektronische middelen zoals e-mail toegestaan voor de indiening van de offertes. Per definitie gebeurt de kennisname van de inhoud van de offertes bij deze meteen bij de ontvangst via deze middelen.

    Het algemeen deel van het KB Plaatsing poneert deze algemene regel enkel uitdrukkelijk voor de ‘volwaardige’ elektronische middelen, daarnaast lijkt het blijkbaar voor zich te spreken (zie art. 52, § 1, 4° Plaatsing).

    Ook de verplichting dat minstens twee personen samen moeten optreden werd enkel in deze context uitdrukkelijk opgelegd (zie art. 52, § 1, 7° KB Plaatsing). Het is nochtans evident dat in om het even welke context de overheid een opening laat uitvoeren door meerdere personen samen.

    Het is steeds aangewezen om een proces-verbaal van opening te maken

    Openingszitting

    De organisatie van een openingszitting is enkel verplicht bij de open en beperkte procedures en dan nog alleen voor het openen van de offertes, niet voor het openen van kandidaatstellingen. (cf. art. 92 KB Plaatsing) De overheid kan buiten die verplichte gevallen ook een vrijwillige openingszitting organiseren, zowel voor de opening van de kandidaatstellingen als voor de opening van de offertes. Het vrijwillig organiseren betekent niet dat art. 92 KB Plaatsing, art. 93 KB Plaatsing en art. 94 KB Plaatsing betreffende het verloop van een openingszitting bij aanbesteding en offerteaanvraag automatisch van toepassing zijn. (cf. Verslag aan de Koning bij art. 45 KB Plaatsing)

    In de bekendmaking vermeldt de overheid alle gegevens over de openingszitting: datum, uur en de plaats met het adres en het precieze lokaal. Bij een openingszitting mogen de kandidaten of inschrijvers aanwezig zijn. Een openingszitting bij een open procedure is publiek toegankelijk, bij de beperkte procedure worden enkel de geselecteerden en hun vertegenwoordigers toegelaten tot het lokaal.

    Bij aanbesteding en offerteaanvraag is het verloop van de openingszitting vastgelegd in de regelgeving (cf. art. 92 KB Plaatsing):
     
    a) de voorzitter opent de zitting op het uiterste indieningstijdstip;

    b) vervolgens worden alle ontvangen offertes geopend;

    c) de voorzitter leest een aantal gegevens voor:
     

    • de namen van de inschrijver en hun maatschappelijke zetel;
    • de intrekkingen (Bij offertes op papier heeft de overheid hier op voorhand reeds een zicht op, maar bij indiening via e-tendering niet. De voorzitter zou dan alle offertes moeten overlopen en kijken of het systeem melding maakt van ingetrokken documenten. Dit is vrij omslachtig en tevens overbodig, aangezien die informatie automatisch op het proces-verbaal van opening komt te staan);
    • enkel bij aanbesteding ook de totale offertesommen met BTW zoals vermeld in de eigenlijke offerte, niet in de samenvattende opmeting of inventaris.
     
    d) de voorzitter of een bijzitter paraferen de offertes blad per blad, met inbegrip van de door hen belangrijkst geachte bijlagen en de documenten tot wijziging of intrekking van de offerte. Deze omslachtige taak komt te vervallen wanneer de offertes ingediend zijn met ‘volwaardige’ elektronische middelen indien de integriteit van de documenten gegarandeerd wordt (bijvoorbeeld bij e-tendering). “E-tendering garandeert de integriteit van de documenten via de unieke hash-code, waardoor steeds kan gecontroleerd worden of een document ongewijzigd is gebleven na de opening.”

    e) Is die garantie er niet dan moet elke offerte apart voorzien worden van een elektronische handtekening; de voorzitter stelt een proces-verbaal van opening op en ondertekent dit.

    Een extra openingszitting wordt georganiseerd bij aanbesteding en offerteaanvraag in de volgende gevallen (cf. art. 94 KB Plaatsing):
     
    • wanneer offertes, wijzigingen of intrekkingen laattijdig binnengekomen zijn maar toch in aanmerking kunnen genomen worden (zie uiterste indieningstijdstip);
    • wanneer technische moeilijkheden gerezen zijn bij de opening van de elektronische offertes, tenzij men een veiligheidskopie kon openen (zoals omschreven onder "Dubbele elektronische zending en veiligheidskopie").
     
    Alle inschrijvers die op de oorspronkelijke zitting aanwezig waren of gekende inschrijvers worden gelijktijdig en schriftelijk uitgenodigd voor deze extra openingszitting. Een proces-verbaal van de extra openingszitting moet opgemaakt worden.
     
    Openingszitting


    a) Vrijwillige openingszitting

    Wanneer in een openingszitting voorzien is, geldt de datum en het uur van deze zitting als het uiterste ogenblik voor de ontvangst van offertes en kandidaatstelling. (cf. art. 45 KB Plaatsing) Deze nieuwe bepaling is vooral bedoeld voor de gevallen waarin men vrijwillig in een openingszitting voorziet. Voor de aanbesteding en offerteaanvraag gelden immers meer specifieke regels. Het Verslag aan de Koning bij art. 45 KB Plaatsing geeft als voorbeeld dat de opdrachtdocumenten zouden kunnen vermelden dat tegen 12u de offertes moeten ingediend worden, en dat de openingszitting gepland is om 14. Het uiterste indieningstijdstip is dan 14u, aangezien het samenvalt met het moment van de openingszitting. In dit voorbeeld spreken de opdrachtdocumenten dus zichzelf tegen. Het model van bekendmaking draagt hier nog aan bij door een apart veld te voorzien voor het uiterste indieningstijdstip en voor het tijdstip van de openingszitting. De overheid moet ten zeerste vermijden dat er een tegenspraak zou zijn, om elke verwarring te vermijden. Daarom is het aangewezen om slechts één tijdstip op te nemen, zijnde het moment van openingszitting. Bij de bekendmaking vult men dus hetzelfde tijdstip in alle relevante velden in.

    b) Aanbesteding en offerteaanvraag

    De specifieke regeling voor aanbesteding en offerteaanvraag bestaat er in dat elke offerte bij de voorzitter moet toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. (art. 90, § 2 KB Plaatsing). Het ogenblik waarop de voorzitter de zitting opent is dus determinerend: het uiterste indieningstijdstip is vlak vóór de voorzitter de zitting opent. Dit wordt nogmaals onderstreept door de volgorde van de verrichtingen die moeten gebeuren: als derde verrichting opent de voorzitter de zitting, en vanaf dat ogenblik geldt de regel dat offertes die toch nog bij de voorzitter toekomen laattijdig zijn (art. 92, 3° KB Plaatsing). De overheid moet er daarom over waken dat de openingszitting steeds op het vooropgestelde uur aanvangt. De regelgeving legt de verplichting op dat de zitting plaatsvindt in het lokaal en op de datum en het uur bepaald in de opdrachtdocumenten (art. 92, eerste lid KB Plaatsing).

    Als de voorzitter zich niet houdt aan het vooropgestelde tijdstip en hij opent de zitting pas later, dan geeft hij dus extra tijd aan de inschrijvers om hun offerte in te dienen. Hierdoor kan een schijn van partijdigheid ontstaan. De voorzitter zou immers op de hoogte gebracht kunnen zijn van het feit dat de offerte van een ‘bevriende’ inschrijver nog onderweg is, en daarom met opzet wachten om de zitting te openen. De overheid moet dit uiteraard ten stelligste vermijden en steeds de zitting openen op het vooropgestelde tijdstip. Wordt er gebruik gemaakt van ‘volwaardige’ elektronische middelen dan zal tot op de seconde nauwkeurig weergegeven worden wanneer precies werd aangevangen met de opening van de offertes. Bij e-tendering is het aangewezen om dit moment, zijnde het moment van de eerste klik op de knop ‘Openen’, aan te duiden op het proces-verbaal van opening als het moment waar op de voorzitter de zitting heeft geopend. Voor meer informatie, zie "Tijdstip van opening bij aanbesteding en offerteaanvraag".

    Proces-verbaal van opening

    De opmaak van een PV van opening wordt opgelegd bij aanbesteding en offerteaanvraag voor de opening van de offertes (art. 93 KB Plaatsing), maar het is aangewezen om altijd een PV van opening op te stellen.
     
    Het PV van opening bij een aanbesteding en offerteaanvraag bevat de volgende gegevens:
     

    • hetgeen de voorzitter heeft voorgelezen op de openingszitting. Het gaat hier om de namen en maatschappelijke zetels van de inschrijvers, intrekkingen en enkel bij aanbestedingen de totale offertesommen;
    • de incidenten die zich tijdens de zitting hebben voorgedaan, bv. offertes die laattijdig aangeboden werden aan de voorzitter;
    • opmerkingen die aanwezige personen wensen opgenomen te zien.
     
    Bij alle andere procedures is het dus aangewezen om het PV van opening op dezelfde manier op te stellen, ook als er geen openingszitting plaatsvindt.

    Het PV van opening wordt ondertekend door de voorzitter van de zitting (of leider van de openingsverrichtingen).
     
    Bij aanbesteding en offerteaanvraag geldt de regel dat de inschrijvers die er schriftelijk om verzoeken, zo spoedig mogelijk een afschrift van het proces-verbaal ontvangen. Ook hier moet deze regel doorgetrokken worden. Het PV van opening vormt namelijk een uitzondering op de geheimhouding, ongeacht of het gaat om een verplichte of vrijwillige openingszitting. Zij die toegangsrecht hadden tot de zitting kunnen steeds om een afschrift van het PV vragen. Bij een openbare zitting kan eenieder dit vragen, bij een beperkte zitting hebben enkel de geselecteerde deelnemers hier recht op. Deze uitzondering geldt echter niet voor het PV van opening van kandidaatstelling en van offertes indien er geen openingszitting plaatsvindt.

    Bij gebruik van e-tendering wordt dit proces-verbaal opgemaakt in de toepassing zelf. Het gebruik van e-tendering maakt het opstellen van een PV van opening aanzienlijk makkelijker:
     
    • met één druk op de knop wordt het PV aangemaakt met alle vereiste gegevens;
    • een vrij tekstvak geeft de mogelijkheid om bijvoorbeeld incidenten of opmerkingen te vermelden;
    • de zichtbaarheid van het PV kan ingesteld worden. Inschrijvers hoeven niet om een afschrift te vragen, aangezien zij dit eigenhandig kunnen terugvinden op het platform.
     
    Gebruik in de andere gevallen het model van proces-verbaal van opening op de website van de afdeling.

    Verbintenistermijn

    Algemeen

    Gedurende de verbintenistermijn (voorheen gestanddoeningstermijn) blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte en kunnen zij deze niet intrekken of opschorten.
    De overheid dient binnen deze termijn de goedkeuring van de gekozen offerte te betekenen aan de begunstigde.

    Duur

    Vanaf de uiterste indieningsdatum blijven de inschrijvers gedurende 90 dagen gebonden door hun offerte (zoals eventueel verbeterd door de overheid). De opdrachtdocumenten kunnen een afwijkende termijn voorschrijven (artikel 57, 1ste lid KB Plaatsing). Deze is doorgaans een langere termijn, vaak 120 dagen.

    Er moet wel op gewezen worden dat het vaststellen van een te ruime afwijkende termijn een kostprijs kan hebben voor de overheid, doordat de inschrijvers zich daartegen financieel gaan indekken. De overheid moet daarom per opdracht een passende termijn bepalen en daarbij rekening houden met het voorwerp van de opdracht en met de dwingende verplichtingen van de overheid.

    Deze bepaling was in artikel 116 van het vorige KB van 8 januari 1996 beperkt tot de opdrachten geplaatst bij aanbesteding of offerteaanvraag en is nu veralgemeend voor alle gunningsprocedures, behalve voor de onderhandelingsprocedures.

    Vrijwillige verlenging

    Wanneer de verbintenistermijn dreigt te verstrijken, vooraleer de sluiting van de opdracht heeft plaatsgevonden, kan de overheid een vrijwillige verlenging van de verbintenistermijn vragen aan de nuttigst gerangschikte inschrijver zodat de geldigheid van zijn offerte met x aantal dagen wordt verlengd (artikel 57, 2de lid KB Plaatsing).

    In het kader hiervan dient ook nog te worden opgemerkt dat een inschrijver die bij een aanbesteding of offerteaanvraag niet op het vrijwillig verlengingsverzoek ingaat, bij de gunning het recht behoudt op de toepassing van de artikelen 103 van het KB Plaatsing of 104 van het KB Plaatsing.

    Sluiting na verstrijken verbintenistermijn

    Het verstrijken van de verbintenistermijn betekent niet noodzakelijk dat inschrijvers afstand doen van hun offerte of afzien van hun aanspraken op de gunning van de opdracht en evenmin dat de overheid de opdracht niet meer zou kunnen gunnen en sluiten met een van hen nadat de verbintenistermijn is verlopen. Uiteraard kan een inschrijver in die situatie niet meer gedwongen worden om de gunning te aanvaarden en kan hij de sluiting van de opdracht weigeren.
     
    Indien de eventueel verlengde verbintenistermijn is verstreken zonder dat de overheid de opdracht heeft gesloten, kan zij nog een beroep doen op de procedures in artikel 103 (aanbesteding) van het KB Plaatsing en in artikel 104 (offerteaanvraag) van het KB Plaatsing om de opdracht toch nog te sluiten. In deze artikelen worden de verschillende mogelijke situaties uiteengezet:
     
    a) De overheid vraagt schriftelijk aan de best gerangschikte regelmatige inschrijver of hij instemt met het behoud van zijn offerte. Als de inschrijver daarmee schriftelijk en zonder voorbehoud instemt, gaat de aanbestedende overheid over tot de gunning en de sluiting van de opdracht.
     
    b) Als de best gerangschikte regelmatige inschrijver slechts instemt met het behoud van zijn offerte mits het krijgen van een prijstoeslag, gebeurt de gunning en de sluiting van de opdracht met inbegrip van de gevraagde prijstoeslag indien de inschrijver de prijstoeslag verantwoordt op grond van omstandigheden die zich na de opening van de offertes hebben voorgedaan en de aldus verhoogde offerteprijs lager blijft dan die van de andere regelmatige offertes.
     
    c) Als de best gerangschikte regelmatige inschrijver niet instemt met het behoud van zijn offerte, de gevraagde prijstoeslag niet gerechtvaardigd blijkt of de verhoogde offerteprijs niet de laagste blijft, richt de overheid zich:


    Schorsing
     
    De verbintenistermijn wordt geschorst indien er na de kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing een wachttermijn toepasselijk is (artikel 8 Wet Rechtsbescherming). Deze schorsing is bedoeld om een zeker nadeel van het systeem van de wachttermijn op te vangen.
     
    De schorsing eindigt:
     
    • Indien geen vordering tot schorsing is ingesteld binnen de wachttermijn, na verloop van deze wachttermijn;
    • Indien er wel een vordering tot schorsing is ingesteld binnen de wachttermijn, na uitspraak van de verhaalinstantie over deze vordering;
    • In ieder geval ten laatste 45 dagen na de kennisgeving van de gunningsbeslissing.