chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Externe bruikleen

    Archiefstukken blijven binnen de organisatie maar in sommige gevallen kunnen ze de organisatie tijdelijk verlaten, zoals voor tentoonstellingen maar ook digitaliserings- of restauratieprojecten.

    Het behoud en de bescherming van het originele stuk staan steeds voorop waardoor de nodige garanties zullen moeten worden gegeven alvorens een stuk in externe bruikleen te geven.

    Link met visie en beleid

    Een externe bruikleen slechts beperkt toelaten of niet? Onder welke omstandigheden wel of niet? Welke procedures worden er gevolgd?

    Bij voorkeur worden deze vragen al gedeeltelijk beantwoord in het archiefreglement.

    Om een externe bruikleen in goede banen te leiden, dient er even bij stilgestaan worden bij de volgende aandachtspunten.

    Naar boven

    Enkele aandachtspunten

    De uitleengever gaat na of er aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan alvorens de bruikleen toe te staan. Voor de uitlening van stukken voor een tentoonstelling kunnen volgende criteria in aanmerking komen:

    • verzekering: bij een externe bruikleen regelt de bruikleennemer een verzekering voor de duur van de bruikleen. De verzekering dekt diefstal en de restauratiekosten bij eventuele schade.
    • lichtinval: is schadelijk voor originele stukken. Zorg ervoor dat originele stukken niet te dicht bij direct lichtinval worden geplaatst.
    • belichting: ook hier wordt opgepast met de sterkte van de lampen. Een lamp kan de zaken overbelichten zodat er schade aan het stuk wordt toegebracht. Voor meer informatie over de mogelijke schade van licht en straling, kan u terecht opDepotwijzer.
    • waterrisico: om de mogelijke risico's te beperken worden alle vormen van buizen (verwarming, sanitair,..) vermeden in de buurt van uitgeleende stukken. Enkele suggesties voor extra maatregelen die kunnen worden genomen, vindt u terug bijDepotwijzer.
    • diefstal: er zijn heel wat mogelijke risico's bij een tentoonstelling. Zorg ervoor dat ook diefstal uitgesloten kan worden door bv. het gebruik van vitrinekasten die kunnen worden afgesloten. Ook andere tips voor de beveiliging van het gebouw worden u meegegeven door Depotwijzer.
    • transport: ook tijdens het transport worden de stukken best beschermd door geschikt verpakkingsmateriaal. Op de Depotwijzer kan je terecht voor allerlei tips hieromtrent.
    • klimatologische omstandigheden: stukken van enige waarde worden in de beste omstandigheden (stabiele temperatuur en luchtvochtigheid) bewaard. Richtlijnen over het binnenklimaat worden geraadpleegd op Depotwijzer.

    In sommige gevallen kunnen extra kosten en risico's worden vermeden door het werken met een goede reproductie.

    Overeenkomst

    Een externe bruikleen wordt steeds vergezeld van een overeenkomst. In deze overeenkomst worden de meeste aandachtspunten afgestemd, onderhandeld en bepaald, zoals:

    • voorwerp van de overeenkomst (m.a.w. wat wordt er uitgeleend?) en de reden van de bruikleen
    • duur van de overeenkomst
    • de beschrijving van de staat waarin de stukken vertrekken en de staat waarin ze terugkomen
    • de locatie waar de stukken zich zullen bevinden tijdens de bruikleen
    • de verantwoordelijke voor het transport
    • de wijze van plaatsing van de stukken
    • de bewaring, de bewaking en het onderhoud van de stukken
    • de verzekering van de stukken
    • het scenario bij eventuele beschadiging