chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Externe bewaargeving

    Een bewaargeving is een handeling waarbij men de zaak van een ander aanneemt, onder verplichting om die te bewaren en in natura terug te geven. (art. 1915, Burgerlijk Wetboek)

    Een bewaargeving wordt tevens getypeerd door de vergoeding die de bewaargever aan de begunstigde geeft voor het behoud van het in bewaring gegeven archief (art. 1947, Burgerlijk Wetboek)

    Ontvangt u archief van een private instelling?

    Geen probleem! Elke particuliere persoon of vereniging kan archief in bewaring geven aan een overheidsinstelling.

    Na de onderhandeling over de voorwaarden van de bewaargeving, wordt de bewaargeving goedgekeurd en aanvaard door het bevoegde orgaan van de beide partijen.

    De bewaargeving wordt in een overeenkomst gegoten.

    De overeenkomst

    De overeenkomst bevat:

    • de gegevens van de partijen die de bewaargeving afsluiten. Hiervoor wordt nagekeken welk orgaan bevoegd is bij de bewaarnemer om de bewaargeving te aanvaarden en bij de bewaargever om de bewaargeving toe te staan. Bijvoorbeeld:
      • Bij de gemeente: College van burgemeester en schepenen
      • Bij de vereniging: kijk de statutaire bepalingen van de vereniging na, specifiek de werking van de raad van bestuur.
    • de voorwaarden waaronder de bewaargeving zal worden aanvaard, zoals bijvoorbeeld:
    • de locatie van de archieven:
      • de archiefdocumenten moeten in de bewaarplaats van de bewaarnemer berusten
    • de raadpleging door derden:
      • de archiefdocumenten komen in aanmerking voor wetenschappelijke toegang
      • het archief kan pas toegankelijk worden na x-aantal jaar vanwege de bescherming van gevoelige persoonsgegevens
    • hergebruik en de rechten van derden:
      • het archief wordt niet gebruikt voor tentoonstellingen of commerciële doeleinden de bewaargever dient de archiefdocumenten ter plaatse te kunnen raadplegen of op eigen risico en kosten te ontlenen naar zijn domicilie
      • De auteur dient steeds worden vermeld bij publicatie van het archief omdat er auteursrecht geldt op de stukken.
    • de beschrijving van de stukken die in bewaring worden gegeven, zie hiervoor de overdrachtslijst.

    • de duur van de overeenkomst: bepaalde of onbepaalde duur. Een overeenkomst voor bepaalde duur is best stilzwijgend hernieuwbaar waardoor deze automatisch wordt verlengd. Of er kan worden bepaald dat de in bewaring gegeven goederen na verloop van een bepaalde duur terug eigendom wordt van de bewaarnemer.  
    • Er wordt bepaald of een vergoeding wordt gevraagd. Een vergoeding kan een geldelijke vergoeding of een vergoeding in natura zijn. Hierbij wordt tevens een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de verplichte vergoeding zoals bepaald in het Burgerlijk Wetboek (art. 1947 en 1928) voor de kosten voor het behoud van het in bewaring gegeven archief en anderzijds de optionele vergoeding die de bewaarnemer vraagt. 

    Nood aan een voorbeeld? Kijk bij 'aan de slag'.

    Ontvangt u archief van een overheidsinstelling?

    Een overheidsinstelling kan enkel het archief in bewaring gevenomdat de instelling de eigendom niet zomaar kan overdragen aan een andere instelling zoals bij een schenking.

    De situatie wordt echter bemoeilijkt want de overheidsinstelling is bij haar acties onderhevig aan de regelgeving op de overheidsopdrachten. Gezien een bewaargeving onder de bezwarende titel valt en wordt getypeerd door de vergoeding die de bewaargever betaalt aan de bewaarnemer, is de bewaargevende overheidsinstelling onderhevig aan de wetgeving rond overheidsopdrachten.

    De bewaarnemer moet zich hiervan evenzeer bewust zijn en al dan niet kiezen om de concurrentie aan te gaan met andere mogelijke bewaarnemers.

    Indien u als bewaarnemer geen vergoeding vraagt voor uw dienstverlening, van bewaring tot beheer, zal de wetgeving rond overheidsopdrachten niet in werking treden en kan de bewaargever de bewaargeving zonder gunningsopdracht afronden. Dit neemt niet weg dat uals bewaarnemer wel een straf- of schadevergoeding kan vragen. In de overeenkomst wordt dan uitdrukkelijk geformuleerd dat de vergoeding enkel wordt gevraagd bij een vroegtijdige stopzetting van de overeenkomst.  

    Indien u als bewaarnemer een vergoeding vraagt voor uw dienstverlening treedt de regelgeving rond overheidsopdrachten in werking. Dit betekent dat u de concurrentie aangaat en de bewaargever verplicht is de gunningsprocedure conform de wetgeving te volgen. Voor meer informatie over overheidsopdrachten, kijkt u naar uitbesteden.

    Voor meer informatie over de wetgeving op overheidsopdrachten in het kader van uitbesteden, kijkt u best naar het scenario die de overheidsinstelling als bewaargever moet volgen.

    De overeenkomst

    Zodra de bewaargever de archieven heeft overhandigd, wordt een overeenkomst en een overdrachtslijst opgemaakt.

    De kenmerken van de overeenkomst:

    • de gegevens van de partijen die de bewaargeving afsluiten. Hiervoor wordt nagekeken welk orgaan bevoegd is bij de bewaarnemer om de bewaargeving te aanvaarden en bij de bewaargever om de bewaargeving toe te staan. Bijvoorbeeld:
      • Bij de gemeente: College van burgemeester en schepenen
      • Bij de vereniging: kijk de statutaire bepalingen van de vereniging na, specifiek de werking van de raad van bestuur.
    • de voorwaarden waaronder de bewaargeving zal worden aanvaard, zoals bijvoorbeeld:
    • de locatie van de archieven:
      • de archiefdocumenten moeten in de bewaarplaats van de bewaarnemer berusten
    • de raadpleging door derden:
      • de archiefdocumenten komen in aanmerking voor wetenschappelijke toegang
      • het archief kan pas toegankelijk worden na x-aantal jaar vanwege de bescherming van gevoelige persoonsgegevens
    • hergebruik en de rechten van derden:
      • het archief wordt niet gebruikt voor tentoonstellingen of commerciële doeleinden de bewaargever dient de archiefdocumenten ter plaatse te kunnen raadplegen of op eigen risico en kosten te ontlenen naar zijn domicilie
      • De auteur dient steeds worden vermeld bij publicatie van het archief omdat er auteursrecht geldt op de stukken.
    • de beschrijving van de stukken die in bewaring worden gegeven, zie hiervoor de overdrachtslijst.

    • de duur van de overeenkomst: bepaalde of onbepaalde duur. Een overeenkomst voor bepaalde duur is best stilzwijgend hernieuwbaar waardoor deze automatisch wordt verlengd. Of er kan worden bepaald dat de in bewaring gegeven goederen na verloop van een bepaalde duur terug eigendom wordt van de bewaarnemer.  
    • Er wordt bepaald of een vergoeding wordt gevraagd. Een vergoeding kan een geldelijke vergoeding of een vergoeding in natura zijn. Hierbij wordt tevens een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de verplichte vergoeding zoals bepaald in het Burgerlijk Wetboek (art. 1947 en 1928) voor de kosten voor het behoud van het in bewaring gegeven archief en anderzijds de optionele vergoeding die de bewaarnemer vraagt. Houd hierbij rekening met de wetgeving op overheidsopdrachten.

    Nood aan een voorbeeld? Kijk bij 'aan de slag'.

    Kan een bewaargeving van bepaalde duur overgaan in een schenking?

    Neen.

    Een typisch kenmerk van een schenking is dat ze ‘onder de levenden’ gebeurt. Dit betekent dat de schenker zich tijdens zijn leven ontdoet van een deel van zijn patrimonium ten voordele van de begiftigde (art. 894 Burgerlijk Wetboek).

    Wanneer de bewaargeving na verloop van tijd overgaat in een schenking, heeft de schenker zich niet “dadelijk” ontdaan van de geschonken zaak. Bovendien is het mogelijk dat de bewaargever op het ogenblik dat de bewaargeving in een schenking overgaat niet meer in leven is. Om die reden kan er best worden aangestuurd op een schenking (al dan niet bij handgift) bij de eerste maal dat het archief wordt aangeboden.