chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Depot Vilvoorde

    Wat?

    Al sinds 2010 staat Het Depot te Vilvoorde garant voor een kwaliteitsvolle en professionele dienstverlening. Hier worden de bestuursdocumenten van de Vlaamse overheid beheerd. Om aan de stijgende vraag te voldoen werd, met de beslissing van de Vlaamse Regering van 26 september 2015, vastgelegd om het depot uit te breiden. Samen met het agentschap Onroerend Erfgoed, het agentschap Kunsten en Erfgoed, het departement Omgeving en Het Facilitair bedrijf werd de kennissite Vilvoorde ingericht. Op deze kennissite is er ruimte voorzien voor de vier partners. Hierbij beschikt de coördinerende archiefdienst over 74 lopende kilometer rekruimte. Deze zullen gebruikt worden om onze klanten te blijven voorzien van een kwaliteitsvolle en professionele dienstverlening.

    Momenteel beperkt zich de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf omtrent het beheren, bewaren en vernietigen van analoge dossiers zich tot de dossiers in Het Depot Vilvoorde. Echter is de mogelijkheid voorzien in het Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van 10 mei 2019 dat Het Facilitair Bedrijf ook depotruimtes op andere locaties in gebruik kan nemen. Een plan van aanpak hiertoe zal vanaf het najaar 2019 worden voorbereid in samenwerking met de Werkgroep Archief- en Informatiebeheer.

    Voor wie?

    Met het Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van 10 mei 2019 duidde de Vlaamse Regering Het Facilitair Bedrijf aan als depot. Klanten uit de doelgroep moeten of mogen hun bestuursdocumenten in beheer geven aan Het Facilitair Bedrijf. In Het Depot Vilvoorde bewaren we deze in goede, kwaliteitsvolle en professionele omstandigheden en zorgen we ervoor dat klanten hun overgedragen bestuursdocumenten ook vlot kunnen opvragen en raadplegen. Ook faciliteren we het uitvoeren van vernietigingen nadat de bewaartermijn verstreken is, uiteraard steeds na uitdrukkelijke goedkeuring van de klant.

    Het vroegere onderscheid tussen een primaire, secundaire en tertiaire doelgroep is sinds mei 2019 weggewerkt. Er is nu nog slechts één doelgroep. Deze valt samen met de ‘Vlaamse overheid’ zoals gedefinieerd in art. I.3. van het Bestuursdeceet, mits uitzondering van de kabinetten, provinciegouverneurs en arrondissementscommissarissen. Concreet maken volgende overheidsinstanties deel uit van de doelgroep:

    • Vlaams Parlement, zijn diensten, en instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn;
    • Autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement;
    • Vlaamse Regering;
    • Vlaamse administratie;
    • Vlaamse adviesorganen;
    • Vlaamse administratieve rechtscolleges;
    • Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie.

    Een gedetailleerd overzicht met overheidsinstanties die tot de doelgroep horen, is te downloaden onderaan in het menu rechts. Vlaamse instellingen met een publieke taak uit de voormalige tertiaire doelgroep kunnen bijgevolg niet langer gebruikmaken van de dienstverleningen. Bij verdere vragen over de doelgroep kan je steeds Het Depot of de Coördinerende archiefdienst contacteren.

    Bij verdere vragen over de doelgroep kan je steeds Het Depot of de Coördinerende archiefdienst contacteren, of opzoeken tot welke organisatiecluster jouw overheidsinstantie behoort.

    Welke kosten zijn eraan verbonden?

    De kosten voor het verpakken van de bestuursdocumenten zijn steeds ten laste van de bewaargever. Klanten kunnen hiervoor vrijblijvend afnemen van een raamcontract. Contacteer steeds de collega’s van Het Depot als je afwijkende formaten wil verpakken voor een overdracht.

    Verder zijn de dienstverleningen gratis. Het Facilitair Bedrijf draagt alle kosten verbonden aan het beheren van de bestuursdocumenten (transport, raadpleging, vernietiging, …) en het gebouwbeheer.

    Een gedetailleerdere gebruikersovereenkomst is momenteel in opmaak.

    Procedures

    Overdragen van semistatische bestuursdocumenten naar Het Depot Vilvoorde

    Om je bestuursdocumenten klaar te maken voor overdracht, doorloop je de volgende stappen. Betrek hierbij steeds ook je informatiebeheerder. 

    Stap 1: Schonen en verpakken

    Haal dossiers uit ringmappen, plastic mappen of mappen die gebruikt worden in een hangklassement. Verwijder zo veel mogelijk nietjes en paperclips. Schoon de dossiers inhoudelijk enkel als het een gevoelige plaatswinst oplevert.

    Verpak de dossiers in stevige archiefdozen, zonder metaal met als maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm. Voor bestuurdocumenten met een lange bewaartermijn zijn dit zuurvrije archiefdozen, geschikt voor langetermijnbewaring.

    • Verpakkingsmaterialen uit het raamcontract zijn steeds conform de richtlijnen van Het Depot.
    • Zitten de bestuursdocumenten reeds in archiefdozen en twijfel je of deze aan de voorwaarden voldoen voor overdracht naar Het Depot? Stuur dan een foto door naar depot.vilvoorde@kb.vlaanderen.be.
    • Neem altijd contact op met depot.vilvoorde@kb.vlaanderen.be als er andere formaten, zoals bv. plannen, foto’s, etc., deel uitmaken van de overdracht. Ook als je weet hebt van mogelijke aantastingen van bestuursdocumenten (bv. dossiers afkomstig uit een vochtige kelderruimte) vragen we om dit zeker te melden.

    Richtlijnen voor het plooien en vullen van archiefdozen vind je hieronder:

    Als je begint met het voorbereiden van een overdracht, wordt een mailtje met vermoedelijke hoeveelheden en/of timings naar depot.vilvoorde@kb.vlaanderen.be steeds gewaardeerd.

    Stap 2: Het invullen van de overdrachtslijst

    De inhoud van elke archiefdoos wordt geregistreerd in een overdrachtslijst. Standaard gebeurt dit op het niveau van de individuele dossiers.

    Belangrijk is dat het sjabloon van de overdrachtslijst ongewijzigd blijft en volledig ingevuld wordt. Hiervoor is een handleiding beschikbaar. Voor het beschrijven van de dossiers kan je deze tips volgen:

    • Ga eerst na of er al een toegang op de dossiers beschikbaar is: hoe gebeuren opzoekingen in de dossiers nu? Als de dossiers in databanken of dossieropvolgingssystemen worden beheerd, pols dan bij de beheerder of je collega’s van ICT of er een export van metadata mogelijk is. Mogelijk kan je delen uit de bestaande toegangen of exports kopiëren om invulwerk in de overdrachtslijst te beperken.
    • Zijn er geen dossierlijsten beschikbaar, maar wel reeds ingevulde etiketten op het verpakkingsmateriaal, dan kan je je hierop baseren. Verifieer steeds of de doosinhoud overeenkomt met de beschrijving op het bestaande etiket.
    • Noteer steeds het volgnummer van de archiefdoos in de overdracht op elke doos. Dit is handig bij het kleven van de etiketten (zie stap 3).
    • In uitzonderlijke gevallen is een beschrijving op dossierniveau niet aangewezen. Contacteer hiervoor steeds Het Depot zodat zij jouw concrete vraag kunnen beoordelen.

    Als de bestuursdocumenten nog (her)verpakt moeten worden, is het efficiënt om het registreren van de doosinhoud in de overdrachtslijst te combineren met het fysieke verpakkingswerk. Vermeng geen permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers in eenzelfde archiefdoos.

    Evalueer voor elke overdracht met je informatiebeheerder of de dossiers op de juiste manier beschreven en verpakt zijn. Informatiebeheerders kunnen uiteraard steeds ook tussentijds feedback vragen aan de coördinerende archiefdienst over gedeeltelijk ingevulde overdrachtslijsten. Zo kan eventuele bijsturing tijdig gebeuren.

    Stap 3: Het kleven van de etiketten

    Eens de overdrachtslijst volledig ingevuld afgewerkt is, bezorg je deze aan Het Depot ter goedkeuring. Momenteel gebeurt dit nog per mail (depot.vilvoorde@kb.vlaanderen.be) of als een bijlage via een melding in Facilipunt. Zonder gevalideerde overdrachtslijst is het niet mogelijk om gebruik te maken van het Depot.

    We raden aan om de etiketten pas aan te maken nadat de overdrachtslijst is goedgekeurd. Dit kan automatisch op basis van het sjabloon van de overdrachtslijst. Hieronder vind je de benodigde documenten, met inbegrip van de handleiding:

    1. Handleiding voor het aanmaken van etiketten 
    2. Overdrachtslijst
    3. Sjabloon etiketten

    Om het proces af te ronden, dien je alle documenten even lokaal te plaatsen. Je kan de etiketten printen op etikettenpapier van A4-formaat met telkens vier etiketten per vel. Je kiest zelf of je eventuele oude etiketten zichtbaar laat of er de etiketten voor Het Depot over kleeft.

    Stap 4: Het voorbereiden van het transport

    De klaargemaakte archiefdozen worden opgestapeld op europalletten volgens deze richtlijnen. Kleine hoeveelheden hoef je niet op een pallet aan te leveren. Je kan hiervoor ook een rolcontainer (ook wel 'postkar' genoemd) gebruiken. De wijze van stapelen blijft hetzelfde als bij palletten. Alle benodigde materialen kan je aanvragen via Facilipunt.

    Een datum voor het vervoer leg je steeds vast via een melding in Facilipunt. Standaard wordt hiervoor samengewerkt met de verhuisfirma. Als je overheidsinstantie echter zelf de archiefdozen wil vervoeren, kan dat ook, mits aankondiging van het transport in Facilipunt.

    Op korte termijn zal een formulier in Facilipunt gelanceerd worden waarin je zowel de overdrachtslijst kan uploaden als specificaties meegeven over het transport. Houd deze webpagina in de gaten voor de actuele werkwijze.

    Stap 5: Definitieve aanvaarding van de overdracht

    Na de overdracht wordt de overdracht nagekeken door depotmedewerkers. Eventuele verbeterpunten worden zo snel mogelijk doorgegeven aan de betrokken informatiebeheerder en de contactpersoon die in de overdrachtslijst is aangeduid. De overdracht wordt pas definitief aanvaard wanneer alle verbeterpunten zijn opgelost.

    Wanneer je bestuursdocumenten wil overdragen verzoeken we je om alle elementen uit de procedure toe te passen. Dit zorgt ervoor dat je je dossiers snel en vlot kan overdragen en kan raadplegen. Het toepassen van bovenstaande principes komt met andere woorden ook jouw eigen dienstverlening ten goede! Bij vragen of problemen helpen we je graag verder.

    Raadpleging van dossiers op je werkplek

    Raadpleging per aangetekende zending via Eurosprinter of Estafette is enkel mogelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen overheidsinstantie wensen te raadplegen.

    Stap 1: De aanvraag tot raadpleging registreren

    Standaard verlopen opvragingen via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers of de archiefdozen die je wenst te raadplegen. Vermeld ook de locatie naar waar het dossier dient verzonden te worden. Dit beïnvloedt de manier van verzending, nl. per Estafette of via Eurosprinter.  

    Stap 2: De depotmedewerkers maken de dossiers klaar voor verzending na aftoetsing bij informatiebeheerder

    Depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst af te toetsen met de informatiebeheerder of contactpersoon bij de overheidsinstantie waarvan bestuursdocumenten worden opgevraagd. Indien de informatiebeheerder akkoord gaat, wordt het dossier of de archiefdoos ingepakt. Grote formaten plannen worden in speciale verpakkingen verstuurd, en dienen hierin te worden geretourneerd (zie stap 3a en stap 3b).

    De aanvrager ontvangt de opgevraagde dossiers op de werkplek. Naar grote kantoorgebouwen in Brussel worden dossiers verzonden met de interne koerierdienst van Het Facilitair Bedrijf, nl. de Estafette. De levertermijn bedraagt hiervoor 1 tot 2 werkdagen. De dossiers bestemd voor de VAC’s in de provincies, worden verstuurd met Eurosprinters. Eurosprinter rijdt maximaal 2 keer per week uit. De depotmedewerkers sturen een bevestiging uit naar de aanvrager wanneer de koerier met de dossiers mag verwacht worden. Zowel via de Estafette als via Eurosprinter verloopt de aangetekende verzending via een veilig, gesloten circuit waarin de nodige registraties gebeuren voor een maximale traceerbaarheid van de dossiers.

    Stap 3a: Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via Estafette)

    Standaard is de uitleentermijn van een opvraging 30 dagen. Als je een opvraging ontvangen hebt via Estafette, verloopt het terugsturen via de verzending van het kantoorgebouw. Het Depot ontvangt hiervan geen melding op voorhand. 

    Stap 3b: Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via Eurosprinters)

    Standaard is de uitleentermijn van een opvraging 30 dagen. Als je een opvraging ontvangen hebt via Eurosprinters, vragen we je om te melden (via Facilipunt of depot.vilvoorde@kb.vlaanderen.be) welke dossiers of dozen mogen terugkeren. Zo kunnen de depotmedewerkers het ophalen van jouw dossiers combineren met een levering op dezelfde ronde. Je verzendt zelf niets maar wacht af tot de depotmedewerkers een verwachte ophaaldatum communiceren. Vervolgens haalt Eurosprinter het dossier of de archiefdozen op. 

    Raadpleging van dossiers in de leeszaal

    De leeszaal in Het Depot Vilvoorde is toegankelijk voor aanvragers uit drie groepen: medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen overheidsinstantie wensen te raadplegen (1); medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van een andere overheidsinstantie wensen te raadplegen (2); burgers die bestuursdocumenten van de Vlaamse overheid wensen te raadplegen (3).

    Wifi, toegang op het VO-netwerk, scan- en kopiefaciliteiten zijn aanwezig.

    Stap 1: De aanvraag tot raadpleging registreren

    Maak steeds een afspraak als je de leeszaal wil gebruiken. Standaard verlopen opvragingen via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers of de archiefdozen die je wenst te raadplegen. Externen die geen toegang hebben tot Facilipunt, kunnen hun vraag tot inzage van dossiers stellen via depot.vilvoorde@kb.vlaanderen.be  

    Stap 2: De depotmedewerkers controleren de aanvraag

    Depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst af te toetsen met de informatiebeheerder of contactpersoon bij de overheidsinstantie waarvan bestuursdocumenten worden opgevraagd. Indien de informatiebeheerder akkoord gaat, stellen de depotmedewerkers de gevraagde dossiers beschikbaar voor inzage in de leeszaal. Raadpleging van dossiers gebeurt onder toezicht van de depotmedewerkers. 

    Vernietigen van overgedragen bestuursdocumenten in Het Depot

    Vanuit Het Depot faciliteren we vernietigingen van bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken. De depotmedewerkers screenen de overdrachtslijsten en vullen per klant het sjabloon voor de verklaring van vernietiging zoveel mogelijk in op basis van de beheersregels in de overdrachtslijsten. Vervolgens contacteren zij de betrokken informatiebeheerder hierover. Pas na diens expliciet akkoord wordt de vernietiging ook effectief uitgevoerd.

    Stap 1: Verifiëren of de dossiers effectief mogen vernietigd worden

    Als informatiebeheerder ben je er zelf verantwoordelijk voor om de voorstellen van de vernietigingslijsten aan te vullen, te verbeteren of dossiers te schrappen. Je kan steeds een afspraak maken in de leeszaal om dossiers die in aanmerking komen voor vernietiging extra na te kijken of uit de vernietigingslijst te verwijderen. Er is geen vernietigingsplicht. 

    Stap 2: De benodigde toestemmingen tot vernietiging regelen

    Indien je beslist om over te gaan tot (gedeeltelijke) vernietiging, regel je als informatiebeheerder de toestemming hiervoor binnen jouw organisatie. 

    Indien je geen gevalideerd informatiebeheersplan hebt voor de series waarvan er dossiers worden vernietigd, is het jouw taak als informatiebeheerder om de nodige goedkeuringen hiervoor aan te vragen. Dien in dat geval een ad-hoc vernietigingsaanvraag in bij de selectiecommissie Vlaamse overheid. Je staat als informatiebeheerder zelf in voor het bewaren van de verkregen toestemmingen, ook als het gaat om toestemmingen voor dossiers die zich in Het Depot Vilvoorde bevinden. 

    Stap 3: Aan de depotmedewerkers laten weten of je al dan niet akkoord gaat

    Informeer de depotmedewerkers binnen een redelijke termijn welke dossiers vernietigd mogen worden en welke niet. Indien er bepaalde series of dossiers niet vernietigd mogen worden, vragen we je wel om de aangepaste bewaartermijnen door te geven. De depotmedewerkers voeren deze aanpassingen daarna door in de overdrachtslijsten. 

    Indien je akkoord gaat met de vernietigingen, hoef je verder niets te doen. De depotmedewerkers regelen containers voor de ophaling van vertrouwelijk papier en voeren de fysieke vernietigingen uit. De metadata in de overdrachtslijsten blijven wel bewaard.