chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Informatiebeheersplannen: decretale context, scope en voorbeelden

    Wat is een informatiebeheersplan? Wat is het verschil met een selectielijst?

    Volgens het Bestuursdecreet van 7 december 2018 dient elke overheidsinstantie uit het toepassingsgebied  per categorie van bestuursdocumenten een selectieregel op te maken en deze te publiceren in het serieregister. Een informatiebeheersplan is een overzicht van alle selectieregels van één welbepaalde overheidsinstantie: in feite gaat het om een export uit het serieregister voor overheidsinstantie A, B of C. Het informatiebeheersplan biedt een overzicht van alle series (categorieën van bestuursdocumenten, types dossiers, ...) die binnen een overheidsinstantie worden gecreëerd of ontvangen. Door deze te koppelen aan de verschillende werkprocessen, taken en functies waaruit ze ontstaan, worden ze ondergebracht in een functionele structuur. Deze functionele ordening heeft als voordeel dat ze stabieler is, wegens minder onderhevig aan veranderingen dan de organisatiestructuur. Bovendien staat deze vrij dicht bij de eigenlijke dossiervorming. Aan elke handeling die voortvloeit uit de uitoefening van een taak worden series gekoppeld – zodat de overheidsinstantie een volledig overzicht krijgt van welke series er worden gecreëerd. Daarnaast wordt per serie een aantal beheersregels opgenomen.

    Wat betekent dit nu concreet?

    Voor elke categorie van bestuursdocumenten (ook wel bekend als ‘serie’) schrijft het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voor dat er een selectieregel moet opgesteld worden. Voor thematische, algemene lijsten met selectieregels neemt de bevoegde selectiecommissie het initiatief hiertoe. Voor de opmaak van specifieke selectieregels op maat van een overheidsinstantie ligt het initiatief bij de overheidsinstantie zelf. Verdere duiding en achtergrond bij deze begrippen vind je op de webpagina over 'selectieregels en selectielijsten'.

    De inhoud van de selectieregels is opgenomen in het Bestuursdecreet. Elke selectieregel bevat volgende gegevens:

    • betekenisvolle naam en omschrijving;
    • een gemotiveerde administratieve en/of wettelijke bewaartermijn;
    • een gemotiveerde bestemming, namelijk bewaren of vernietigen of het bewaren van een (bij voorkeur mathematische) steekproef.

    Op basis van een door de bevoegde selectiecommissie goedgekeurde selectieregel kan een overheidsinstantie bestuursdocumenten gewettigd vernietigen, conform het toepasselijke scenario.

    Daarnaast kan een selectiecommissie beslissen om voor elke selectieregel nog bijkomende beheersregels op te leggen, als een toevoeging bij de hierboven opgesomde beheersregels. In het serieregister zijn er daarom bijvoorbeeld nog een aantal extra toegevoegde metadata voorzien.

    Omdat een informatiebeheersplan in feite een verzameling van selectieregels is, wordt het instrument soms verward met een selectielijst. Een informatiebeheersplan is meer dan een selectielijst. Ten eerste is een informatiebeheersplan op maat gemaakt instrument dat de selectieregels bevat voor een overheidsinstantie (bijvoorbeeld voor de gemeente Kampenhout of het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken), waar een algemene lijst met selectieregels van toepassing is voor gelijksoortige overheidsinstanties. In een informatiebeheersplan kan je voor een langere bewaring kiezen dan wordt voorgeschreven in een selectielijst. Ten tweede bevat het informatiebeheersplan extra beheersregels (bijvoorbeeld openbaarheidsregime, informatieclassificatie, …).

    Wat is de scope van een informatiebeheersplan?

    Ga na of jouw organisatie een informatiebeheersplan moet opmaken via het overzicht op de webpagina 'Toepassingsgebied Bestuursdecreet'. Een informatiebeheersplan wordt opgemaakt met de selectieregels per overheidsinstantie en dit moet opgevat worden als een juridische entiteit. In de praktijk kan dit complex zijn, omwille van bijvoorbeeld boekhoudkundige constructies binnen overheidsinstanties die het mogelijk maken om inkomsten te boeken voor bepaalde dienstverleningen, producten ... enz. De juiste keuze maken qua scope is belangrijk, omdat bijvoorbeeld bij boekhoudkundige controles elke overheidsinstantie op zichzelf, los van haar tegenhanger, hieraan moet kunnen voldoen. Ook bij het opheffen of splitsen van bijvoorbeeld een agentschap en een eigen vermogen kunnen problemen ontstaan bij controles van de boekhouding wanneer hun series onterecht onderling verweven zouden zijn in één informatiebeheersplan.

    Aan de hand van volgende stappen kan je achterhalen welke scope je dient te hanteren.

    1. Staat de overheidsinstantie vermeld in het Bestuursdecreet in de lijst met Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie? Dit is artikel 4° van het Bestuursdecreet.
      1. Indien ja: maak een apart informatiebeheersplan op.
      2. Indien niet: ga naar de volgende vraag.
    2. Heeft de overheidsinstantie een aparte rechtspersoonlijkheid, of bijvoorbeeld een raad van bestuur?
      1. Indien ja: maak een apart informatiebeheersplan op.
      2. Indien niet: integreer.

    Hieronder geven we enkele voorbeelden mee uit de praktijk. Is het onduidelijk voor jouw overheidsinstantie waar de scope ligt? Vraag om advies bij de selectiecommissie Vlaamse overheid of bij de coördinerende archiefdienst.

    Concrete voorbeelden:

    • Het agentschap Informatie Vlaanderen heeft een eigen vermogen (EVIV). EVIV is apart opgenomen in het Bestuursdecreet onder de ‘Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie’. Voor het eigen vermogen wordt dus een apart informatiebeheerplan opgemaakt, zelfs als in de praktijk dezelfde personeelsleden werken voor het eigen vermogen als voor het agentschap.
    • Het Facilitair Bedrijf heeft enkele personeelsleden in dienst die werken als beheerders voor de vzw Vlaanderen connect. De series die gelinkt zijn aan deze taken, komen niet in het informatiebeheersplan van Het Facilitair Bedrijf. Ze worden opgenomen in een apart informatiebeheersplan voor de vzw Vlaanderen connect.
    • Het Facilitair Bedrijf heeft verschillende DAB’s (dienst afzonderlijk beheer). Bijvoorbeeld DAB ICT/ DAB catering. Een DAB is geen aparte instantie. De series gekoppeld aan de DAB worden daarom opgenomen in het informatiebeheersplan van Het Facilitair Bedrijf.

    Eens je bepaald hebt of je voor jouw overheidsinstantie een of meerdere informatiebeheersplannen zal moeten opmaken, dien je ook de inhoudelijke scope van het informatiebeheersplan te bewaken. Bibliotheekmateriaal of documentatie horen niet zozeer hierin thuis: de focus ligt op het bepalen van selectieregels voor de procesgebonden informatiestromen.

    Overgangsregeling

    Een selectieregel kan echter pas toegepast worden in de praktijk nadat hij bekendgemaakt is in het serieregister (= centraal register). Een selectieregel wordt pas hierin gepubliceerd nadat hij is goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissie. Omdat het register momenteel wordt voorbereid en de operationalisering ervan verwacht wordt in de loop van 2020, zijn er in afwachting hiervan enkele overgangsmaatregelen getroffen.

    Omdat overheidsinstanties onderhevig zijn aan veranderingen schrijft het Bestuursdecreet voor dat een selectieregel maximum vijf jaar geldig is vanaf de dag dat hij bekendgemaakt is. Deze geldigheidstermijn kan in sommige omstandigheden zelfs korter zijn (zie artikel III.83.).

    Een migratietraject is in voorbereiding om de goedgekeurde informatiebeheersplannen in het serieregister te importeren. Een export met de gepubliceerde series uit het serieregister zal nadien regelmatig op deze webpagina ('Serieregister') worden toegevoegd, aangezien niet alle overheidsinstanties meteen toegang tot het serieregister zullen hebben.

    Regelgevend kader

    Het volledige regelgevende kader m.b.t. de selectieregels is te raadplegen op de webpagina 'Bestuursdecreet - beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten'.

    Goedgekeurde informatiebeheersplannen voor de Vlaamse overheid: voorbeelden

    Naast thematische selectielijsten, die handelen over die informatie die voortvloeit uit management- of ondersteunende processen, bestaan er voor de Vlaamse overheid ook informatiebeheersplannen. Deze zijn specifiek op maat van een overheidsinstantie en behandelen voornamelijk de kernprocessen. Als informatiebeheerder kan je deze evenwel gebruiken ter inspiratie voor de series van bestuursdocumenten en hun beheersregels binnen jouw overheidsinstantie.

    Benieuwd naar een voorbeeld? Omwille van de migratie van de goedgekeurde informatiebeheersplannen naar het serieregister is deze webpagina uitdovend, maar je kan ze nog steeds raadplegen. Reeds gemigreerde informatiebeheersplannen vind je terug in de export uit het serieregister op de webpagina 'selectielijsten'.