chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    De mailbox als informatiesilo

    Mailboxen puilen vaak uit van inkomende en verzonden mails. Medewerkers zijn geneigd heel veel informatie in hun mailbox te bewaren en deze te beschouwen als een persoonlijk archief. Informatie blijft daardoor geïsoleerd in de mailboxen. De context van de mail gaat verloren en informatiedelen wordt bemoeilijkt.

    De gevolgen

    De gevolgen hebben implicaties voor de bedrijfsvoering, de informatiehuishouding en de kost van de opslag.

    Onvolledige dossiers

    Wanneer niet alle relevante informatie in het gemeenschappelijk klassement bewaard worden, zijn dossiers onvolledig.

    • Het verhindert informatiedeling en samenwerking
    • Het bemoeilijkt een snelle, klantgerichte opvolging van dossiers
      Wanneer bijvoorbeeld een collega onvoorzien afwezig is, beschikken collega’s niet over de meest accurate informatie om de klant verder te helpen.
    • Mailbox als informatiesiloBeheren van documenten in bijlage en van versies
      Vaak worden documenten in bijlage verstuurd en in een mailbox bewaard. Wanneer er nadien nog een aanpassing aan het document gebeurt, is het mogelijk dat niet alle betrokkenen dit weten of is het na verloop van tijd niet meer duidelijk wat de meest recente versie van het document is. Helaas worden daardoor wel eens verkeerde versies van documenten naar belangrijke overlegorganen of managers gestuurd, met alle gevolgen vandien.
    • Verlies van contextinformatie
      Wanneer een mail met relevante informatie in een mailbox blijft zitten, ontbreekt de context van de mail. Binnen welk proces, voor welke taak, in het kader van welk dossier is de mail verstuurd? Deze contextinformatie geeft de mail extra betekenis. Een gemeenschappelijk klassement is de meest geschikte locatie om de context te bewaken.
    • Uitvoeren van de bewaartermijn en bestemming
      Wanneer allerhande uiteenlopende mails samen in een mailbox zitten, is niet duidelijk welke mail belangrijk is of welke mail hoe lang moet bewaard worden. Wanneer relevante mails worden opgenomen in het dossier, krijgt de mail de bewaartermijn en bestemming van het dossier. De mail moet dus zolang bijgehouden worden als het dossier waartoe het behoort. Een mail opslaan in het gemeenschappelijk klassement zorgt er dus voor dat de beheersafspraken ook op de mails van toepassing zijn en eenduidig en eenvoudig kunnen uitgevoerd worden.

    Dossierkast wordt gevuldGebruik van onnodig veel opslagcapaciteit

    • Dezelfde mail zit vaak in de mailbox van meerdere collega’s. Deze dubbele opslag neemt onnodig veel opslagcapaciteit in. Ook het niet tijdig verwijderen van irrelevante mails of het niet klasseren van belangrijke mails in het gemeenschappelijk klassement draagt hiertoe bij.
    • Deze opslagcapaciteit kost veel. De opslag van mails van entiteiten die afnemen van de GID (= Gemeenschappelijke ICT dienstverlener zijnde HP-Belgacom (afgekort HB)) kost jaarlijks 375.400 EURO. Bovendien zullen de entiteiten, die afnemen van de GID, in de toekomst meer zelf moeten instaan voor de kosten.

    Het gemeenschappelijk klassement als informatieknooppunt

    Om de dagelijkse bedrijfsvoering optimaal te laten verlopen, moet iedereen snel de meest recente, volledige en correcte informatie kunnen raadplegen. Tegelijk is binnen een moderne administratie informatiedelen en samenwerken noodzakelijk.

    Een gemeenschappelijk klassement is een ideaal instrument om dit te realiseren en een betrouwbare informatiehuishouding te ondersteunen. Het laat toe om op een efficiënte, correcte en snelle manier informatie te delen, volledige dossiers op te bouwen en aan een betrouwbaar versiebeheer te doen.

    Een dossier in een gemeenschappelijk klassement herbergt alle informatie die nodig is om het te behandelen. Alle informatie over een bepaalde zaak wordt er samen bewaard: alle presentaties, nota’s, brieven, … en relevante mails.

    Mails die belangrijke informatie bevatten voor een dossier, moeten daarom logischerwijs aan het dossier worden toegevoegd. Het op die manier samenbrengen van alle relevante dossiergebonden informatie zorgt ervoor dat een collega zonder problemen het dossier kan overnemen en afhandelen. Om een houvast te geven aan uw collega's tijdens het klasseren van de mails in een gemeenschappelijk klassement, kan u tips bij de knop 'aan de slag' hergebruiken.

    Nog geen gemeenschappelijk klassement?

    Werkt uw entiteit nog niet met een gemeenschappelijk klassement of werkt u al op een centrale locatie maar zonder gemeenschappelijke structuur? Dan loont het zeker de moeite om een gemeenschappelijk klassement uit de grond te stampen. 

    U kan alvast starten met een opruimactie of een bijsturing is nodig om het optimaal te laten werken. In 2014 organiseerde de Vlaamse overheid het jaar van de E-mail. Hoe dit project werd uitgerold, kan u hier terugvinden. Om tussentijds te evalueren, kunnen de werknemers van de Vlaamse Overheid zelf de mailboxgrootte opvolgen.

    Het is dan ook mogelijk dat u bij het opkuisen van uw mailbox merkt dat het gemeenschappelijk klassement kan geoptimaliseerd worden. Maak van deze gelegenheid gebruik om dit samen met uw collega’s aan te pakken!

    Gebruik illustraties: Digital Preservation Business Case Toolkit