Kader slimme subsidies

Op de stuurgroep van 3/11/2016 werd onderstaand kader voorgesteld en goedgekeurd.

CRITERIA

We formuleren heldere criteria die zullen bepalen tot welk type van proces de subsidiemaatregel behoort. De processen voor elke van die types zullen in de volgende projectfase uitgewerkt worden. Zie beschrijving projectaanpak.

1. Is er een kwalitatieve interpretatie?
  • Bij een kwalitatieve interpretatie om te kunnen beslissen over het al dan niet toekennen van een subsidie, zal onder andere de verantwoording van de beslissing beter omkaderd moeten worden.
  • Bij een beslissing op basis van eenduidig meetbare criteria, kan het proces lichter opgebouwd worden.
2. Is de subsidie voor een afgebakend deel van de doelgroep?
  • Een subsidiemaatregel voor een duidelijk afgebakend deel van de doelgroep kan eenvoudiger worden opgezet. De subsidieverstrekker kent in dat geval de doelgroep al goed en omgekeerd kennen de aanvragers de procedure, terminologie en vereisten beter.
  • Indien het een brede doelgroep betreft en iedereen in aanmerking komt zal alleen al het aantal aanvragen al een pak groter zijn, en zal de administratie het proces anders moeten opbouwen.
3. Open of gesloten enveloppe?
  • Bij een open enveloppe heeft iedere aanvrager die aan de voorwaarden voldoet recht op de subsidie, hier worden verder geen beperkingen opgelegd.
  • Binnen gesloten enveloppes, en dus bij een duidelijk afgebakend budget, moet naast de inhoudelijke voorwaarden met vergelijkende voorwaarden worden gewerkt die de goedkeuringen en de verdeling van het beschikbare budget zal bepalen en verantwoorden.

Aanvullend moeten we ook rekening houden met het verschil tussen subsidies die binnen een bepaalde tijdperiode moeten worden aangevraagd en subsidies waar aanvragers continu een dossier kunnen indienen.

4. Uitgekeerde bedrag?

Op lange termijn willen we met afgebakende bedragen werken. Daarbij kan het een denkpiste zijn om de logica van het besluit begrotingsopmaak (BVR 19/01/2001) door te  trekken en op basis van voortschrijdend inzicht te wijzigen waar nodig.

Vandaag zijn we echter nog niet zo ver en opteren we ervoor om met 4 categorieën te werken, waarbij de entiteiten zelf de oefening moeten maken om de grensbedragen te bepalen. Bij die oefening moet dan rekening worden gehouden met de eigenheid van de doelgroepen en de sector. Het is de bedoeling om deze grensbedragen over de ganse Vlaamse overheid heen naast elkaar te leggen en per doelgroep na te gaan of het nog steeds een coherent verhaalt betreft.

5. Zijn er aanvragers die meer dan 20% van de subsidielijn ontvangen?
  • Subsidiemaatregelen waar een aantal grote spelers het veld bepalen, hebben een andere inrichting van het proces. Enerzijds zal er minder zwaar afgetoetst moeten worden bij de aanvraagfase of bij de bekendmaking van de oproep, anderzijds moet bij de controlefase de beleidsdoelstellingen heel helder worden afgecheckt. Veel hangt ook af of de subsidieaanvrager in competitie is moeten gaan om de subsidie te verkrijgen, of dat de subsidie op naam is en de aanvrager dus zeker is dat hij de subsidie zal ontvangen. Dit heeft bijvoorbeeld een impact op de rapportering en controle, die belangrijker worden.
  • Het tegenovergestelde scenario is dan weer een subsidie waar erg veel kleine entiteiten beroep op doen, wat ook impact heeft op hoe het proces best opgebouwd wordt. Het risico hier is dat de subsidieverstrekker op korte tijd veel aanvragen kan binnenkrijgen en moet verwerken.
6. Betreft het een inspanningsverbintenis of een resultaatsverbintenis?
  • Een inspanningsverbintenis subsidieert de activiteiten die men organiseert, de inspanningen die men doet en waar men zich bij de aanvraag had voor geëngageerd. Het is echter moeilijk of onmogelijk om daarbij de concrete resultaten of impact te garanderen.
  • Een resultaatsfinanciering subsidieert dan weer net wel op dat resultaat dat men dient te bereiken. Het zal daar minder gaan over de specifieke prestaties of activiteiten, maar dus op de afgeleverde, vaak kwantificeerbare resultaten.

Dit onderscheid heeft bijvoorbeeld impact op hoe men de financiering inricht of hoe men de controle opzet.

7. Is er sprake van staatssteun?

Indien een subsidiemaatregel onder het toepassingsgebied van staatssteun valt dienen een aantal zaken sowieso gerapporteerd te worden. Door dit als algemeen criterium op te nemen zorgen we voor deze integratie op Vlaams niveau.

Dit criterium is tevens relevant als het een Europese cofinanciering betreft.

8. Over welk type subsidie gaat het?

Ook het type van subsidie is een bepalend criterium voor de typologie waarbinnen de subsidiemaatregel valt. Daar onderscheiden we enerzijds de aard van de subsidie:

  • investeringssubsidies
  • projectsubsidies
  • werkingssubsidies

Anderzijds bekijken we ook de juridische aard van de subsidie omdat ook daar procedurele stappen door bepaald worden. Het gaat over:

  • facultatieve subsidies
  • semi-gereglementeerde subsidies
  • gereglementeerde subsidies

MAATWERK

Naast bovenstaande criteria die aangeven in welke typologie het subsidieproces thuishoort, komen we tot een aantal factoren die een belangrijke input geven over hoe het proces best wordt ingedeeld. Deze factoren kunnen echter minder evident centraal worden bepaald. Het gaat over maatwerk die de verstrekkende overheid zelf kan aanwenden. Binnen het project willen we daarbij tot een menu komen van mogelijke aanpakken die wel binnen de Vlaamse overheid zijn afgestemd, maar het aan de entiteiten blijft om die al dan niet aan te wenden.

Hieronder onderscheiden we welke de verschillende factoren zijn die aanleiding moeten geven tot dit verder maatwerk.

1. Doelgroepen

In onze doelgroepenanalyse deelden we de doelgroepen in vier segmenten in, op basis van hun capaciteit om subsidies aan te vragen en hun ervaring met een bepaalde subsidiemaatregel. Voor elk van de vier segmenten[1] kan een aanpak uitgewerkt worden op basis van hun concrete verwachtingen en noden.

Uit de aftoetsing met het netwerk en de projectgroep leerden we echter dat het zeer moeilijk is om die vier segmenten in te delen en op te splitsen. Daarom verwerken we het voorstel naar een minimale en een maximale ondersteuning:

  • De minimale ondersteuning is het aanbod dat minimaal binnen alle subsidieprocessen en naar alle doelgroepen opgenomen moet zijn.
  • Bij een maximale ondersteuning wordt rekening gehouden met noden en eigenschappen van doelgroepen die over minder capaciteit of minder ervaring beschikken en daardoor andere vormen van begeleiding wensen.

Om dit verder in te vullen zal in een verdere projectfase van Slimme Subsidies een menu geformuleerd worden waaruit de entiteit zelf, op maat van de eigen subsidiemaatregel en doelgroep kan putten om de processen stap voor stap in te vullen.

 


[1] We zien 4 segmenten:

  1. Aanvragers die veel capaciteit hebben om subsidies aan te vragen en vertrouwd zijn met de subsidiemaatregel. (Bvb. Een groot bedrijf die medewerkers heeft om subsidies aan te vragen, waarbij bepaalde subsidies regelmatig worden aangevraagd.)
  2. Aanvragers die wel capaciteit hebben om subsidies aan te vragen, maar een bepaalde subsidie voor de eerste keer aanvragen. (Bvb. een grote onderneming die voor het eerst de internationale markt wil verkennen en daarvoor een subsidie aanvraagt)
  3. Aanvragers die geen capaciteit hebben, maar wel ervaring met bepaalde subsidies. (Bvb. een vrijwilliger bij een sportvereniging, die in haar vrije tijd jaarlijks dezelfde subsidie aanvraagt)
  4. Aanvragers die geen capaciteit hebben en geen ervaring (Bvb. iemand die een onderneming wil opstarten en daarvoor een subsidie wil aanvragen.)
2. Betalingsmodaliteiten

De manier waarop het project gefinancierd wordt geeft input aan de organisatie van het subsidieproces. Opnieuw willen we hierin stroomlijning voorzien, maar blijft het aan de entiteit in kwestie om die opties, op maat van de maatregel in te bouwen.

Zo onderscheiden we subsidiemaatregelen:

  • waar de aanvraag en de gemaakte kosten reeds vooraf door de aanvrager zijn gefinancierd
  • waar de kosten nog moeten gebeuren na de aanvraag en goedkeuring.

Ook de vraag of er een voorschot door de verstrekkende overheid wordt uitgereikt of niet leidt tot een andere aanpak.

Tenslotte speelt het gegeven of het over 100% subsidiëring gaat dan wel of er ook private co-financiering voorzien wordt een rol in hoe het proces wordt opgezet.