chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    MAGDA Documentendienst – veelgestelde vragen

    1.Is het elektronisch verzenden van documenten rechtsgeldig?

    Voordat u documenten digitaal gaat verzenden naar de eboxen van burgers of van ondernemingen moet u voor uw situatie nagaan of deze manier van verzenden rechtsgeldig is.

    In eerste instantie gaat u na of de regelgeving in het kader waarvoor u documenten verzendt ‘digitaalvriendelijk’ is. Dit is het geval wanneer de toepasselijke regelgeving, die de verzending van het document oplegt, op zich geen hindernissen bevat voor het elektronisch versturen van documenten. Wanneer regelgeving bijvoorbeeld louter spreekt over ‘verzending’ zonder meer, dan is een keuze voor digitale kanalen even legitiem als een keuze voor papieren kanalen. In dergelijke gevallen moeten er geen bijzondere juridische vereisten worden nageleefd opdat de verzending rechtsgeldig kan gebeuren.

    Wanneer dit niet het geval is, bijvoorbeeld wanneer de toepasselijke regelgeving niet digitaalvriendelijk is en termen zoals ‘brief’ of ‘aangetekende zending’ bevat, kan deze procedure alsnog digitaal verlopen. Entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen kunnen in deze gevallen immers een beroep doen op artikelen II.22. en II.23. van het bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Deze artikelen stellen wel enkele voorwaarden waaraan voldaan moet zijn, alvorens de analoge procedure rechtsgeldig gedigitaliseerd kan worden. Zo moet de overheidsinstantie de beslissing tot digitaliseren bekend maken en de bestemmelingen (natuurlijke personen, ondernemingen of externe overheden) vooraf informeren over de te volgen procedures en over de rechtsgevolgen die de elektronische uitwisseling heeft. Vervolgens moeten natuurlijke personen en ondernemingen ook vooraf uitdrukkelijk ingestemd hebben met de uitwisseling van berichten via elektronische weg, en moeten ze die instemming op elk moment kunnen intrekken.

    Door de verschillende architectuur van de eBox burgers en eBox ondernemingen, moet er in het licht van bovenstaande een onderscheid gemaakt, wanneer u op basis van het bestuusdecreet digitaal via een eBox wenst te verzenden:

    1. Voor het elektronisch verzenden naar de ebox van burgers moet u burgers vooraf informeren over de te volgen procedures en over de rechtsgevolgen die de elektronische uitwisseling heeft. Aan de bijkomende voorwaarden i.v.m. de mogelijkheid dat burgers moeten kunnen instemmen met de elektronische uitwisseling van documenten, of deze instemming terug moeten kunnen intrekken, wordt voldaan door de opzet van de BOSA ebox voor burgers.
    2. De ebox van ondernemingen voorziet technisch geen mogelijkheid om een gegeven instemming in te trekken. Aangezien bij deze eBox dus niet voldaan worden aan de vereiste in het bestuursdecreet tot intrekken van de instemming, kan deze ebox momenteel niet gebruikt worden op grond van het bestuursdecreet.. In dit geval is een elektronische verzending dus niet rechtsgeldig.

    In 2021 wordt er gestreefd naar een aanpassing van het bestuursdecreet die het ook mogelijk zal maken om de eBox ondernemingen te gebruiken, op grond van het bestuursdecreet.