chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Digitale handtekening

    De digitale handtekening kent verschillende vormen. De pincode waarmee u geld afhaalt, de ondertekening met uw e-ID van uw digitale belastingsbrief of de klik op een goedkeuringsknop in een personeelsbeheersysteem. Het zijn allemaal wettelijk geldige handtekeningen.

    Een digitale handtekening kan dus andere vormen aannemen dan de handtekening geplaatst met e-ID en een kaartlezer. Een eenvoudig stappenplan laat digitaliseringsprojecten toe om te kiezen voor de meest geschikte vorm van handtekening om slimme digitalisering te realiseren.

    Stappenplan voor handtekeningen

    handtekening

    Om organisaties toe te laten de meest efficiënte keuze te maken tussen de verschillende soorten digitale handtekeningen, kan u een stappenplan gebruiken voor de begeleiding bij de keuze van de juiste soort handtekening.

    Het stappenplan is bedoeld voor proceseigenaars die hun proces op een efficiënte manier willen digitaliseren of de meerwaarde van de handtekening (of paraaf) willen evalueren.

    In dit plan worden o.a. volgende vragen beantwoord:

    • is een handtekening noodzakelijk?
    • wat is de functie van de handtekening?
    • welke soort digitale handtekening is de beste keuze?

    Het stappenplan verduidelijkt de rol van de handtekening in zowel interne processen als in processen waarbij de tegenstelbaarheid aan derden cruciaal is. Dat betekent dat we zowel rekening houden met geldigheidsvereisten als met bewijskracht.

    Aan de hand van twee pilootcases werken we dit stappenplan uit: subsidiedossiers van het Kunstendecreet (CJSM) en ministeriële besluiten (BZ). Deze cases zijn bewust gekozen omdat ze vaak voorkomen binnen een overheidsorganisatie. Het model zelf zal ook toepasbaar zijn op andere soorten processen.

    De juridische analyses die aan de basis lagen kan u onderaan deze pagina raadplegen.

    Welke elektronische handtekening kiezen?

    De wetgeving laat verschillende vormen van handtekening toe. Bij digitalisering kan u in principe dus de meest geschikte vorm kiezen.

    Welke mogelijkheden zijn er?

    1. geen handtekening nodig: de regelgeving vereist geen handtekening of er wordt afgeweken van de regelgeving op basis van de risico-analyse (zie stap 2 van het stappenplan). Handtekeningen in het huidige proces mogen verdwijnen of kunnen vervangen worden door het proces in te bedden in een informatiesysteem.
    2. gewone elektronische handtekening: een technisch eenvoudige vorm van ondertekening die vaak voldoende garanties biedt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een e-mailhandtekening, een scan van een papieren handtekening …
    3. Geavanceerde handtekening, een elektronische handtekening die:
      • op een unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden
      • Het mogelijk maakt de ondertekenaar te identificeren
      • Wijzigingen achteraf traceerbaar maakt (audit-trail)
    4. Een geavanceerde handtekening vereist dus een aantal technische controles die aantonen dat de informatie integer en authentiek blijft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een klik op de knop handtekening in een informatiesysteem via authenticatie (bv. username/paswoord) in combinatie met audit trails.

    5. gekwalificeerde handtekening: een technisch complexe vorm (certificaten) van ondertekening die hoge garanties biedt. Deze handtekening voldoet minstens aan de eisen van de geavanceerde handtekening. Als er in de regelgeving een handtekening verplicht wordt zonder bijkomende vormvereisten, geeft deze oplossing de meeste garanties op juridisch vlak.
    6. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een handtekening die geplaatst is met een elektronische identiteitskaart (e-ID). Om het plaatsen van een gekwalificeerde handtekening te vereenvoudigen biedt Het Facilitair Bedrijf het Digitaal Tekenplatform aan.

    Praktijkcases

    We pasten het beslissingsmodel toe op een aantal cases en formuleerden een conclusie over de rol van de handtekening. Dit overzicht wordt steeds aangevuld met nieuwe voorbeelden.

    Bestelbrieven binnen een raamovereenkomst

    Regelgeving: In het kader van de overheidsopdrachtenwetgeving werd een raamovereenkomst afgesloten met een leverancier. Moeten bestelbrieven gericht aan die leverancier ondertekend zijn?

    Analyse: de bestelbrief zal in principe verwijzen naar de gemotiveerde gunningsbeslissing op basis waarvan de overeenkomst werd afgesloten. De regelgeving bepaalt enkel dat deze 'ondertekend' moet zijn. Aangezien bij het plaatsen van een bestelling binnen een raamovereenkomst de risico's volstaat een gewone digitale handtekening, m.n. een e-mailbericht. De e-mail kan hier in voldoende mate de integriteit en authenticiteit aantonen. Wie heeft er immers belang bij om in andermans naam een bestelling te plaatsen? Van zodra in het proces een volgende stap genomen wordt (financiële toewijzing, controle van de inhoud), zou een frauduleuze bestelling gedetecteerd worden.

     
    Conclusie: bestellingen kunnen via e-mail geplaatst worden. Het e-mailbericht zelf is te beschouwen als een digitale handtekening. Een digitale handtekening die meer garanties inzake bijvoorbeeld integriteit biedt, is niet nodig, aangezien uit de  risicoanalyse  blijkt dat de risico's verwaarloosbaar zijn. Bovendien zou een e-ID-handtekening de gedetecteerde risico's niet beter uitsluiten dan een eenvoudige digitale handtekening.
    Tuchtstraffen voor ambtenaren (Vlaamse overheid)

    Regelgeving: "De tuchtstraf wordt aangezegd bij aangetekend schrijven binnen de twee werkdagen na de uitspraak en gaat in op de derde werkdag volgend op de datum van het aangetekend schrijven [...]. " (Bron)

    Analyse:

    • 'de tuchtstraf wordt aangezegd': moet de beslissing over de tuchtstraf ondertekend zijn?

    Conclusie: de regelgeving bepaalt enkel dat de beslissing moet worden bezorgd aan de betrokkene op een welbepaalde wijze en tijdstip. Ze bepaalt niet dat die beslissing ondertekend moet zijn - men kan dus volstaan met een kopie van de originele, ondertekende beslissing. Kennisgeving van een beslissing is immers niet hetzelfde als het nemen van een beslissing.

    Kennisgeving van vergunningsbesluiten inzake milieuverontreiniging (Vlaamse overheid)

    Regelgeving: "Wanneer een besluit over de verlening, toetsing of bijstelling van een vergunning is genomen, stelt de bevoegde autoriteit het publiek de inhoud van het besluit, waaronder een afschrift van de vergunning [...] ter beschikking [...], onder meer via het internet" (Bron)

    Analyse:

    • 'een besluit': dit is een authentieke akte en kan momenteel enkel op papier genomen worden
    • 'de inhoud van het besluit, waaronder een afschrift van de vergunning': de inhoud van de beslissing, niet noodzakelijk met de handtekening van de minister

    Conclusie: het besluit moet bij de kennisgeving niet ondertekend zijn. Uiteraard moet de minister zijn besluit ondertekenen (op papier). Maar het communiceren over een beslissing is niet hetzelfde als het nemen ervan.

    De kennisgeving kan dus door de inhoud van de beslissing te publiceren op een website en moet niet het originele, ondertekende besluit meedelen.

    De handtekening in het recht

    handtekeningDe basis is steeds de definitie van de digitale handtekening in artikel 1322 van het Burgerlijk Wetboek. Deze geldt in alle omstandigheden waar het gemeenrecht van toepassing is.

    Deze definitie vormt dus de enige juridische basis om een handtekening in een digitaal proces in te richten, tenzij regelgeving bijkomende voorwaarden oplegt.

    Wanneer in regelgeving louter wordt bepaald dat een document 'ondertekend' moet worden, kan dit vervuld worden door zowel de papieren handtekening als de digitale handtekening van het Burgerlijk Wetboek.

    Wat is nu de rol van de handtekeningenwet uit 2001? De basisdefinitie van de digitale handtekening is die van artikel 1322 van het Burgerlijk Wetboek. Een wet uit 2001 zette een Europese richtlijn om en creëerde 3 vormen van digitale handtekening, naast die van het BW.

    Hoe verhouden die 3 vormen zich tot de definitie in het Burgerlijk Wetboek?

    De Europese richtlijn (en de nieuwe Verordening) en de wet uit 2001 legt geen algemene norm op waaraan de digitale handtekening moet voldoen. Het definieert wel een handtekening die alle lidstaten van elkaar moeten accepteren indien hun regelgeving enkel naar een handgeschreven handtekening verwijst.

    De wet van 2001 zal dan ook grotendeels vervangen worden.

    De digitale handtekening van het Burgerlijk Wetboek is en blijft dus de basisdefinitie.

    Afbeelding: Sebastien Wiertz (Flickr.com)

    Projectresultaten

    Raadpleeg het beslissingsmodel, de juridische toelichting en de gedetailleerde analyses van de subsidieaanvragen en ministeriële besluiten in het  eindrapport .

    De opleiding 'Informatie aan het werk' biedt een lespakket over het beslissingsmodel voor handtekeningplaatsing aan. In het pakket staan voorbeelden, notities voor de lesgever en concrete toepassingen.