chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Bewaartermijnen

    Een essentieel onderdeel van een goed informatiebeheer is het formuleren van bewaartermijnen voor de categorieën documenten van een bepaalde organisatie. Deze worden opgenomen in het informatiebeheersplan en de selectielijsten.

    Bewaartermijn

    De bewaartermijn is de periode waarin documenten een administratieve of wettelijke waarde hebben voor de organisatie. Deze termijn begint te lopen nadat het dossier is afgesloten of de stukken zijn goedgekeurd.

    • de administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de administratie en duidt calender waarop de 29ste van een maand is omrand met fluostift aan hoelang een administratie een bepaald dossier of document frequent gebruikt. Een administratie kan er bijvoorbeeld voor kiezen om aan de verslagen van het afdelingsoverleg een bewaartermijn van 5 jaar na goedkeuring van het verslag toe te kennen.
      Hier stellen we dus eigenlijk de vraag: hoelang willen we het minimaal bijhouden?
    • de wettelijke bewaartermijn wordt bepaald door de wet- en regelgeving. Deze termijn moet steeds minimaal nagevolgd worden. Subsidiedossiers hebben bijvoorbeeld een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling van het dossier. Deze bewaartermijn is bepaald door art 68 van het Rekendecreet.
      Hier stellen we dus eigenlijk de vraag: hoelang moeten we het minimaal bijhouden?

    Na het verstrijken van de bewaartermijn wordt de bestemming uitgevoerd.

    Nood aan de geadviseerde bewaartermijnen? 

    Hoe bepalen?

    Het bepalen van een bewaartermijn is niet eenvoudig. U kan dit op verschillende manieren benaderen:

    • Ga na hoelang uw organisatie de documenten in kwestie moet en/of wil bijhouden.
    • Voor een aantal veel voorkomende documenten binnen de Vlaamse  overheid, die aan dezelfde wet- en regelgeving zijn onderworpen, worden een aantal generieke bewaartermijnen geadviseerd. Bekijk het advies.
    • U kan ook een kijkje nemen in de informatiebeheersplannen van andere entiteiten. Misschien beheren zij wel gelijkaardige documenten.

    Bestemming

    De bestemming is de aanduiding van wat er met het informatieobject moet gebeuren wanneer de wettelijke en/of administratieve bewaartermijn verstreken zijn. De keuze voor een bepaalde bestemming wordt meestal gemotiveerd door de cultureel-maatschappelijke waarde van het document of dossier in kwestie.

    Er zijn in feite slechts drie mogelijke bestemmingen:

    • bewaren: het informatieobject wordt permanent (tot in de eeuwigheid) bewaard
    • bewaren na steekproef: slechts een steekproef van het informatieobject wordt permanent bewaard. De rest wordt vernietigd. bv. een aselecte steekproef van 10%
    • vernietigen: het informatieobject wordt, conform de heersende procedures, op een gecontroleerde manier vernietigd.

    Voor documenten die opgemaakt worden door lokale besturen bepaalt het Algemeen Rijksarchief steeds de bestemming, maar voor de Vlaamse overheid zal de selectiecommissie Vlaamse overheid, in overleg met de entiteiten, deze taak op zich nemen.

    Bewaartermijn vs. bestemming

      Bewaartermijn Bestemming
    heeft betrekking op dynamisch en semistatisch archief statisch archief
    wordt bepaald op basis van
    algemene of specifieke regelgeving en/of een inschatting van de administratie hoe lang ze het archief nodig heeft, rekening houdend met het belang van de dossiers voor: 
     
    - de bedrijfsvoering,
    - handhaving van rechten en plichten,
    - verantwoordingsplicht,
    - regelgeving,
    … 
    een inschatting van het cultureel-maatschappelijk belang van het archief
    wordt bepaald door de administratie. De selectiecommisie(s) en de subwerkgroepen zorgen voor de minimumnormen de administratie. Het Algemeen Rijksarchief neemt de definitieve validatie op zich voor lokale besturen, voor de Vlaamse overheid ligt deze bevoegdheid bij de selectiecommissie.
    wordt uitgedrukt als volgt in aantal jaar + specificatie (bijv. na afsluiten van
    het dossier)
    - Bewaren = permanent bewaren
    - Vernietigen = is vernietigen na afloop van de bewaartermijn
    - Bewaren na steekproef