chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Depot Vilvoorde

    In Archiefdepot Vlaamse overheid (kortweg ‘Archiefdepot’) van Het Facilitair Bedrijf, kun je terecht met je analoge dossiers. Het Archiefdepot bewaart ze in goede, kwaliteitsvolle en professionele omstandigheden. Je kunt je documenten altijd makkelijk opvragen en raadplegen. Daarnaast helpt het Archiefdepot je ook met uitvoeren van vernietigingen nadat de bewaartermijn verstreken is, uiteraard steeds na jouw uitdrukkelijke goedkeuring.

    Het Archiefdepot maakt deel uit van de Kennissite in Vilvoorde. Op deze kennissite worden vier depotfuncties van de Vlaamse overheid vervult:

    • Het Archiefdepot Vlaamse overheid voor bestuursdocumenten vanuit Het Facilitair Bedrijf (voordien gekend als “Depot Vilvoorde”)
    • De Collectie Vlaamse Gemeenschap vanuit het Departement Cultuur, Jeugd en Media
    • Het Onroerend Erfgoeddepot vanuit het Departement Onroerend Erfgoed
    • De Geotheek vanuit het Departement Omgeving

    In de toekomst zal Het Facilitair Bedrijf zijn dienstverlening omtrent het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten ook aanbieden in depotruimtes op andere locaties.

    Digitale dossiers worden beheerd in Digitaal Archief Vlaanderen.

    Wie kan gebruik maken van het Archiefdepot Vlaamse overheid?

    Volgende overheidsinstanties kunnen hun bestuursdocumenten in beheer geven aan Het Facilitair Bedrijf:

    • Vlaams Parlement, zijn diensten, en instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn;
    • Autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement;
    • Vlaamse Regering;
    • Vlaamse administratie;
    • Vlaamse adviesorganen;
    • Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie.

    Ben je niet zeker of je kan gebruik maken van het Archiefdepot Vlaamse overheid? Neem dan contact op met het Depot of de Coördinerende archiefdienst.

    Welke kosten zijn eraan verbonden?

    De bewaargever betaalt steeds de kosten voor het beschrijven en verpakken van de bestuursdocumenten. Het verpakkingsmateriaal kan je  afnemen van een raamcontract. Contacteer steeds de collega’s van het Archiefdepot als je afwijkende formaten wil verpakken voor een overdracht (via e-mail of een melding in Facilipunt).

    Daarnaast is de dienstverlening gratis. Het Facilitair Bedrijf draagt alle kosten verbonden aan het beheren van de bestuursdocumenten (transport, raadpleging, vernietiging, …) en het gebouwbeheer.

    Overdragen van semistatische bestuursdocumenten naar het Archiefdepot Vlaamse overheid

    • 1

      Schonen en verpakken

      • Haal de dossiers uit de ringmappen, plastic mappen of mappen die gebruikt worden in een hangklassement. Enkel de dossiers horen in het archief thuis! Verwijder zo veel mogelijk nietjes en paperclips. Schoon de dossiers inhoudelijk enkel als het een gevoelige plaatswinst oplevert.
      • Vul het formulier ‘Overbrengen archief naar Depot Vilvoorde’ in Facilipunt in.
      • Verpak de dossiers in stevige archiefdozen, zonder metaal met als maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm. Via het raamcontract voor archiefdozen kan je archiefdozen aankopen die conform zijn aan de richtlijnen van het Archiefdepot, zowel voor korte als voor langetermijnbewaring. Indien je ervoor kiest om deze niet aan te kopen via het raamcontract, zorg er dan voor dat de kwaliteit dan gelijkwaardig is.
        Zitten de bestuursdocumenten reeds in archiefdozen en twijfel je of deze aan de voorwaarden voldoen voor overdracht naar het Archiefdepot? Stuur dan een foto door.
      • Vermeld altijd duidelijk in het formulier als er andere formaten, zoals bv. plannen, foto’s, etc., deel uitmaken van de overdracht. Informeer ons ook als je weet hebt van mogelijke aantastingen van bestuursdocumenten (bv. dossiers afkomstig uit een vochtige kelderruimte).

      Richtlijnen voor het plooien en vullen van archiefdozen:

      • Prop de archiefdozen niet te vol. Zorg ervoor dat je hand nog vlot tussen de doosinhoud en de binnenkant van de archiefdoos past.
      • Duw de grijpgaatjes in de zijkant van de archiefdoos bij voorkeur in. 
    • 2

      Het invullen van de overdrachtslijst

      • Je registreert de inhoud van elke archiefdoos in een overdrachtslijst. Standaard gebeurt dit op het niveau van de individuele dossiers. Vul het sjabloon volledig in en wijzig niets aan de velden! Bekijk ook de handleiding. Voor het beschrijven van de dossiers kan je deze tips volgen:
        • Ga eerst na of er al een toegang op de dossiers beschikbaar is: hoe gebeuren opzoekingen in de dossiers nu? Als de dossiers in databanken of dossieropvolgingsystemen worden beheerd, pols dan bij de beheerder of je collega’s van ICT of er een export van metadata mogelijk is. Mogelijk kan je delen uit de bestaande toegangen of exports kopiëren om invulwerk in de overdrachtslijst te beperken.
        • Zijn er geen dossierlijsten beschikbaar, maar wel reeds ingevulde etiketten op het verpakkingsmateriaal, dan kan je je hierop baseren. Verifieer steeds of de doosinhoud overeenkomt met de beschrijving op het bestaande etiket.
      • Noteer steeds het volgnummer van de archiefdoos in de overdracht op elke doos. Dit is handig bij het kleven van de etiketten (zie stap 3).
      • In uitzonderlijke gevallen, zoals bv. bij een seriële stapel facturen, is een beschrijving op dossierniveau niet aangewezen. Contacteer hiervoor steeds het Archiefdepot Vlaamse overheid zodat zij jouw concrete vraag kunnen beoordelen.
      • Als de bestuursdocumenten nog (her)verpakt moeten worden, is het efficiënt om het registreren van de doosinhoud in de overdrachtslijst te combineren met het fysieke verpakkingswerk. Vermeng geen permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers in eenzelfde archiefdoos.
      • Evalueer voor elke overdracht met je informatiebeheerder of de dossiers op de juiste manier beschreven en verpakt zijn. Informatiebeheerders kunnen uiteraard steeds ook tussentijds feedback vragen aan de coördinerende archiefdienst over gedeeltelijk ingevulde overdrachtslijsten. Zo kan eventuele bijsturing tijdig gebeuren.
    • 3

      Het kleven van de etiketten

      • Eens de overdrachtslijst volledig ingevuld is, bezorg je deze aan het Archiefdepot Vlaamse overheid ter goedkeuring. Dit kan via mail of als een bijlage via een melding in Facilipunt. De definieve goedkeuring van een overdrachtslijst gebeurt steeds via Facilipunt. Zonder gevalideerde overdrachtslijst is het niet mogelijk om gebruik te maken van het Archiefdepot.
      • Maak je etiketten pas aan nadat de overdrachtslijst is goedgekeurd. Dit kan automatisch op basis van het sjabloon van de overdrachtslijst. Hieronder vind je de benodigde documenten, met inbegrip van de handleiding:

      Handleiding voor het aanmaken van etiketten 
      Overdrachtslijst
      Sjabloon etiketten

      • Om het proces af te ronden, dien je alle documenten even lokaal te plaatsen. Je kan de etiketten printen op etikettenpapier van A4-formaat met telkens vier etiketten per vel. Je kiest zelf of je eventuele oude etiketten zichtbaar laat of er de etiketten voor het Archiefdepot over kleeft.
    • 4

      Het voorbereiden van het transport

      • De klaargemaakte archiefdozen stapel je op europalletten. Kleine hoeveelheden hoef je niet op een pallet aan te leveren. Je kan hiervoor ook een rolcontainer (ook wel 'postkar' genoemd) gebruiken. De wijze van stapelen blijft hetzelfde als bij palletten. Alle benodigde materialen kan je aanvragen via Facilipunt.
      • Via de melding in Facilipunt wordt ook het transport geregeld. Standaard wordt hiervoor samengewerkt met de verhuisfirma. Als je organisatie echter zelf de archiefdozen wil vervoeren, kan dat ook, mits aankondiging van het transport in Facilipunt.

      In het formulier in Facilipunt kan je zowel de overdrachtslijst uploaden als specificaties meegeven over het transport. Houd deze webpagina in de gaten voor de actuele werkwijze.

    • 5

      Definitieve aanvaarding van de overdracht

      Na de overdracht kijken de depotmedewerkers alles na. De betrokken informatiebeheerder en de contactpersoon die in de overdrachtslijst is aangeduid, krijgen eventuele verbeterpunten door. De overdracht wordt pas definitief aanvaard wanneer alle verbeterpunten zijn opgelost.

    Raadpleging van dossiers op je werkplek

    • 1

      Registreer je aanvraag tot raadpleging

      Digitale raadpleging of raadpleging per aangetekende zending via Eurosprinter of Estafette is enkel mogelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen organisatie wensen te raadplegen.

      Je registreert je opvraging via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers of de archiefdozen die je wenst te raadplegen. Standaard worden opvragingen digitaal aangeboden via scanning op vraag. Vermeld, indien van toepassing, ook de locatie naar waar het dossier dient verzonden te worden. Dit beïnvloedt de manier van verzending, nl. per Estafette of via Eurosprinter.

    • 2

      De depotmedewerkers maken de dossiers klaar voor scanning of voor verzending na aftoetsing bij informatiebeheerder

      Depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst af te toetsen met de informatiebeheerder of contactpersoon bij de overheidsinstantie waarvan bestuursdocumenten worden opgevraagd. Indien de informatiebeheerder akkoord gaat, wordt het dossier of de archiefdoos respectievelijk ingescand dan wel ingepakt. Grote formaten worden in speciale verpakkingen verstuurd, en dienen hierin te worden geretourneerd.

      De aanvrager ontvangt de opgevraagde dossiers ofwel digitaal ofwel op de werkplek. Je krijgt hierover bericht in Facilipunt.

      • De interne koerierdienst van Het Facilitair Bedrijf (de Estafette) verzorgt de verzending van dossiers naar grote kantoorgebouwen in Brussel. De levertermijn bedraagt hiervoor 1 tot 2 werkdagen.
      • De externe koerierdienst wordt ingezet voor het versturen en/of ophalen van dossiers naar en van de VAC’s in de provincies. Deze rijdt maximaal 2 keer per week uit. 

      De depotmedewerkers sturen een bevestiging uit naar de aanvrager wanneer de koerier met de dossiers mag verwacht worden. Zowel via de interne als externe koerierdienst verloopt de aangetekende verzending via een veilig, gesloten circuit waarin de nodige registraties gebeuren voor een maximale traceerbaarheid van de dossiers.

    • 3

      Terugsturen van de fysiek opgevraagde dossiers

      Deze stap geldt enkel voor de dossiers die fysiek werden ontvangen op de werkplek en niet voor de digitale opvragingen

      Standaard is de uitleentermijn van een opvraging 30 dagen.

      • Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via Estafette)

      Als je een opvraging ontvangen hebt via interne koerierdienst (estafette), stuur je het dossier zelf terug via de verzending van je kantoorgebouw. Het Archiefdepot ontvangt hiervan geen melding op voorhand.

      • Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via externe koeriersdienst “Eurosprinter”)

      Als je een opvraging ontvangen hebt via externe koerierdienst (“eurosprinter”), vragen we je om te melden (via Facilipunt of depot.vilvoorde@vlaanderen.be) welke dossiers of dozen mogen terugkeren. Zo kunnen de depotmedewerkers het ophalen van jouw dossiers combineren met een levering op dezelfde ronde. Je verzendt zelf niets maar wacht af tot de depotmedewerkers een verwachte ophaaldatum communiceren. Vervolgens haalt het dossier of de archiefdozen op.

    Raadpleging van dossiers in de leeszaal

    • 1

      Belangrijk om weten De leeszaal in het Archiefdepot Vilvoorde is toegankelijk voor aanvragers uit drie groepen: medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen overheidsinstantie wensen te raadplegen; medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van een andere overheidsinstantie wensen te raadplegen; burgers die bestuursdocumenten van de Vlaamse overheid wensen te raadplegen. Wifi, toegang op het VO-netwerk, scan- en kopiefaciliteiten zijn aanwezig.

    • 2

      De aanvraag tot raadpleging registreren

      Maak steeds een afspraak als je de leeszaal wil gebruiken. Standaard verlopen opvragingen via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers of de archiefdozen die je wenst te raadplegen. Externen die geen toegang hebben tot Facilipunt, kunnen hun vraag tot inzage van dossiers stellen via depot.vilvoorde@ vlaanderen.be

      Openingsuren

      Het gebouw is op weekdagen bemand van 8 uur tot en met 16u. Je dient je bezoek op voorhand te melden.
      Voor praktische regelingen rond raadplegingen en meer informatie over de andere partners kan je steeds terecht op hun webpagina’s. 

    • 3

      De depotmedewerkers controleren de aanvraag

      Depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst af te toetsen met de informatiebeheerder of contactpersoon bij de overheidsinstantie waarvan bestuursdocumenten worden opgevraagd. Indien de informatiebeheerder akkoord gaat, stellen de depotmedewerkers de gevraagde dossiers beschikbaar voor inzage in de leeszaal. Raadpleging van dossiers gebeurt onder toezicht van de depotmedewerkers.

    Vernietigen van overgedragen bestuursdocumenten in het Depot

    • 1

      Belangrijk om weten Stappenplan voor de informatiebeheerder - Vanuit het Archiefdepot faciliteren we vernietigingen van bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken. De depotmedewerkers screenen de overdrachtslijsten en vullen per klant het sjabloon voor de verklaring van vernietiging zoveel mogelijk in op basis van de beheersregels in de overdrachtslijsten. Vervolgens contacteren zij de betrokken informatiebeheerder hierover. Pas na diens expliciet akkoord wordt de vernietiging ook effectief uitgevoerd.

    • 2

      Verifiëren of de dossiers effectief mogen vernietigd worden

      Als informatiebeheerder ben je er zelf verantwoordelijk voor om de voorstellen van de vernietigingslijsten aan te vullen, te verbeteren of dossiers te schrappen. Je kan steeds een afspraak maken in de leeszaal om dossiers die in aanmerking komen voor vernietiging extra na te kijken of uit de vernietigingslijst te verwijderen. Er is geen vernietigingsplicht.

    • 3

      De benodigde toestemmingen tot vernietiging regelen

      Indien je beslist om over te gaan tot (gedeeltelijke) vernietiging, regel je als informatiebeheerder de toestemming hiervoor binnen jouw organisatie.

      Indien je geen goedgekeurde serie of gevalideerd informatiebeheersplan hebt voor de series waarvan er dossiers worden vernietigd, is het jouw taak als informatiebeheerder om de nodige goedkeuringen hiervoor aan te vragen. Dien in dat geval ofwel een serie in het Serieregister in (indien jouw organisatie aangesloten is op het Serieregister) ofwel een ad-hoc vernietigingsaanvraag in bij de selectiecommissie Vlaamse overheid. Je staat als informatiebeheerder zelf in voor het bewaren van de verkregen toestemmingen, ook als het gaat om toestemmingen voor het vernietigen van dossiers die zich in het Archiefdepot bevinden.

    • 4

      Aan de depotmedewerkers laten weten of je al dan niet akkoord gaat

      Informeer de depotmedewerkers binnen een redelijke termijn welke dossiers vernietigd mogen worden en welke niet. Indien er bepaalde series of dossiers niet vernietigd mogen worden, vragen we je wel om de aangepaste bewaartermijnen door te geven. De depotmedewerkers voeren deze aanpassingen daarna door in de overdrachtslijsten.

      Indien je akkoord gaat met de vernietigingen, hoef je verder niets te doen. De depotmedewerkers regelen containers voor de ophaling van vertrouwelijk papier en voeren de fysieke vernietigingen uit. De metadata in de overdrachtslijsten blijven wel bewaard.

    Contact

    Hoe te bereiken? Opgelet! Als je te voet bent, loopt de kortste weg van het station van Vilvoorde naar het Depot over de Luchthavenlaan. Sommige routeplanners leiden je naar de Leuvensesteenweg. Deze route is echter langer.

    Adres
    Depot Vilvoorde
    Gustaaf Levisstraat 45
    1800 Vilvoorde
    België